Guide de l'évaluateur - Bourses de voyage d'appui communautaire des instituts (ACI) des IRSC

Table des matières

1. Responsabilités des évaluateurs
   • 1.1 Éviter les conflits d'intérêts
   • 1.2 Respecter la confidentialité des demandes
   • 1.3 Impartialité
2. Évaluation des demandes qui vous sont assignées
   • 2.1 Lire la possibilité de financement pertinente
   • 2.2 Lire les demandes
   • 2.3 Coter les demandes
   • 2.4 Fournir d'autres renseignements aux IRSC et des commentaires aux candidats
   • 2.5 Envoyer les examens et la cotation aux IRSC par RechercheNet

Annexe 1 : Critères d'évaluation

Annexe 2 : Échelle de cotation

1. Responsabilités des évaluateurs

• Éviter les conflits d'intérêts;
• Respecter la confidentialité des demandes;
• Faire preuve d'impartialité dans l'évaluation des demandes;
• Évaluer et coter chaque demande assignée en fonction des critères fournis par les IRSC;
• Présenter les examens et les cotations aux IRSC par RechercheNet, avant la date limite indiquée;
• Procéder à un nouvel examen de la (des)demande(s) à la requête des IRSC.

1.1 Éviter les conflits d'intérêts

Les IRSC doivent veiller à ce que les décisions soient non seulement justes et objectives, mais qu'elles soient également perçues comme telles. Dès que vous recevrez les demandes à évaluer, jetez un coup d'œil sur les noms des candidats, de leurs superviseurs proposés et de leurs établissements et, à l'aide de RechercheNet, indiquez si vous pouvez évaluer chaque demande qui vous a été assignée.

Vous ne devez pas participer à l'examen si :

1) Vous avez présenté une demande dans le cadre de ce programme; ou

2) Un des énoncés suivant s'applique à vous :

• le candidat provient du même département, établissement ou organisme ou bien de la même société, ET il/elle interagit beaucoup avec vous dans l'exercice de son travail au département, à l'établissement, à l'organisme ou à la société; (p. ex. il n'y a pas de conflit si le candidat travaille au sein du même organisme mais est situé sur un autre campus);
• le candidat a déjà collaboré, fait une demande conjointe ou publié des articles avec vous au cours des cinq dernières années;
• le candidat a été supervisé par vous au cours des dix dernières années;
• le candidat est un ami intime ou un proche parent;
• le candidat à un différend scientifique ou personnel de longue date qui s'oppose à vous;
• vous êtes dans une situation de perte ou de gain financier selon le résultat de la demande; ou
• vous croyez être incapable, pour une autre raison, de produire une évaluation objective de la demande.

Si vous vous trouvez en conflit d'intérêts ou si l'on peut croire que vous l'êtes, veuillez informer immédiatement les IRSC (par RechercheNet) et la demande sera assignée à un autre évaluateur.

1.2 Respecter la confidentialité des demandes

La confidentialité signifie que les renseignements sur une personne ne doivent pas être divulgués, directement ou indirectement, à quiconque sans le consentement exprès de cette personne. Les renseignements fournis par les candidats dans leurs demandes sont protégés par la Loi sur la protection des renseignements personnels et sont mis à la disposition des évaluateurs externes seulement à des fins d'examen. Donc, les renseignements contenus dans les demandes et les rapports des examinateurs, de même que le contenu des discussions entre examinateurs sont strictement confidentiels. L'utilisation de ces renseignements à d'autres fins que celles précisées ici constitue une infraction à la Loi sur la protection des renseignements personnels et pourrait donner lieu à une enquête des IRSC et/ou un rapport à l'intention du Commissariat à la protection de la vie privée fédéral. Ne transmettez pas de copies des demandes et n'en discutez pas avec d'autres personnes.

Les candidats ne doivent pas prendre contact avec les évaluateurs pour s'enquérir de leurs demandes (cotes, rang dans le comité, etc.). Toutes les demandes de renseignements au sujet d'une demande ou d'un rapport d'examen doivent être envoyées au directeur adjoint aux IRSC responsable du Programme des bourses de voyages d'ACI. De par la loi, le candidat a accès à son dossier et, conséquemment, tous les documents utilisés dans l'évaluation de la demande sont à sa disposition une fois qu'il a été avisé de la décision des IRSC. Veuillez noter que les IRSC ne révéleront en aucun cas le nom des examinateurs au candidat.

1.3 Impartialité

Pour les programmes auxquels les examens écrits sont obligatoires, les examens sont remis aux candidats sans que le personnel des IRSC les modifie, et les IRSC n'assument pas la responsabilité de leur contenu. Un candidat ne considérera pas impartial votre examen s'il contient des commentaires qui pourraient être interprétés de quelque façon comme étant sarcastiques, irrévérencieux, arrogants ou inopportuns. Inversement, un examen constructif aidera le candidat en soulignant les faiblesses qu'il/elle pourra corriger en présentant à nouveau sa demande et permettra de convaincre un candidat déçu que vous avez fait un examen impartial de la demande.

2. Évaluation des demandes qui vous sont assignées

2.1 Lire la possibilité de financement pertinente

Avant d'entreprendre votre évaluation, veuillez réviser et consulter la possibilité de financement des Bourses de voyage d'ACI pour avoir une description des objectifs, de l'admissibilité, des coûts admissibles et des critères d'évaluation. Veuillez aussi consulter de près la « Description des partenaires » dans la possibilité de financement qui indique les exigences particulières de chaque Institut participant par rapport à l'admissibilité, les domaines de recherche pertinents et les niveaux de financement.

2.2 Lire les demandes

Lisez toutes les demandes qui vous sont assignées avant d'en coter une. À la lecture de chacune des demandes, notez vos impressions. Ne soumettez pas de copie (format papier ou électronique) de ces notes aux IRSC. Faites attention aux préjugés inconscients liés au sexe, à la discipline ou à l'emplacement.

2.3 Coter les demandes

Examinez chaque demande en détail et cotez-les en fonction de chacun des huit critères décrits à l'Annexe 1. Utilisez l'échelle de cotation à l'Annexe 2 pour vous aider à déterminer une cotation appropriée pour chaque critère.

Veuillez noter qu'avant que les demandes ne soient assignées aux évaluateurs; les membres du personnel des Instituts ont filtré les demandes afin de s'assurer qu'elles correspondent au mandat et/ou aux domaines de recherche pertinents de l'Institut.

Les examens et les cotations pour les Bourses de voyage d'ACI des IRSC sont soumis aux IRSC par RechercheNet. Les évaluateurs peuvent accéder aux formulaires d'évaluation électroniques en ouvrant une session sur RechercheNet.

2.4 Fournir d'autres renseignements aux IRSC et des commentaires aux candidats

Budget : Veuillez réduire le budget dans les cas suivants :

• si les dépenses ne sont pas admissibles (voir la section « Lignes directrices » de la possibilité de financement afin de voir une liste des coûts admissibles);
• si le budget n'est pas équilibré (c.à.d. si les montants demandés et le total ne correspondent pas ou ne s'ajoutent pas correctement);
• si le candidat a demandé plus que le montant maximal accordé par bourse (2 500 $) et/ou si le candidat a demandé plus que le montant maximal particulier indiqué par l'Institut en question. Dans la section « Description des partenaires », chaque Institut a indiqué un montant maximal particulier et, le candidat n'a pas nécessairement porté une attention particulière à ce point.

Vous ne pouvez pas recommander un montant plus élevé que le montant maximal accordé pour une bourse, tel qu'indiqué dans la possibilité de financement, ou un montant plus élevé que le montant qui a été demandé par le candidat. Les dépenses budgétaires doivent être admissibles, selon les « Coûts admissibles » dans la section « Lignes directrices » de la possibilité de financement et « Utilisation des subventions » dans le guide d'administration financière des trois organismes (IRSC, CRSNG et CRSH).

Si aucune modification n'est requise au budget, veuillez inscrire le montant que le candidat a demandé dans le champ intitulé « montant recommandé ». Si le candidat a demandé un montant avec des décimaux, veuillez arrondir le montant au prochain dollar près (p. ex 640,23 $ serait arrondi à 641,00 $).

Si le budget n'est pas bien justifié, tenez-en compte dans l'évaluation de ce critère plutôt que dans le montant recommandé du budget. Le montant recommandé du budget doit être traité comme distinct dans l'évaluation de la demande. Ne recommandez pas 0$ si vous avez donné à la demande un résultat final faible. À l'inverse, si vous avez donné un résultat final élevé, vous pouvez ne pas recommander la totalité du montant demandé par le candidat. Les demandes sont considérées comme finançables sur la base de la cotation finale et non sur la base de la recommandation du budget. La cotation finale de la demande et le budget recommandé se déterminera par la moyenne entre les cotations finales et les montants recommandés des deux évaluateurs.

Commentaires à l'intention du candidat : Rédigez une courte évaluation de la demande pour que les IRSC la transmettent au candidat par RechercheNet, celle-ci doit être faite dans la langue choisie par le candidat. Évitez soigneusement toute formulation qui pourrait être considérée comme sarcastique, cavalière, arrogante ou indue de quelque façon que ce soit. Veuillez inclure vos impressions globales ainsi que les forces, les limites et les faiblesses reliées à la demande (p. ex. activité proposée, candidat). Veuillez noter que ces commentaires sont utiles au candidat pour la préparation de demandes subséquentes.

Veuillez vous assurer de sauvegarder l'ébauche de ce que vous avez écrit dans RechercheNet. Sauvegarder une ébauche vous permettra de calculer ou recalculer la note globale. Veuillez noter que vous pouvez sauvegarder votre ébauche autant de fois que vous le voulez, mais vous ne pouvez soumettre qu'une fois.

2.5 Envoyer les examens et les cotations aux IRSC par RechercheNet

Veuillez respecter la date limite fournie par les IRSC en soumettant vos examens et vos cotations par RechercheNet selon la date indiquée dans la correspondance avec le personnel des IRSC chargé du programme de Bourses de voyage d'ACI.

Annexe 1 : Critères d'évaluation

Le tableau suivant donne un aperçu des huit critères d'évaluation du programme de Bourses de voyage d'ACI des IRSC. Les notes brutes que vous présentez par RechercheNet pour chaque critère sur l'échelle de 0 à 4,9, seront pondérées automatiquement par les IRSC dans le calcul de la note globale.

Annexe 2 : Échelle de cotation

*Seules les demandes cotées 3,5 et plus sont admissibles au financement des IRSC. L'intervalle de 3,0 à 3,4 devrait être utilisé pour les demandes qui, bien qu'elles soient acceptables d'un point vue technique et conceptuel, ne sont pas jugées comme étant une haute priorité de financement des IRSC, peut-être parce que le sujet n'est pas jugé pertinent par rapport à un important problème en santé, ou parce que les travaux proposés ne semblent pas mener à des percées dans les connaissances, ou parce que l'approche n'est pas particulièrement innovatrice. Veuillez noter que les demandes cotées de 3,0 à 3,4 ne sont pas admissibles au financement des IRSC ni à celui des programmes de partenariat; toutefois, les candidats sont encouragés à présenter de nouveau leur demande après avoir apporté les changements recommandés. Les demandes cotées moins de 3,0 sont si imparfaites à certains égards qu'elles ne constituent pas un bon investissement des fonds publics et nécessiteraient une refonte majeure pour être considérées acceptables.

Référence : section 2.5 Échelle de classement et de cotation, Lignes directrices pour l’évaluation – initiatives de recherche priorisée, site web des IRSC.

Date de modification :

2012-07-20