Accord sur les conflits d’intérêts et la confidentialité pour les pairs évaluateurs et les observateurs de l’évaluation par les pairs

Les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) doivent satisfaire aux normes les plus élevées en matière d’éthique et d’intégrité dans toutes ses activités afin de continuer à mériter la confiance du milieu de la recherche, du gouvernement et du public. Les pairs évaluateurs et les observateurs des IRSC doivent satisfaire aux normes les plus élevées en matière de comportement éthique, afin de conserver et d’accroître la confiance du public dans la capacité des IRSC à agir dans l’intérêt public à long terme. Lorsqu’un conflit entre des intérêts privés et des intérêts publics survient, les pairs évaluateurs et les observateurs doivent prendre les mesures nécessaires pour protéger l’intérêt public.

Conflit d’intérêts

Un conflit d’intérêts est un conflit entre les obligations et les responsabilités d’un participant à un processus d’évaluation et ses intérêts privés, professionnels, commerciaux ou publics. Il peut y avoir un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel lorsqu’un pair évaluateur ou un observateur :

• pourrait recevoir un avantage professionnel ou personnel résultant de la possibilité ou du programme de financement ou d’une demande qui fait l’objet d’une évaluation;
• entretient une relation professionnelle ou personnelle avec un candidat ou l’établissement du candidat;
• a un intérêt financier direct ou indirect dans une possibilité ou un programme de financement ou une demande qui fait l’objet d’une évaluation; ou
• si, à l'heure actuelle, elle fait l'objet d'une enquête quant à une violation présumée des politiques des organismes de financement.

Un conflit d’intérêts peut être considéré comme réel ou apparent lorsqu’un pair évaluateur ou un observateur :

• est candidat au concours et peut influencer le processus ou faire pencher la balance au profit de sa demande^{Note en bas de page 1}.
• est un parent ou un ami proche d’un candidat ou entretient une relation personnelle avec un candidat;
• pourrait obtenir ou perdre un avantage financier ou matériel à la suite du financement d’une demande;
• a depuis longtemps des divergences de vues d’ordre scientifique ou personnel avec un candidat;
• a une affiliation avec l’établissement, l’organisation ou l’entreprise d’un candidat (y compris avec des hôpitaux de recherche ou des instituts de recherche affiliés);
• a une affiliation professionnelle étroite avec un candidat si l’une des situations suivantes est survenue au cours des six dernières années :
  • avoir des interactions fréquentes et régulières avec un candidat dans le cadre de fonctions exercées au sein d’un même département, d’un même établissement, d’une même organisation ou d’une même entreprise;
  • avoir été le superviseur ou le stagiaire d’un candidat;
  • avoir collaboré, publié ou partagé des fonds avec un candidat ou prévoir le faire prochainement;
  • travailler pour l’établissement demandeur;
• estime, pour quelque raison que ce soit, être incapable de réaliser une évaluation impartiale de la demande.

Remarque : Pour les comités chargés des bourses de stagiaire, ces critères s’appliquent aussi à la relation avec le directeur de recherche proposé.

Les IRSC se réservent le droit de régler les situations ambiguës et de déterminer s’il y a conflit d’intérêts.

Divulgation et mesures de conformité

Tout  pair évaluateur ou observateur qui constate l’existence d’un conflit d’intérêts doit rapidement le divulguer au personnel des IRSC. Les IRSC détermineront s’il y a conflit d’intérêts ou non et les mesures à prendre le cas échéant, par exemple la récusation. Un pair évaluateur ou un observateur qui est en situation de conflit d’intérêts liée à une demande ne doit en aucun cas participer au processus d’évaluation de cette demande. Le conflit d'intérêts dépend du rôle du pair évaluateur ou de l’observateur, de l’importance de sa participation et de la taille de l’équipe de recherche. Les divulgations et les mesures de conformité doivent être documentées et conservées aux dossiers.

Confidentialité

Les IRSC sont assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Loi sur l’accès à l’information. Ces lois régissent la collecte, l’utilisation et la divulgation de l’information détenue par le gouvernement fédéral et certaines organisations financées par celui-ci. La documentation remise aux IRSC par les candidats peut être transmise aux pairs évaluateurs et aux observateurs. Elle peut contenir des renseignements personnels et des renseignements commerciaux confidentiels. En vertu de la loi, les candidats ont le droit d’accéder à l’information fournie par les pairs évaluateurs au sujet de leur demande. Le nom des pairs évaluateurs n’est pas divulgué durant le processus d’évaluation afin d’assurer l’impartialité de l’évaluation de la demande. Le nom des pairs évaluateurs sera rendu public 60 jours après la publication des décisions de financement, et ce, à la discrétion des IRSC. Les documents écrits utilisés pour mener à bien le processus d’évaluation sont en général mis à la disposition des candidats lorsque ceux-ci sont informés des résultats du concours.

Les pairs évaluateurs et les observateurs doivent veiller à ce que les mesures suivantes soient prises.

• Assurer en tout temps la confidentialité de tous les documents et de tous les renseignements que leur confient les IRSC. Ces documents et renseignements ne doivent être utilisés qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis à l’origine, à savoir l’évaluation des demandes et la formulation de recommandations de financement, le cas échéant.
• Assurer l’entreposage sécuritaire des documents d’évaluation, afin de prévenir un accès non autorisé. Ces documents doivent être transmis à l’aide de techniques sécuritaires et lorsqu’ils ne sont plus requis, ils doivent être détruits de façon sécuritaire. La perte ou le vol de documents doit être déclaré aux IRSC.
• Transmettre aux IRSC toutes les demandes de renseignements ou tout renseignement supplémentaire reçu au sujet d’une demande ou de son évaluation. Les pairs évaluateurs et les observateurs ne doivent pas communiquer avec les candidats pour obtenir des renseignements supplémentaires, ni leur divulguer des renseignements découlant du processus d’évaluation.

Voici d’autres exigences auxquelles doivent se conformer les pairs évaluateurs et les observateurs.

• Les délibérations doivent demeurer confidentielles. Les commentaires formulés pendant l’évaluation d’une demande et les résumés ou conclusions connexes ne doivent jamais faire l’objet de discussions avec des personnes qui ne participent pas au processus d’évaluation, ni divulgués à ces personnes, à moins que la loi ou les tribunaux ne l’exigent.
• Le nom des candidats retenus et les renseignements concernant les subventions ou les bourses doivent demeurer confidentiels jusqu’à ce que les IRSC prennent une décision et l’annoncent officiellement au candidat et au public. L’identité des candidats non retenus ou non admissibles ne doit être ni diffusée ni divulguée, à moins que la loi ou les tribunaux ne l’exigent.
• Pendant la réunion, les observateurs doivent être aussi discret que possible pour réduire au minimum les interruptions et ne pas sortir de la salle de réunion des notes ou des documents écrits liés aux tâches des évaluateurs, à leurs cotes ou à leurs commentaires sur les demandes.

Confirmation

J’ai lu et je comprends l’Accord sur les conflits d’intérêts et la confidentialité. J’accepte de respecter les exigences de la Politique sur les conflits d’intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche. (Des renseignements supplémentaires sont présentés dans les directives qui concernent le processus d’évaluation spécifique.) Je sais qu’une violation du présent accord entraînera un examen et que les IRSC se réservent le droit de prendre les mesures appropriées, notamment mon retrait comme pair évaluateur. L’utilisation des documents d’évaluation à des fins autres que celles prévues pourrait amener les IRSC à déclencher une enquête ou à présenter un rapport au Commissariat à la protection de la vie privée du gouvernement fédéral. Les mesures que prendraient ou non les IRSC n’empêcheront pas une personne à qui on a porté atteinte au droit à la vie privée d’entreprendre une action en justice contre l’intimé. En signant le présent formulaire, j'atteste que je n'ai pas perdu mon admissibilité à demander ou à détenir des fonds de la Fondation canadienne pour l'innovation (FCI), des Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC), du Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG) et du Conseil de recherches en sciences humaines du Canada (CRSH) ou toute autre organisation de recherche ou de financement de la recherche en raison d'une violation des politiques sur la conduite responsable de la recherche, par exemple, des politiques sur l'éthique, l'intégrité ou la gestion financière. En signant le présent formulaire, j'atteste aussi qu'à l'heure actuelle je ne fais l'objet d'aucune enquête quant à une violation de ces politiques. Si je devais faire l'objet d'une enquête à cet égard, je me retirerais immédiatement du processus d'évaluation de l'organisme de financement concerné jusqu'à ce que l'enquête soit terminée et que l'organisme de financement ait déterminé que je suis de nouveau admissible à participer au processus d'évaluation.

J’accepte d’assumer personnellement la responsabilité du respect de ces exigences.

Date de modification :

2016-06-22