Guide de l'EC - Chapitre 3 : Élaborer son propre plan d'engagement des citoyens

La portée du présent guide ne s'étend pas à l'examen approfondi des volets planification et mise en oeuvre d'une activité ou d'une initiative d'engagement des citoyens (EC). Le présent chapitre a été conçu pour vous aider à vous pré parer età prévoir les difficultés qui pourront se présenter dans la planification de votre EC. Prenant appui sur les exercices du chapitre 2, ce chapitre passera en revue certaines composantes essentielles de tout plan d'EC.

3.1 Éléments clés du processus de planification

Après avoir choisi une approche d'EC appropriée (en fonction des exercices aux sections 2.2-2.4), parcourez la liste de considérations clés suivante pour vous assurer d'évaluer soigneusement tous les aspects du processus de planification. La planification de ces éléments contribuera à la gestion fructueuse de l'activité. Il est aussi important de documenter toutes les parties de votre plan d'EC par souci de transparence et en contribution à l'évaluation.

Nota : ** désigne une série de considérations clés adaptées du Handbook on Citizen Engagement: Beyond Consultation des Réseaux canadiens de recherche en politiques publiques^{Note en bas de page 8}. Toutes les autres références s'accompagnent de notes en bas de page individuelles.

« Si les possibilités de participation arri vent trop tard, ou si les délais de participation sont trop courts, le public pourrait conclure que votre offre de participation significative n 'est pas sincère. Cela pourrait miner la crédibilité de votre processus de participation du public. »

• Rôles et responsabilités de l'équipe
  La plupart des activités d'EC requièrent un travail d'équipe. L'équipe assume la gouvernance du projet. Les rôles et les responsabilités des différents membres devraient être établis au début du processus de planification; aux IRSC, ces rôles peuvent être confiés à des ressources internes ou à un entrepreneur de l'extérieur. Songez à inclure dans votre équipe un expert du domaine concerné, un consultant/facilitateur externe en EC, du personnel de communication, le conseiller en EC des IRSC ainsi qu'un courtier du savoir (intermédiaire qui peut faciliter l'échange de connaissances entre différents groupes et « traduire » les réponses d'un groupe en langage non spécialisé ou l'adapter au contexte politique d'un autre groupe).
  
• Plan de communication et planification de la logistique
  Il est important de réfléchir au temps dont aura besoin votre groupe cible pour donner suite à la documentation que vous lui présentez. Au terme de l'exercice du modèle d'arbre décisionnel, votre plan stratégique devrait indiquer les dates clés pour solliciter la contribution des citoyens, comment et quand le but/la portée/les objectifs de l'engagement seront communiqués aux participants potentiels, ainsi que les moments où il sera profitable (et faisable) de produire des rapports ou de tenir des activités pour mettre les citoyens à jour sur le processus. Il peut être utile de s'enquérir de ce qui constitue aux yeux des parties intéressées un délai « adéquat » pour donner suite à l'enjeu ou au thème. Les dates importantes, les dates limites et les dates d'achèvement prévues devraient être examinées dès le départ et communiquées à l'équipe du projet d'EC.

  Au moment d'entamer la planification de votre calendrier de communication, n'oubliez pas la logistique! Par exemple, si vous prévoyez engager une communauté du Nord, soyez conscient des différences saisonnières : certains résidents peuvent profiter des courts mois d'été pour prendre des vacances ou prolonger leurs heures de travail, tandis qu'en hiver, les conditions climatiques extrêmes peuvent rendre certains lieux inaccessibles. Tentez d'adapter votre activité d'EC aux besoins et aux préférences de votre groupe cible.

• Développement des capacités internes**
  Les capacités internes en EC continuent de grandir aux IRSC. Au moment de former votre équipe et d'entamer votre planification, posez-vous les questions suivantes: Les autres membres de l'équipe comprennent-ils l'EC? Quel est le degré d'ouverture des autres membres du personnel, gestionnaires et décideurs à la participation des citoyens? A-t-on besoin de formation à l'interne pour sensibiliser le personnel à l'importance de l'EC et lui expliquer le concept?

  La DPEC est à concevoir des ressources et des séances d'apprentissage à l'intention du personnel des IRSC. À mesure que les IRSC évoluent vers une culture plus ouverte à l'engagement des citoyens, la DPEC est disponible pour vous guider et vous conseiller dans vos activités d'EC. Si votre équipe d'EC a besoin de plus de renseignements ou de formation, veuillez communiquer avec la DPEC à pce.pec@irsc-cihr.gc.ca.

• Implications financières
  Les coûts d'exécution du plan constituent un des plus grands obstacles à l'EC. Au moment d'élaborer votre plan, réfléchissez aux ressources externes qui pourront être nécessaires pour s'assurer que les éléments du processus de consultation soient gérés de façon professionnelle (p. ex., songez aux coûts liés à la facilitation, à la traduction, à la conception graphique/Web, à l'expertise dans le domaine concerné età l'évaluation). Les dépenses augmentent lorsqu'on tient compte des frais de transport, de la valeur du temps de travail perdu et du développement des capacités du personnel. Au début de votre travail de planification, prenez le temps d'explorer les diverses méthodes décrites dans le Tableau sommaire des approches d'EC (section 2.4) et tentez d'estimer leur portée, leur délai d'exécution et leurs coûts.

  Voici d'autres considérations budgétaires possibles:

  • Besoin d'information technique et de conseils d'expert;
  • Transport et hébergement du personnel;
  • Accueil (cafés, collations, repas);
  • Préparation et distribution de la documentation pertinente (p. ex. documents de discussion, documentation de base, sommaires des réunions, etc.);
  • Méthodes de diffusion de l'information et mécanismes de communication bidirectionnelle (p. ex. publicité, publications, voyages, etc.).

  L'EC demande un investissement important à court terme, mais peut générer des retombées encore plus grandes à long terme. Soupesez les coûts et les avantages des activités que vous envisagez et optez pour celles qui, à votre avis, vous permettront le mieux d'atteindre vos objectifs et favoriseront la contribution significative de votre groupe cible^{Note en bas de page 9}.

• Recrutement des citoyens **
  Les méthodes de recrutement dépendent des objectifs de l'activité et du groupe ciblé, d'après la typologie des IRSC pour l'EC (voir section 2.1.1 du Cadre d'EC). Le souci d'inclusion et la nécessité de rejoindre le bon groupe cible peuvent faire du recrutement une partie longue et ardue du processus de planification. Les quatre principaux types de recrutement sont décrits ci-dessous.
  • Recrutement ciblé
    Ce type de recrutement est le plus commun pour choisir des participants à l'établissement de priorités stratégiques, de plans, de lignes directrices et de politiques. Comme son nom l'indique, cette méthode consiste à sélectionner des communautés ou groupes particuliers pour solliciter leur participation. On l'utilise parfois en combinaison avec les méthodes décrites cidessous pour en augmenter le caractère inclusif.

    La typologie de l'EC, dans le Cadre d'EC, aide à déterminer les sous-ensembles d'individus et de groupes qui devraient être pris en compte dans la planification des activités d'EC. Il est essentiel de cerner les besoins, les problèmes et les préoccupations de groupes ou d'individus particuliers. À partir de cette information, on peut déterminer qui devrait participer; quelles méthodes de communication et quels messages devraient être utilisés; quels mécanismes ou approches sont susceptibles de favoriser la participation efficace des groupes et des individus.

    Le recrutement ciblé permet de compenser les déficits démocratiques qui accompagnent souvent les activités de consultation publique, en favorisant la participation de populations souvent négligées (p. ex. Premières Nations, personnes handicapées, adeptes de certaines religions). La détermination et la satisfaction des besoins des populations marginalisées ou vulnérables représentent une considération importante dans le processus de recrutement. La crédibilité d'une activité d'engagement dépend aussi de la place accordée à des gens ayant peu de pouvoir et peu de moyens de faire entendre leurs préoccupations. Les populations marginalisées peuvent inclure les Autochtones, les minorités ethniques, les pauvres, les personnes vivant dans un cadre géographique particulier (p. ex. régions rurales et éloignées) et des groupes de patients susceptibles d'être négligés comme les personnes souffrant de troubles mentaux et de toxicomanie. (Le Handbook on Citizen Engagement des Réseaux canadiens de recherche en politiques publiques contient de l'information détaillée sur la façon de répondre à ces besoins et de limiter les obstacles à l'inclusion de ces intervenants. Pour plus d'information, voir section 3.2 ci-dessous.)

  • Recrutement aléatoire
    Il est important que les participants soient choisis au hasard (en général avec l'aide d'une société de sondage professionnelle) dans la population cible, afin que les résultats puissent être extrapolés légitimement. Cette approche de recrutement a l'avantage d'atteindre des gens qui ne le seraient probablement pas avec d'autres méthodes. Il peut être justifié au départ de surreprésenter des populations difficiles à joindre ou particulières, car leur taux d'abandon ultérieur est plus élevé; les données recueillies seront ainsi plus représentatives.
    
  • Recrutement libre
    Ce type de recrutement consiste à inviter la population à participer à une activité ou à un exercice—et à choisir les premières personnes à se présenter.
    
  • Recrutement par auto-sélection
    Cette méthode peut être combinée au recrutement ciblé ou libre. Les participants sont choisis parmi les personnes ayant répondu à une invitation ouverte ou ciblée de créer un groupe représentatif d'une population intéressante par rapport aux objectifs de l'activité d'EC. Il s'agit d'une bonne solution de rechange au recrutement aléatoire lorsque le budget est limité.
    

• Définition de l'activité **
  La définition de l'activité est une étape essentielle du processus de planification. Supposons, par exemple, que vous désirez inclure des survivants du cancer dans une discussion sur les possibilités de traitement et la recherche future. En décrivant ou en définissant votre activité de façon à démontrer qu'elle s'intéresse aux perspectives de non-spécialistes (en utilisant un langage simple, en expliquant les objectifs de l'activité et le type de contribution dont vous avez besoin), vous augmenterez radicalement vos chances d'obtenir une contribution utile de la part des ex-patients. En revanche, la documentation scientifique rédigée en langage technique tend à produire l'effet contraire.

  « L'engagement des citoyens consiste à fournir aux citoyens des occasions d'absorber de l'information complexe afin qu'ils puissent approfondir leur compréhension d'une situation et soient capables de faire des choix judicieux. »

  Bon nombre des autres composantes de votre plan d'EC seront influencées par les approches employées pour définir l'activité d'EC. La question, la priorité, la politique ou la ligne directrice qui fera l'objet de discussions doit être formulée de façon à ce qu'un public hétérogène puisse contribuer. La formulation des questions nécessite un langage simple et une réflexion sur l'information, les options et les solutions qui existent et sur la façon de les présenter. Assurezvous que la documentation utilisée soit objective et culturellement neutre.

  Une fois que les participants ont été choisis, il est important de leur fournir de l'information de base, des données factuelles et divers documents traitant de l'enjeu (notamment des approches, des perspectives et des solutions), afin de leur donner un point de départ objectif pour l'activité d'EC comme telle. L'information devrait être fournie longtemps avant l'activité et présentée dans un format et un langage neutres.

  Voici quelques conseils qui vous aideront à entamer votre réflexion sur la façon de définir l'enjeu ou l'activité:

  • Évaluez la clarté du titre de l'activité, de la documentation et de l'information de base pour les groupes cibles. Engagez les citoyens dans le processus de définition. La documentation peut être envoyée à un échantillon de citoyens afin d'obtenir une rétroaction préliminaire;
  • Engagez un spécialiste en application des connaissances et/ou employez un langage simple pour vous assurer de bien faire passer le message voulu;
  • Songez à qui rédigera la documentation et pour quel public (tenir compte du niveau de connaissance de la population ciblée);
  • Songez à l'information à fournir aux participants età la façon de l'adapter en langage simple;
  • Décidez comment l'information sera fournie aux participants (par la poste, par un site Web, etc.);
  • Déterminez si la documentation doit être traduite et, le cas échéant, dans quelle(s) langue(s).

  La définition de l'activité vous permet aussi de gérer les attentes. En l'absence de communication adéquate, les membres du public peuvent se faire des idées sur l'activité. Par exemple, ils peuvent s'attendre à ce que leurs opinions aient le pouvoir de mettre terme à des projets ou de réacheminer des fonds rapidement. Si ce n'est pas le cas, les participants pourraient développer de la frustration et perdre confiance dans le processus.

Pour éviter les attentes insatisfaites, rappelez-vous d'être clair sur les points suivants :

• les objectifs de l'activité d'EC;
• les enjeux qui seront abordés dans l'activité (et les enjeux qui ne pourront l'être);
• l'utilisation qui sera faite de la contribution ou de l'information du public;
• l'identité de ceux qui prendront les décisions;
• les décisions qui peuvent être influencées par les commentaires exprimés;
• les contraintes opérationnelles possibles^{Note en bas de page 10}
  

• Facilitation **
  Les facilitateurs peuvent jouer un rôle clé dans tout processus d'EC. En plus de fournir des conseils objectifs et d'agir comme modérateurs durant l'activité d'EC, les facilitateurs peuvent mettre à contribution leur expérience et leur formation dans différentes techniques d'EC pour vous aider à établir votre plan et vos objectifs d'EC. Durant la préparation de votre activité d'EC, posez-vous les questions suivantes:
  • Est-il important d'avoir un facilitateur bien informé sur le domaine concerné?
  • Dans quelle mesure est-il important que le facilitateur soit perçu comme neutre?
  • Si des facilitateurs externes sont recrutés, quel sera leur rôle dans la planification et la conception du projet d'EC?

  Un aide-mémoire détaillé pour le choix d'un facilitateur est fourni au chapitre 8.

• Évaluation **
  Les IRSC exigent que l'activité d'EC comporte un plan d'évaluation. En fait, il est recommandé de songer aux modalités d'évaluation de l'activité dès le début de l'élaboration du plan. Le fait d'avoir en tête les questions d'évaluation dès le début vous aidera à établir des objectifs réalistes et mesurables et un plan d'EC judicieux.

  Voici quelques points à retenir concernant l'évaluation lorsque vous préparez votre plan (basé sur les travaux de Pruitt et Thomas^{Note en bas de page 11}) :

  • Définir clairement ce qu'il faut évaluer : Que couvrira une analyse axée sur les buts (processus, résultats, impact, apports, etc.)? Qu'est-ce qui sera mesuré ou observé?
  • Intégrer l'évaluation au processus de planification : L'évaluation a-t-elle été adéquatement planifiée et disposera-t-elle du temps et des ressources nécessaires?
  • Engager les participants : Quel sera le rôle des participants (citoyens, élus, personnel, décideurs) dans l'évaluation du processus/des résultats?
  • Établir des indicateurs quantitatifs et qualitatifs : Quel type de données, qualitatives et/ou quantitatives, seront révélatrices des leçons tirées du projet? Comment les résultats du projet seront-ils consignés, compte tenu des besoins en données?

  Le chapitre 8 contient plus d'information sur la façon d'intégrer des volets d'évaluation à votre plan d'EC, qui s'inspire du Menu d'évaluation et du Modèle de plan de participation du public de Santé Canada.

• Rétroaction aux décideurs et aux participants **
  On ne saurait trop insister sur l'importance de fournir une rétroaction franche aux participants. La communication des résultats de l'activité d'EC et de son évaluation représente une autre étape clé dans le processus d'EC. Les participants doivent savoir à quoi leur contribution a servi, qui l'a reçue et quelles décisions ont été prises (et pourquoi). Ils doivent aussi savoir que leur participation a été appréciée—et que leur temps a été bien investi. Les décideurs doivent aussi connaître les résultats de l'activité d'EC et de son évaluation afin de pouvoir utiliser les contributions reçues de façon appropriée.

  Durant la préparation de votre plan d'EC, songez à la façon dont cette information sera communiquée. Il peut être utile de vous poser les questions suivantes :

  • Quelle forme prendra la rétroaction fournie aux participants (lettres, dépliants, brochures, etc.)?
  • Comment la rétroaction sera-t-elle transmise (courriel, site Web, poste, etc.)?
  • Compte tenu de l'évaluation ou des attentes exprimées, quelle information serait-il important d'inclure?
  • Qui rédigera la rétroaction et pour quel public (tenir compte du niveau de connaissance et de langue)?
  • Si les résultats ne seront pas connus avant un certain temps, quelle sera la meilleure façon d'en faire rapport?
    
• Documentation détaillée de l'activité
  Il est important de documenter votre plan d'EC, notamment pour des raisons de transparence, de responsabilisation et d'évaluation, mais aussi pour que les futurs projets d'EC (les vôtres ou ceux d'autres membres de l'organisation) puissent profiter des leçons apprises.

  Inclure la documentation suivante :

  • Liste des parties intéressées qui ont reçu de l'information sur le projet;
  • Copie de l'information fournie aux parties intéressées;
  • Méthode et moment de la distribution de l'information aux parties, avec mention de l'embauche d'un traducteur le cas échéant;
  • Dates et lieux de toutes les activités ou techniques utilisées dans le projet d'EC;
  • Noms des groupes et des personnes contactés;
  • Listes des participants à toutes les réunions et activités;
  • Communications documentées, comme les procès-verbaux des réunions;
  • Sommaire des activités et des résultats du projet d'EC;
  • Utilisation faite de la contribution des participants pour éclairer le processus décisionnel^{Note en bas de page 12}.

  Ces considérations clés visent à guider les employés des IRSC dans leur réflexion sur les composantes essentielles d'un plan d'EC. Bien que le présent guide ne puisse documenter tous les détails de la préparation et de la mise en oeuvre d'un plan d'EC, cette introduction aux éléments clés aidera le personnel des IRSC à établir des objectifs clairs fondés sur la philosophie de l'EC. Tandis que les IRSC continuent de développer leurs capacités d'EC, les membres du personnel sont fortement encouragés à confier la conception du processus d'EC à un consultant (spécialiste en EC).

3.2 Surmonter les obstacles

À la lumière des résultats des exercices du chapitre 2 et de l'information fournie à la section 3.1, vous devriez avoir une idée assez claire du contenu de votre plan d'EC et du type d'approche d'EC convenant le mieux à votre situation. La présente section sert de complément à cette information et aidera les membres du personnel des IRSC à faire preuve de créativité pour organiser des activités aussi inclusives que possible.

Cependant, comme toujours, il faut tenir compte des obstacles. Par exemple, bien qu'aujourd'hui le monde entier semble branché à Internet, la réalité est que l'usage d'Internet peut dépendre de l'âge, de la race, du niveau de scolarité et du revenu. L'accessibilité peut aussi poser problème. Si vous prévoyez utiliser des outils Web, prenez le temps de vous demander si votre public cible sera branché ou non.

L'efficacité de l'EC en ligne comporte d'autres défis particuliers—autres que les obstacles à l'accessibilité ou le manque de capacités. Selon Lukensmeyer et Hasselblad (2006), il peut être utile d'avoir en tête les obstacles suivants durant la préparation de votre plan d'EC en ligne:

• Surcharge d'information. Lorsque les consultations et les discussions ont lieu en ligne, l'information à la disposition des citoyens augmente de façon exponentielle. Les concepteurs de forums de discussion peuvent ajouter des bibliothèques, des moteurs de recherche et d'autres outils de collecte d'information, ce qui peut à la fois améliorer et compliquer le processus par l'introduction d'information vérifiée et non vérifiée.
• Dialogue asynchrone. Étant donné que les discussions en ligne sont asynchrones (les conversations sont accessibles en tout temps durant une période prolongée, parfois des semaines), les conversations tendent à être asymétriques et alimentées par un nombre limité de participants. De plus, les commentaires individuels tendent à générer des sous-conversations qui peuvent restreindre davantage l'examen d'une question qu'une conversation structurée en face à face.
• Scepticisme organisationnel. Le lien entre la contribution du public et les décideurs s'est révélé faible dans la plupart des activités d'engagement en ligne. Bien que la technologie comme telle ne soit pas à blâmer, cette faiblesse n'est pas le fruit du hasard: les organismes gouvernementaux et les organes décisionnels n'ont pas fait le travail voulu pour intégrer des outils de discussion en ligne au processus administratif. En même temps, les craintes et le scepticisme des administrateurs à l'égard de la participation en ligne et de la capacité du public à contribuer de façon significative demeurent considérables et alimentés par les mauvaises expériences d'engagement en ligne sur des questions controversées ayant produit un déluge de commentaires peu utiles.
• Représentativité. Les praticiens en ligne ne font pas assez pour garantir la représentativité des échantillons en ligne et, par le fait même, l'authenticité des discussions. À l'heure actuelle, la plupart des praticiens se plaisent à croire en la légitimité des recommandations de leurs groupes cibles. Pourtant, elles peuvent uniquement ref léter le point de vue de ceux qui s'intéressent le plus à l'enjeu ou de ceux qui possèdent les compétences technologiques voulues pour participer avec aisance^{Note en bas de page 13}.

Il existe des stratégies pour vaincre ces difficultés, et on recommande fortement à ceux qui envisagent un processus de discussion en ligne de faire appel à un professionnel de l'EC en ligne. Celui-ci pourra vous aider à trouver des solutions créatives et adaptées à vos objectifs d'EC pour surmonter (ou alléger) ces difficultés.

Obstacles à la participation des populations marginalisées ou vulnérables

Les IRSC ont pour principe que l'EC doit être inclusif. Un des défis intéressants de l'EC est de rejoindre des gens autres que les « habitués » et de donner voix au chapitre à des populations particulières. Le Tableau 3 résume certains obstacles pratiques à la participation, qui sont propres à l'EC. Il propose aussi des solutions et des ressources potentielles.

Tableau 3 : Obstacles à la participation et solutions possibles^{Note en bas de page 14}

Peu importe si vous travaillez avec des groupes marginalisés ou le grand public, la création d'un climat de respect est essentielle au succès de toute activité d'EC. Tous les participants devraient savoir que leur contribution est appréciée.

Dialogue et discussion en ligne

Un des outils qui gagnent en popularité est le wiki. Plusieurs ministères fédéraux ont lancé leurs propres wikis, qu'on peut définir comme des sites Web permettant à tous d'entrer de l'information (sans devoir connaître un langage de programmation Web). La plupart comportent une interface simple (similaire à celle de MS Word) pour créer et formater une page, ainsi qu'une zone de discussion pour ceux qui désirent ajouter leurs commentaires. Pour plus d'information, consultez « Why are Governments Launching Wikis? » (anglais seulement), où vous trouverez un aperçu des raisons expliquant l'intérêt des gouvernements et de nombreux organismes privés pour les wikis, pour Facebook, LinkedIn et d'autres outils similaires.

Les discussions en ligne peuvent couvrir des processus complémentaires ou analogues à ceux de la participation en personne. Une comparaison des caractéristiques des discussions en ligne et en personne figure à l'annexe 2 du guide; on y clarifie les différences entre les activités d'EC électroniques et en face à face. Il est à noter que « la liste repose sur l'hypothèse d'une situation « idéale » où le concepteur/utilisateur maximise l'application des fonctions disponibles qui distinguent les discussions en ligne et en personne »^{Note en bas de page 16}.

3.3 Conclusion

Le présent chapitre a été conçu pour donner au personnel des IRSC un cours accéléré sur la planification de l'EC par un survol des éléments clés à considérer dans un plan d'EC, y compris les ressources, le pouvoir décisionnel et l'expertise. Néanmoins, il est toujours fortement conseillé de faire appel à un consultant en EC pour l'élaboration d'un plan d'EC, et la Direction des partenariats et de l'engagement des citoyens demeure à votre disposition pour de l'information, des conseils ou des suggestions.

Date de modification :

2010-08-13