Vérification de la structure de la gestion, des ressources et des résultats aux IRSC
Table des matières
Résumé
Introduction
La vérification interne de la structure de la gestion, des ressources et des résultats (SGRR) des IRSC s'inscrit dans le cadre du plan de vérification axé sur les risques pour 2012–2013, approuvé par le conseil d'administration (CA) des Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC). Le Bureau du contrôleur général termine actuellement une vérification horizontale de la SGRR. Les résultats de leurs travaux devraient être disponibles en décembre 2012.
Les Instituts de recherche en santé du Canada
Les Instituts de recherche en santé du Canada sont l'organisme fédéral responsable du financement de la recherche en santé au Canada. Créés en juin 2000 en vertu de la Loi sur les Instituts de recherche en santé du Canada, les IRSC rendent des comptes au Parlement par l'intermédiaire de la ministre de la Santé. Ils ont pour mandat d'« exceller, selon les normes internationales reconnues de l'excellence scientifique, dans la création de nouvelles connaissances et leur application en vue d'améliorer la santé de la population canadienne, d'offrir de meilleurs produits et services de santé, et de renforcer le système de santé au Canada ». Les IRSC se composent de 13 instituts virtuels – chacun étant dirigé par un directeur scientifique appuyé par le conseil consultatif de l'institut – qui rassemblent tous les partenaires dans le processus de recherche – à savoir ceux qui subventionnent la recherche, ceux qui la réalisent et ceux qui en utilisent les résultats – pour échanger des idées et se concentrer sur les besoins des Canadiens : une bonne santé et les moyens de prévenir et de combattre les maladies. Chaque institut appuie un large éventail de recherches dans des domaines qui lui sont propres et, en consultation avec ses intervenants, établit les priorités de recherche dans ces domaines. Les IRSC financent plus de 13 000 chercheurs et stagiaires dans des universités, des hôpitaux d'enseignement et d'autres organismes de santé et centres de recherche au Canada et à l'étranger.
Structure de la gestion, des ressources et des résultats
La Politique sur la structure de la gestion, des ressources et des résultats (SGRR1 ) vise à faciliter l'élaboration d'une approche pangouvernementale commune pour la désignation des programmes, et pour la collecte, la gestion et la déclaration de données financières et non financières relatives à ces programmes. Elle fournit aux ministères la marge de manœuvre et les pouvoirs discrétionnaires dont ils ont besoin pour concevoir et gérer leurs programmes de la manière la plus susceptible de fournir des résultats pour les Canadiens
Établie en vertu de l'article 7 de la Loi sur la gestion des finances publiques, cette politique réitère la promesse faite par le gouvernement de renforcer la gestion et la reddition de comptes dans le secteur public, conformément au Cadre de responsabilisation de gestion en fournissant une base normalisée pour produire des rapports à l'intention des citoyens et du Parlement sur l'appariement des ressources, des programmes et des résultats. Elle vise à garantir que le gouvernement et le Parlement reçoivent l'information financière et non financière intégrée sur le rendement des programmes, de façon à améliorer les décisions d'affectation et de réaffectation des ressources, tant dans chaque ministère qu'à l'échelle pangouvernementale.
La mise en place, dans chaque ministère, de la SGRR constitue un élément important du Système de gestion des dépenses en fournissant un cadre commun permettant de relier l'information financière et non financière à l'échelle pangouvernementale.
L'administrateur général est tenu de rendre compte à son ministre et au Conseil du Trésor de la mise en place d'une SGRR appropriée, de la gestion du ministère et de la présentation de rapports publics sur le rendement au moyen de la SGRR.
Les paragraphes qui suivent présentent les principaux éléments de la SGRR.
Résultats stratégiques : avantages mesurables et durables pour la population canadienne qui découlent du mandat, de la vision et des fonctions de base d'un ministère ou d'un organisme
Architecture d'alignement des programmes (AAP) : répertoire structuré de tous les programmes qu'exécute un ministère ou un organisme par rapport aux résultats stratégiques auxquels ces programmes contribuent, y compris un cadre de mesure du rendement qui établit les résultats à atteindre et les extrants particuliers qu'un programme doit produire.
Structure de gouvernance : mécanismes de prise de décisions, responsabilités et obligations de rendre compte au sein d'un ministère ou d'un organisme.
Le Conseil du Trésor a approuvé la dernière SGRR des IRSC en 2009. Ce document a aussi servi de base pour l'établissement des codes de l'architecture d'alignement des programmes que les IRSC utilisent pour la reddition de comptes d'ordre financier et non financier.
Risques examinés pendant la vérification
Conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor du Canada, la vérification a porté sur les processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance associés au respect de la Politique sur la SGRR aux IRSC. Le risque examiné est que les IRSC ne fournissent pas au gouvernement et au Parlement des renseignements précis et instructifs sur le rendement des programmes. Ce risque est lié aux éléments qui suivent du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) du Conseil du Trésor.
- Politiques et programmes : la capacité ministérielle continue de recherche et d'analyse est développée et maintenue afin de permettre la formulation d'options de haute qualité en matière de politiques, de conception de programme et de conseils à l'intention des ministres.
- Régie et orientation stratégique : les conditions essentielles – cohérence interne, discipline organisationnelle et harmonisation en fonction des résultats – sont réunies pour assurer une orientation stratégique efficace, appuyer le ministre responsable et le Parlement, et obtenir des résultats.
- Résultats et rendement : de l'information pertinente est recueillie au sujet des résultats et utilisée dans le cadre du processus décisionnel, et les rapports transmis au public sont équilibrés, limpides et faciles à comprendre.
Objectif
Cette vérification visait à évaluer la conformité des IRSC à la Politique sur la structure de la gestion, des ressources et des résultats du Conseil du Trésor. Elle a fourni l'assurance que le Conseil du Trésor et le Parlement reçoivent l'information financière et non financière intégrée sur le rendement des programmes de façon à appuyer les décisions des IRSC quant à l'affectation et à la réaffectation du financement.
Portée
Cette vérification touchait principalement la Politique sur la structure de la gestion, des ressources et des résultats, sa mise en oeuvre et son application aux IRSC à l'égard de l'information financière et non financière intégrée sur le rendement des programmes. La direction a l'intention de réviser la SGRR et l'AAP actuelles des IRSC durant l'exercice 2013–2014. Elle harmonisera alors le plan stratégique, la SGRR, la mesure du rendement et le cadre de production de rapports. C'est pourquoi la vérification reposait sur la SGRR et l'AAP actuelles dans l'espoir qu'elle fournisse des leçons pour contribuer à l'élaboration et à la mise en oeuvre de la nouvelle structure.
Opinion générale des vérificateurs
Les vérificateurs concluent qu'il existe des problèmes quant à la conformité des IRSC à la Politique sur la SGRR et au contenu de la SGRR, le risque couru est toutefois limité, car la probabilité ou la conséquence du risque est faible.
Énoncé de conformité
J'estime, en tant que dirigeant de la vérification, que le nombre et la pertinence des procédures de vérification suivies et des éléments probants recueillis attestent l'exactitude de l'opinion exprimée dans le présent rapport. La vérification de la SGRR a été effectuée conformément à la Politique sur la vérification interne et aux normes professionnelles connexes du gouvernement du Canada. Elle respecte les Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada, comme le montrent les résultats d'un programme d'assurance et d'amélioration de la qualité.
Résumé des forces
Durant la vérification, les forces suivantes ont été observées quant à la SGRR :
- les IRSC ont un seul résultat stratégique qui correspond à leur vision, leur mission et leur mandat;
- le résultat stratégique des IRSC constitue le fondement des liens avec les autres organismes subventionnaires du gouvernement, la stratégie des sciences et de la technologie du gouvernement fédéral et les stratégies de Santé Canada à l'égard des sciences et de la recherche;
- en 2009, dans le cadre de l'évaluation du CRG, les IRSC ont reçu la cote « Fort » pour la qualité de leurs rapports sur le rendement, cote attribuable en partie à la SGRR, caractérisée par la présence de liens solides entre le rendement et les plans.
Résumé des possibilités d'amélioration
Les aspects suivants de la SGRR demandent l'attention de la direction et devraient être abordés lors de la révision de la SGRR, prévue pour l'exercice 2013–2014 :
- la direction doit adopter un processus de gouvernance qui assure des mises à jour régulières et rapides de la pertinence de la SGRR des IRSC;
- pour la mise à jour de la SGRR, la direction doit s'assurer que toutes les sources de données sont accessibles à la fréquence désirée et que le coût et les efforts nécessaires pour accéder à ces sources de données sont raisonnables compte tenu de l'information obtenue;
- les IRSC ne lient pas clairement les extrants et les résultats prévus dans la SGRR au plan de rendement des cadres supérieurs de l'organisme.
Les vérificateurs remercient la direction et le personnel pour leur coopération dans la réalisation de cette vérification.
Martin Rubenstein
Dirigeant principal de la vérification
Instituts de recherche en santé du Canada
Rapport détaillé
Méthodologie et critères
La vérification interne de la SGRR des IRSC a été effectuée conformément à la Politique sur la vérification interne du gouvernement fédéral. Voici les principales techniques de vérification utilisées :
- entrevues avec la direction et le personnel des Instituts de recherche en santé du Canada;
- examen de la documentation, des politiques et des rapports pertinents qui utilisent l'information de la SGRR.
Les contrôles sont réputés adéquats lorsqu'ils sont suffisants pour réduire au minimum les risques de ne pas atteindre les objectifs. Les critères détaillés et les conclusions sont présentés à l'annexe du présent rapport.
La vérification s'est déroulée entre juin et septembre 2012.
| Observation | Recommandations | Plan d'action de la direction |
|---|---|---|
| 1. La direction doit adopter un processus de gouvernance qui assure des mises à jour régulières et rapides de la SGRR pour en garantir la pertinence. | ||
|
La section 6.1.2 de la Politique sur la SGRR stipule que les administrateurs généraux doivent « approuver la SGRR du ministère et assurer des mises à jour régulières et rapides pour en assurer la pertinence ». Bien que la haute direction ne soit assujettie à aucun processus officiel d'examen régulier de la SGRR des IRSC, elle est soumise à un processus informel intégré au cycle de production de rapports sur le rendement destinés au Parlement, c.–à–d. le RPP et le RMR, deux rapports organisés selon la SGRR. Évaluation du CRG en 2009 L'évaluation du CRG des IRSC en 2009 a révélé certaines possibilités d'amélioration à l'égard de la SGRR. Les problèmes observés comprenaient : clarification du terme « entreprise de recherche en santé » contenu dans le résultat stratégique;
Ces problèmes ne sont toujours pas entièrement réglés. Toutefois, la direction en tiendra compte dans le cadre de la révision de la SGRR prévue durant l'exercice 2013–2014. Risque et répercussions Au–delà des exigences politiques, un examen officiel et une mise à jour régulière de la SGRR contribueraient à assurer la pertinence des rapports des IRSC au Parlement et leur efficacité. |
1.1 Lorsque la révision de la SGRR sera terminée en 2013–2014, il est recommandé que la révision annuelle de la SGRR devienne un point permanent du comité de la haute direction des IRSC. 1.2 Il est aussi recommandé que tout changement découlant de ces examens ou d'autres évaluations soit traité rapidement. |
Responsabilité VPE Action 1.1 Tel que mentionné, le comité de la haute direction des IRSC révisera la SGRR en 2013–2014. Cette révision se fondera sur les observations recueillies durant l'évaluation du CRG en 2009 et sera liée au processus de planification stratégique. Le comité prévoit par la suite réviser la SGRR chaque année, s'il y a lieu. Date d'achèvement prévue : en attente de la confirmation de l'échéancier du Conseil du Trésor 1.2 Dans le cadre de la révision annuelle, un processus sera établi (y compris le calendrier et les responsabilités) pour faire en sorte que toute modification nécessaire à la SGRR soit adoptée rapidement. Date d'achèvement prévue : juillet 2013 |
| 2. La SGRR cite des sources de données qui ne sont plus accessibles, ou du moins plus aussi souvent accessibles que ce que mentionne le document. | ||
|
Bien que les sources de données servant à démontrer l'atteinte du résultat stratégique des IRSC aient été déterminées, les IRSC n'ont plus accès à nombre de ces sources, ou du moins plus aussi souvent que ce que mentionne la SGRR. Cette question pose un problème évident pour l'évaluation du résultat stratégique, soit « une entreprise de recherche en santé de renommée mondiale qui crée, dissémine et applique de nouvelles connaissances dans tous les domaines de la recherche en santé ». Ainsi, la SGRR cite Science–Metrix comme source annuelle de données pour l'évaluation de certains aspects du rendement des IRSC quant à l'atteinte du résultat stratégique. Toutefois, les IRSC n'utilisent plus Science–Metrix pour évaluer l'atteinte de leur résultat stratégique depuis plusieurs années, puisqu'ils n'ont plus le contrat qui leur permettrait d'accéder aux renseignements nécessaires. Risque et répercussions Le Conseil du Trésor et le Parlement comptent sur la SGRR pour renforcer la gestion des dépenses publiques et la reddition de comptes en fournissant un cadre moderne de gestion de dépenses. Si les sources de données que cite la SGRR ne sont plus accessibles, il existe un risque que l'information et les rapports établis ne soient plus exacts ni comparables à ceux des périodes précédentes. |
2.1 Il est recommandé aux IRSC d'actualiser les sources de données accessibles et nécessaires pour produire les renseignements déterminés selon la SGRR. Lors de l'évaluation de ses besoins en information, l'organisme doit aussi s'assurer d'avoir la capacité et les ressources financières nécessaires pour produire et utiliser cette information. |
Responsabilité VPE Action Durant la révision de la SGRR (voir observation 1), les IRSC établiront un cadre structuré de gestion du rendement et de production de rapports. Ce cadre comprendra des mesures et des indicateurs de rendement clés pour les instituts, la série de programmes ouverts, les initiatives stratégiques et les initiatives phares. Il comprendra aussi un plan de collecte et d'analyse des données (source et propriété des données), ainsi que des rapports de rendement continus et opportuns à l'échelon des IRSC et des programmes. Le comité de la haute direction des IRSC assurera un suivi trimestriel de cette priorité. Date d'achèvement prévue : mars 2013 |
| 3. Le plan de rendement des cadres supérieurs des IRSC ne reflète pas exhaustivement leur responsabilité en ce qui touche les extrants et les résultats prévus dans la SGRR. | ||
|
Les cadres supérieurs des IRSC se conforment au même processus que les autres employés en matière de gestion du rendement. Le processus annuel de gestion du rendement du personnel des IRSC comporte les éléments suivants :
La section 6.1.7 de la SGRR stipule que l'administrateur général doit « veiller à ce que les cadres supérieurs rendent des comptes sur les extrants et les résultats prévus dans la SGRR ». Au cours des deux derniers exercices financiers, dans la majorité des cas, l'examen des plans de rendement et des évaluations annuelles de l'ensemble des cadres supérieurs des IRSC a montré le manque de clarté du lien entre les plans de rendement et les extrants et les résultats prévus dans la SGRR. Risque et répercussions La SGRR détermine les résultats que l'organisme veut atteindre pour le gouvernement et le Parlement. Par conséquent, si le plan de rendement des cadres supérieurs ne reflète pas clairement ces résultats, il existe un risque que les cadres supérieurs ne soient pas évalués en fonction des mêmes buts et résultats que l'organisme. |
Durant l'élaboration ou la révision de la SGRR, les IRSC devraient tenir compte des extrants et des résultats qui peuvent se refléter dans le plan de rendement des cadres supérieurs de l'organisation et être évalués. |
Responsabilité VPE Action Une fois la révision de la SGRR terminée, le plan de rendement des cadres supérieurs sera actualisé pour inclure les extrants et les résultats prévus dans la nouvelle version de la SGRR. Date d'achèvement prévue : mars 2013 |
Annexe
| Conclusion par rapport aux critères de vérification | Définition des opinions |
|---|---|
| Bon contrôle | Bonne gestion, aucune faiblesse importante relevée ou besoin d'améliorations mineures seulement. |
| Problèmes modestes | Le contrôle comporte des lacunes, mais le risque couru est limité, car la probabilité ou la conséquence du risque est faible. |
| Importantes améliorations requises | Le contrôle comporte des lacunes qui, individuellement ou cumulativement, présentent un risque potentiel important. |
La conclusion générale tient compte du degré cumulatif d'exposition au risque par rapport aux observations issues de la vérification dans le contexte des critères énoncés ci–dessus.
| Critères | Renvoi aux observations | Conclusion |
|---|---|---|
| 1. Résultats stratégiques – sous la direction des administrateurs généraux, les ministères ont établi des résultats stratégiques clairement définis et mesurables, qui servent de fondement à l'établissement de liens horizontaux. | ||
| 1.1 La structure de la gestion, des ressources et des résultats des IRSC intègre des résultats stratégiques clairement définis et mesurables qui reflètent le mandat et la vision de l'organisme, et qui sont reliés aux priorités du gouvernement (section 6.1.1.1 de la Politique sur la SGRR). | Aucune exception notée | Bon contrôle |
| 1.2 Les résultats stratégiques des IRSC servent de fondement à l'établissement de liens horizontaux entre les ministères (section 6.1.1.1 de la Politique sur la SGRR). | Aucune exception notée | Bon contrôle |
| 1.3 Les administrateurs généraux exercent un leadership global dans l'élaboration, en consultation avec les intervenants clés de l'organisme, de la modification des résultats stratégiques et de l'AAP (section 6.1.4 de la Politique sur la SGRR). | Rapport de vérification interne (observation 1) | Problèmes modestes |
| 1.4 Les administrateurs généraux approuvent la SGRR de l'organisme et assurent des mises à jour régulières et rapides pour en assurer la pertinence (section 6.1.2 de la Politique sur la SGRR). | Rapport de vérification interne (observation 1) | Problèmes modestes |
| 2. Architecture d'alignement des programmes (AAP) – les ministères ont expliqué de manière assez détaillée leur AAP pour montrer comment ils affectent et gèrent leurs ressources pour atteindre les résultats visés. | ||
| 2.1 Les IRSC cernent et regroupent des programmes connexes, et établissent des liens logiques entre ces programmes et les résultats stratégiques qu'ils soutiennent (section 6.1.1.2 de la Politique sur la SGRR). | Aucune exception notée | Bon contrôle |
| 2.2 Les affectations de ressources prévues, les résultats attendus et les mesures de rendement sont liés aux programmes par rapport auxquels les résultats réels sont déclarés; ces éléments servent aussi à la surveillance du rendement et à la prise de décisions (section 6.1.1.2 de la Politique sur la SGRR). | Rapport de vérification interne (observation 2) | Problèmes modestes |
| 2.3 L'AAP sert de fondement à l'affectation des ressources à tous les échelons du gouvernement (section 6.1.1.2 de la Politique sur la SGRR). | Aucune exception notée | Bon contrôle |
| 2.4 Le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) approuve le niveau de l'AAP auquel il doit affecter et contrôler les ressources (section 8.1.1 de la Politique sur la SGRR). | Aucune exception notée | Bon contrôle |
| 3. Structure de gouvernance – les ministères donnent un aperçu des responsabilités et des obligations de rendre compte à l'égard des mécanismes de prise de décisions, de la surveillance et de la production de rapports. | ||
| 3.1 La structure de la gestion, des ressources et des résultats de l'organisme donne un aperçu des mécanismes de prise de décisions, des responsabilités et des obligations de rendre compte au sein de l'organisme (section 6.1.1.3 de la Politique sur la SGRR). | Aucune exception notée | Bon contrôle |
| 3.2 Les systèmes d'information, les stratégies de mesure du rendement, les rapports et les structures de gouvernance de l'organisme sont conformes à sa SGRR (section 6.1.5 de la Politique sur la SGRR). | Rapport de vérification interne (observation 2) | Problèmes modestes |
| 3.3 Les cadres supérieurs rendent des comptes sur les extrants et les résultats prévus dans la SGRR (section 6.1.7 de la Politique sur la SGRR). | Rapport de vérification interne (observation 3) | Problèmes modestes |
| 3.4 L'organisme surveille sa conformité avec la Politique sur la SGRR et informe le SCT de tout changement qu'il compte apporter (section 6.2.1 de la Politique sur la SGRR). | Rapport de vérification interne (observation 1) | Problèmes modestes |
| 3.5 La SGRR sert d'outil de base pour fournir des renseignements au Parlement (section 6.2.2 de la Politique sur la SGRR). | Aucune exception notée | Bon contrôle |
Notes en bas de page
- Note en bas de page 1
-
Politique sur la structure de la gestion, des ressources et des résultats en vigueur le 1er avril 2012.
- Date de modification :