Vérification interne du Programme de subventions d’appui aux instituts

Les instituts font partie intégrante des IRSC, et plusieurs exigences les concernant figurent dans la loi habilitante des IRSC, la Loi sur les IRSC. Une de ces exigences consiste à rembourser les dépenses des membres des CCI selon les conditions établies par le gouverneur en conseil; c'est-à-dire, en conformité avec les politiques du gouvernement du Canada.

Risque et répercussions

Les IRSC enfreignent leur propre loi en ce qui concerne le remboursement des dépenses des membres des CCI. Bien que le risque financier soit limité puisque les politiques sur les voyages de la plupart des établissements sont moins généreuses que les politiques gouvernementales, le principal risque réside dans l'absence de mécanisme défini pour vérifier la conformité des politiques et des processus du programme à la Loi sur les IRSC. Le non-respect de la loi pourrait ternir la réputation des IRSC et engendrer une surveillance plus serrée de l'organisation dans les prochaines années. (Tableau 1 – Risque 1)

1a) L'obligation des établissements d'accueil de rembourser les membres des CCI conformément aux politiques du gouvernement du Canada devrait être documentée et communiquée aux instituts.

1b)  Un processus devrait être établi, définissant clairement les responsabilités et obligations redditionnelles, pour faire valider par des spécialistes compétents la conformité de tout changement proposé au programme avec les exigences de la Loi sur les IRSC.

1a) Responsabilité

Directeur, Finances

Action

D'accord – La responsabilité générale des SAI a récemment été transférée à la Direction des finances, qui travaille actuellement à l'élaboration d'un cadre de gestion clair et détaillé du programme de SAI. Ce cadre définira les responsabilités associées à la gestion du programme, et comportera les éléments suivants :

• Un résumé de toutes les principales politiques et procédures, afin d'assurer la conformité du programme à la Loi sur les IRSC (y compris aux exigences sur le remboursement des dépenses des membres des CCI); la politique et la directive fédérales sur les paiements de transfert; les conditions du programme de SAI; d'autres exigences pertinentes de la loi.

1b) Responsabilité

Directeur, Finances

Action

D'accord – À partir de maintenant, les changements proposés au programme seront vérifiés pour assurer la conformité aux exigences de la loi.

Le cadre décrit dans la réponse à la recommandation 1a) comprendra :

• Un processus documenté visant à s'assurer que tout changement au programme est conforme aux exigences de la loi.

Date d'achèvement prévue :

• Juin 2015

Les conditions des programmes de paiement de transfert sont initialement approuvées par le Conseil du Trésor, et le pouvoir d'approuver tout changement ultérieur est attribué selon l'importance du changement. Les ministres ont le pouvoir d'approuver des changements mineurs, et peuvent aussi déléguer ce pouvoir à l'administrateur général de leur organisation. Selon les conditions du programme de SAI, approuvées en 2008, les DS peuvent être nommés pour des mandats d'un maximum de sept ans. Débutant en 2009, la durée des mandats des DS a été prolongée à huit ans. Ce changement a été officiellement approuvé par le CA en avril 2011; cependant, le pouvoir d'approuver ce changement mineur aux conditions du programme n'avait pas été délégué par le ministre.

Risque et répercussions

Même si le changement aux conditions était mineur (durée du mandat des DS), il a été effectué sans autorisation ou approbation adéquate. La modification des conditions sans autorisation adéquate risque de placer les IRSC et sa haute direction en situation de non-conformité à la politique du CT. (Tableau 1 – Risque 1)

2a) Un processus devrait être établi, définissant clairement les responsabilités  et obligations redditionnelles pour s'assurer que tout changement proposé au programme de SAI est conforme aux conditions du programme. Ce processus devrait inclure un examen du changement par les bureaux de première responsabilité (Services juridiques et Finances) visant à déterminer qui a le pouvoir de l'approuver en vertu de la Politique sur les paiements de transfert.

2a) Responsabilité

Directeur, Finances

Action

D'accord – À partir de maintenant, tous les changements proposés au programme de SAI seront soumis à un examen visant à garantir leur conformité aux conditions du programme.

Le cadre décrit dans la réponse à la recommandation 1a) comprendra :

• L'établissement d'un processus clair pour modifier, au besoin, les conditions du programme de SAI.

Date d'achèvement prévue :

• Juin 2015.

Au début de chaque année financière, les DS sont tenus de soumettre un budget des dépenses prévues de leur institut, ventilé par catégorie de dépense admissible. Au plus tard le 30 juin, un rapport financier annuel décrivant les dépenses réelles par catégorie pour l'année financière précédente doit être soumis aux IRSC. Le format du rapport et les catégories de dépense à utiliser sont dictés par les IRSC. Les rapports ne sont pas toujours reçus à temps et les catégories de dépenses ne sont pas toujours utilisées avec constance et cohérence. Les rapports financiers annuels sont comptabilisés par les Finances aux IRSC dans un tableur entretenu depuis le début du programme; plus récemment, les dépenses prévues et réelles ont été regroupées à un seul endroit pour faciliter l'analyse des écarts. Cependant, l'information n'est pas examinée ou utilisée pour éclairer les décisions relatives au financement du programme ou pour en évaluer les besoins financiers. L'examen de l'information financière effectué dans le cadre de la présente vérification a révélé que le programme avait accumulé un solde non dépensé de 5,5 à 7,35 M$ au cours des six années financières ayant pris fin le 31 mars 2014.

Risque et répercussions

En raison de ce manque de surveillance, les IRSC n'ont pas respecté deux exigences de la Directive sur les paiements de transfert, à savoir : fournir aux instituts le financement minimum requis pour permettre la réalisation des objectifs du programme, et ne pas verser les fonds de la subvention aux bénéficiaires avant que les fonds ne soient nécessaires. Cela a peut-être fait perdre aux IRSC des occasions de réaffecter les fonds disponibles des SAI et d'en optimiser l'utilisation dans le cadre des conditions existantes du programme. (Tableau 1 – Risques 3,4)

3a) Un système de surveillance définissant clairement les responsabilités et les obligations redditionnelles des responsables devrait être créé, afin de faire en sorte que les rapports financiers soient reçus à temps par les IRSC, et examinés pour éclairer les décisions concernant le programme, y compris les décisions relatives aux avances fonds futurs.

3b) Les  instituts devraient recevoir des lignes directrices en matière de rapport des dépenses, pour s'assurer que les dépenses sont déclarées de manière constante.

3a) Responsabilité

Directeur, Finances

Action

D'accord – Le cadre décrit dans la réponse à la recommandation 1a) comprendra :

• Un système de surveillance des dépenses prévues et réelles visant à éclairer les décisions concernant le programme, y compris les décisions relatives aux futurs versements de fonds.

Date d'achèvement prévue :

• Novembre 2015.

3b) Responsabilité

Directeur, Finances

Action

D'accord – Le cadre décrit dans la réponse à la recommandation 1a) comprendra :

• Des lignes directrices aux instituts pour le rapport des dépenses effectuées avec les fonds des SAI.

Date d'achèvement prévue :

• Novembre 2015.

Les conditions du programme précisent que la SAI continue d'être versée aussi longtemps que le bénéficiaire répond aux conditions d'admissibilité. Dans les conditions, un bénéficiaire admissible est défini comme « un établissement canadien qui héberge un institut des IRSC sous la conduite d'un DS affilié à cet établissement ». Lorsqu'un institut change d'établissement d'accueil, le bénéficiaire antérieur cesse de répondre aux conditions d'admissibilité. La SAI se termine, les activités financées prennent fin et la subvention n'est plus renouvelable.

La pratique actuelle – qui consiste à traiter le changement d'institut comme un renouvellement de la subvention et à transférer tout solde non dépensé au nouvel établissement d'accueil – n'est pas conforme aux conditions du programme. En vertu d'une des dispositions de l'entente de SAI, le bénéficiaire doit retourner le solde non dépensé aux IRSC au terme de la subvention; de plus, la Directive sur les paiements de transfert oblige à comptabiliser les montants remboursables comme des dettes envers l'État.

Risque et répercussions

La façon de faire actuelle qui consiste à poursuivre la SAI mais à en modifier le bénéficiaire n'est pas conforme aux conditions du programme. De plus, le transfert des soldes non dépensés au nouvel établissement d'accueil contrevient à la Directive sur les paiements de transfert. (Tableau 1 – Risque 1)

4a) Les fonds non dépensés à la fin de la subvention devraient être retournés aux IRSC en conformité avec l'entente de SAI, ainsi que gérés et comptabilisés conformément à la Directive sur les paiements de transfert.

4b) Une solution de rechange devrait être envisagée pour éliminer les soldes importants à la fin d'une SAI; par exemple réduire les avances de fonds faites aux établissements d'accueil sortants pendant la dernière année de leur subvention, ceci permettrait d'éviter des soldes importants non dépensés à l'expiration de la subvention.

4a) Responsabilité

Directeur, Finances

Action

D'accord – À partir de maintenant, tous les fonds non dépensés au terme d'une subvention seront retournés aux IRSC conformément à l'entente de SAI.

Le cadre décrit dans la réponse à la recommandation 1a) comprendra :

• Un processus clair et conforme à la Directive sur les paiements de transfert pour gérer les fonds non dépensés de la SAI à l'expiration du mandat d'un directeur scientifique.

Date d'achèvement prévue :

• Juin 2015.

4b) Responsabilité

Directeur, Finances

Action

D'accord – Couvert dans la réponse à la recommandation 4a)

Date d'achèvement prévue :

• Juin 2015.

L'entente de SAI officialise les arrangements pris par les IRSC et l'établissement d'accueil pour l'hébergement de l'institut. Bien qu'il existe un modèle d'entente utilisé de manière constante, ce modèle ne tient pas compte de toutes les conditions du programme et des exigences définies par le Conseil du Trésor pour les programmes de paiement de transfert. Voici les éléments manquants :

• une clause d'indemnisation^{Note en bas de page 1} en faveur de la Couronne, en vertu de l'exigence 8 de l'Annexe F de la Directive;
• une disposition relative à la diffusion publique de l'information, en vertu de l'exigence 14 de l'Annexe F de la Directive;
• une clause relative aux langues officielles, en vertu des conditions du programme et de l'exigence 16 de l'Annexe F de la Directive.

De plus, le modèle d'entente ne reflète pas le calendrier réel de versement des paiements.

Risque et répercussions

En l'absence de tous les éléments requis, le programme de SAI n'est pas entièrement conforme à la Directive sur les paiements de transfert du SCT. L'obligation d'inclure certains éléments dans les ententes de financement vise à limiter les risques pour les IRSC tout en permettant aux programmes d'atteindre leurs objectifs. L'omission de certains éléments peut faire courir des risques aux IRSC, sous la forme d'un resserrement de la surveillance de l'organisation ou d'une atteinte à sa réputation parmi ses intervenants. Les établissements d'accueil ignorent peut-être certaines de leurs obligations. (Tableau 1 – Risque 1)

5a) L'entente de SAI devrait être examinée et mise à jour afin de la rendre parfaitement conforme aux conditions du programme et aux exigences du CT.

5a) Responsabilité

Directeur, Finances

Action

D'accord – Le cadre décrit dans la réponse à la recommandation 1a) comprendra :

• Un modèle d'entente de SAI révisé, afin de garantir la conformité à toutes les exigences clés de la loi.

Date d'achèvement prévue :

• Novembre 2015.

Pour recevoir une SAI, l'établissement d'accueil doit remplir et soumettre une demande de financement. Les éléments devant y être inclus sont définis dans les conditions du programme. Pour une subvention, la demande constitue le principal moyen de recueillir de l'information sur l'admissibilité du bénéficiaire potentiel, et de confirmer leur compréhension de l'utilisation permise des fonds de la subvention.

Le formulaire de demande de subvention d'appui aux instituts ne contient pas les éléments obligatoires suivants :

• Description de la façon dont les DS entendent concilier la direction d'un institut des IRSC (qui devrait représenter 50 % de leur temps de travail) avec toute charge d'enseignement, de recherche ou d'administration à leur établissement d'accueil;
• Mention des exigences relatives à la déclaration de tout conflit d'intérêts par le personnel de l'établissement d'accueil qui sera employé par l'institut.

Risque et répercussions

Les éléments manquants du formulaire de demande de subvention placent les IRSC en situation de non-conformité à la Politique sur les paiements de transfert du SCT, et peuvent les priver d'information pertinente pour exercer une diligence appropriée dans l'étude des demandes. (Tableau 1 – Risque 1) Par ailleurs, l'établissement d'accueil pourrait ne pas bien comprendre ses obligations en vertu du programme de SAI.

6a) Le formulaire de demande devrait être mis à jour afin d'y ajouter les éléments manquants des conditions du programme :

• Instructions relatives à la description de l'affectation du DS à l'institut, avec espace prévu à cette fin;
• Instructions relatives à la déclaration de tout autre conflit d'intérêts relativement à la SAI, avec espace prévu à cette fin.

6a) Responsabilité

Directeur, Finances

Action

D'accord – À partir de maintenant, toutes les nouvelles demandes incluront chacun des éléments prévus dans les conditions du programme.

Le cadre décrit dans la réponse à la recommandation 1a) comprendra :

• Un formulaire de demande de SAI révisé couvrant tous les critères clés des conditions du programme, y compris les exigences relatives à la description de l'affectation du DS et à la déclaration des conflits d'intérêts.

Date d'achèvement prévue :

• Juin 2015.

Le CA a rempli son rôle à l'égard de l'établissement et du maintien des instituts par la création initiale des 13 instituts, la mise sur pied d'une structure de soutien aux IRSC, et la nomination des DS et des membres des CCI. Le CA révise périodiquement le mandat et le rendement des instituts. Cette révision a été faite lors des deux examens internationaux, lors d'une évaluation à mi-parcours des instituts et, plus récemment, lors d'une revue du modèle des instituts. Cependant, il existe des faiblesses dans la documentation des processus visant à faciliter la transition des instituts lorsqu'un nouveau DS est nommé et que les instituts déménagent dans un nouvel établissement d'accueil (EA). Voici les principaux éléments où l'absence de processus documentés a été notée :

• Nomination des nouveaux DS et déménagement des instituts à un nouvel établissement d'accueil;
• Critères et responsabilités applicables à l'évaluation et à l'approbation des demandes de SAI reçues des établissements d'accueil;
• Responsabilités et exigences applicables à la préparation de l'entente de financement de la SAI;
• Orientation (formation, description des responsabilités) des nouveaux DS et du personnel des nouveaux établissements d'accueil.

La documentation existante pour guider la transition des instituts et orienter les DS et le personnel des établissements d'accueil a besoin d'être rafraîchie. Actuellement, ces activités dépendent surtout de la mémoire organisationnelle et de discussions informelles entre membres du personnel des instituts en poste à Ottawa (PIPO). À la suite de la revue du modèle des instituts, le PIPO cessera d'exister comme entité distincte, et le personnel et ses fonctions seront réaffectés à d'autres portefeuilles.

Risque et répercussions

Ce manque de documentation, conjugué à la perte d'un soutien exclusif et de la mémoire organisationnelle détenue par le PIPO, augmente le risque d'incohérence dans la gestion de la transition des instituts. Il est possible que les DS et le personnel des instituts ne reçoivent pas la formation et l'information nécessaires pour comprendre et respecter pleinement leurs obligations associées à la SAI. (Tableau 1 – Risque 2)

7a) Les responsabilités et les processus associés aux principales activités des instituts devraient être documentés, ou mis à jour s'il existe de la documentation. Les aspects à couvrir sont :

• Nomination des DS et transition des instituts;
• Évaluation des demandes des EA;
• Préparation de l'entente de SAI;
• Orientation du DS et du personnel des EA.

7a) Responsabilité

Directeur, Ressources humaines

Action

D'accord

La recommandation 7a) concorde avec un livrable clé des RH pour l'année financière 2015-2016 :

• Les RH se chargent d'activités auparavant dirigées par les Affaires des instituts, y compris le recrutement des DS, l'envoi des lettres d'offre, de nomination et de renouvellement, la transition des instituts et l'orientation (les Finances seront responsables des ententes de SAI).
• Dans le cadre de la prise en charge de ces responsabilités, les RH dirigeront des activités de schématisation et d'amélioration des processus fondées sur les principes LEAN, pour assurer la définition de toutes les activités, la clarification des rôles et la réalisation de gains d'efficacité. La documentation officielle, l'attribution des rôles et la communication des processus feront partie du plan de gestion du changement.

Date d'achèvement prévue :

• Date d'achèvement prévue le 31 mars 2016; cependant, les examens ont déjà débuté dans le cadre du transfert de responsabilité entre les Affaires des instituts et les RH.

Les instituts gèrent des documents qui font partie du fonds documentaire des IRSC et qui sont soumis à la Loi sur l'accès à l'information ou à la Loi sur la protection des renseignements personnels (AIPRP) et aux politiques du Conseil du Trésor. Certains instituts ont implanté un système clair de gestion des documents. Le DS est informé de ses obligations liées à la tenue de documents et à l'AIPRP dans sa lettre d'offre et dans le plan de rendement récemment introduit; cependant, au-delà de la discussion initiale, les mécanismes de soutien et de contrôle en place pour assurer la bonne gestion des documents sont rudimentaires. La mise en œuvre prévue d'Infonet et l'accès sécurisé à l'intranet des IRSC pour les instituts aideront ceux-ci à gérer l'information conformément aux exigences du CA.

Risque et répercussions

S'ils ne sont pas sensibilisés à leurs obligations en matière de gestion de l'information, et s'ils ne reçoivent pas de formation et de soutien à cette fin, les instituts et leurs DS risquent de ne pas pouvoir protéger des documents des IRSC, d'appauvrir la mémoire organisationnelle, et de ne pas pouvoir adéquatement protéger ou rendre disponibles les renseignements privés de Canadiens en vertu des lois sur l'AIPRP et de la Politique sur la gestion de l'information et de la Directive sur la tenue de documents du CT. (Tableau 1 – Risque 2)

8a) Les DS devraient être mis au courant de leurs responsabilités et obligations à l'égard de la gestion de l'information créée par les instituts.

8b) Le personnel de la Gestion de l'information des IRSC devrait soutenir les instituts en leur fournissant des procédures à suivre, des outils et de la formation sur leurs obligations en matière de gestion de l'information, y compris sur les exigences liées à l'accès à l'information, à la protection des renseignements personnels et à la sécurité.

8a) Responsabilité

Dirigeant principal de l'information

Action

D'accord

• La question des rôles et responsabilités en matière de gestion de l'information (GI) sera résolue avec l'introduction d'InfoNet, qui devrait débuter en juin 2015.
• La sensibilisation à la GI fait partie de la stratégie de mise en œuvre d'InfoNet.

Date d'achèvement prévue :

• Août 2015.

8b) Responsabilité

Dirigeant principal de l'information

Action

D'accord

• L'équipe de la GI met actuellement à jour son matériel de formation sur la GI/sensibilisation à la GI. Le nouveau matériel sera affiché dans l'intranet, et des invitations à des séances de formation seront envoyées cet automne.
• L'équipe de la GI s'assurera que les instituts sont couverts par la stratégie de communication.

Date d'achèvement prévue :

• Mars 2016.

Les instituts constituent un prolongement des IRSC et représentent l'organisation auprès des Canadiens et du milieu de la recherche. Cela les oblige à se conformer aux articles de la Loi sur les langues officielles (LLO) liés à la prestation des services (Partie IV de la Loi) et à la promotion du français et de l'anglais (Partie VII), y compris à l'obligation de porter une attention toute particulière aux besoins des  communautés linguistiques minoritaires. Les responsabilités du DS relativement aux parties IV et VII de la Loi, telles que décrites ci-dessus, sont définies dans la politique interne des IRSC sur les langues officielles. Les membres du PIPO jouent un rôle clé pour s'assurer que les activités des instituts respectent ces exigences liées aux langues officielles. Par exemple, dans la planification d'une conférence, ils veillent à ce que toutes les communications et la documentation soient disponibles dans les deux langues. Bien que cette obligation de soutien soit bien comprise par les employés du PIPO actuel, elle n'est pas documentée dans les profils de rôle du PIPO, problème qui est aggravé par la dissolution de l'unité du PIPO et la réassignation de ses fonctions et de ses membres aux IRSC.

Risque et répercussions

À la suite de la dissolution de l'unité du PIPO et de la réaffectation de ses effectifs dans d'autres portefeuilles, les instituts risquent de ne pas être informés de leurs obligations en vertu de la LLO, ou de devenir incapables de les remplir. Les faiblesses dans ce domaine pourraient nuire à la capacité des IRSC de nouer des dialogues avec leurs intervenants, ternir la réputation de l'organisme dans le milieu scientifique et parmi le public, et entraîner des plaintes officielles contre l'organisation à propos des langues officielles. (Tableau 1 – Risque 2)

9a) Les responsabilités liées au soutien à fournir aux instituts pour assurer le respect de leurs obligations en vertu de la LLO devraient être clarifiées, documentées et attribuées au nouveau personnel responsable, une fois que le PIPO aura été réaffecté.

9b) Les DS devraient être pleinement informés de leurs obligations en vertu de la LLO par le biais de la documentation, de la formation et des activités de sensibilisation.

9a) Responsabilité

Directeur, Ressources humaines

Action

D'accord

• Le directeur des RH (orientation sur les employés) copréside le sous-comité des langues officielles avec le directeur de RACE (orientation externe/communautaire).
• Une mise à jour de la Politique et du Plan d'action sur les langues officielles a récemment été approuvée par le CEHD/CHD.
• La Politique sur les langues officielles clarifie les rôles et responsabilités. Le plan de gestion du changement comportera de la documentation officielle, l'attribution des rôles et la communication du processus.

Date d'achèvement prévue :

• En cours.

9b) Responsabilité

Directeur, Ressources humaines

Action

D'accord

• La Politique et le Plan d'action sur les langues officielles ont été communiqués aux DS au conseil scientifique. Les nouveaux DS recevront de l'information concernant la Politique sur les langues officielles et leur rôle dans le cadre du nouveau processus d'accueil intégré aux IRSC.
• Le sous-comité des langues officielles continuera de mettre en œuvre et de surveiller le Plan d'action sur les langues officielles.

Date d'achèvement prévue :

• En cours.

Le processus actuel de rapport sur le rendement des instituts se compose d'indicateurs du rendement qui sont définis dans la Structure de gestion des ressources et des résultats, et dont les résultats sont transmis dans le Rapport ministériel annuel sur le rendement. Les deux indicateurs couvrent l'investissement de partenaires et la collaboration d'intervenants dans des initiatives de recherche des instituts. Les instituts préparent également un rapport annuel à soumettre au conseil d'administration. Ce rapport est axé sur la répartition des fonds de recherche de 8,6 millions de dollars investis par les instituts, ainsi que sur les partenariats et le total des investissements des IRSC dans les secteurs couverts par le mandat des instituts. Les impacts des instituts sont rapportés au moyen d'études de cas. Il n'existe pas d'indicateurs ou de rapports de rendement spéciaux pour les retombées des SAI. Bien que la majeure partie des fonds de la SAI soit consacrée au fonctionnement quotidien des instituts – salaires, locaux, équipement, etc. –, une partie sert également au développement des instituts et à l'engagement de leurs communautés de chercheurs. Dans la lettre confirmant la nomination des DS, il est mentionné que le budget annuel de la SAI doit être soutenu par un plan d'activités. Auparavant, cette exigence était remplie par un plan d'activités d'engagement de trois ans joint au plan opérationnel des instituts; cependant, cette pratique n'a plus cours.

Risque et répercussions

En l'absence d'indicateurs et de rapports de rendement significatifs pour le programme de SAI, la haute direction des IRSC ne peut pas déterminer dans quelle mesure les instituts utilisent efficacement leurs fonds pour promouvoir leurs propres objectifs et ceux des IRSC. (Tableau 1 – Risques 3,4)

10a)  Les IRSC devraient inclure des indicateurs de rendement significatifs pour le programme de SAI dans le cadre de leur évaluation régulière du rendement et de la pertinence des instituts. Ces indicateurs devraient être examinés dans le contexte des indicateurs de rendement établis pour l'ensemble des instituts et de la SAI, et des objectifs de rendement établis pour les DS.

10a) Responsabilité

Directeur, Rendement et Responsabilisation

Action

D'accord

• Les IRSC appliquent actuellement les recommandations de la revue du modèle des instituts, notamment en élaborant un nouveau cadre d'évaluation de l'impact des instituts. À partir de ce travail, on concevra une stratégie de mesure du rendement et un modèle logique, qui assureront l'établissement et la surveillance d'indicateurs de rendement pour le programme de SAI.

Date d'achèvement prévue :

• Juin 2016.

Une évaluation des risques du programme de SAI a été achevée dans le cadre de la présentation au CT sur les conditions modifiées du programme en 2008. À la suite des changements apportés aux conditions, trois nouveaux risques avaient été désignés, avec des contrôles compensatoires:

• Risque : Incapacité d'atteindre les résultats prévus
  • Contrôle : Surveillance continue du succès
  • Contrôle : Efforts continus pour accroître les ressources à la disposition de la recherche en santé
  • Contrôle : Informer davantage le public sur la recherche en santé et mieux le sensibiliser à son importance
  • Contrôle : Rationalisation du programme pour canaliser les ressources vers les priorités
• Risque : Transitions des instituts
  • Contrôle : Plan de transition des instituts
• Risque : Mauvaise utilisation des fonds
  • Aucune mesure particulière; risque jugé faible en raison du montant peu élevé des fonds (par rapport à l'ensemble des fonds gérés par les établissements d'accueil) et de l'expérience des établissements d'accueil dans la gestion de subventions.

Ces risques ne font pas l'objet d'une surveillance continue visant à déterminer si les mesures d'atténuation ont été appliquées avec succès, ou si les risques doivent être révisés à la suite de changements dans l'environnement.

Risque et répercussions

Sans une surveillance continue de l'environnement interne et externe, on ne peut savoir si les mesures d'atténuation ont été appliquées, si elles ont produit les résultats désirés, ou si les risques désignés existent toujours. (Tableau 1 – Risque 3,4)

11a) Un processus pour surveiller les risques du programme sur une base périodique devrait être établi, afin de déterminer si :

• les risques, tels que désignés, existent toujours;
• d'autres risques devraient être évalués;
• les mesures d'atténuation définies pour des risques particuliers ont été appliquées avec succès.

11a) Responsabilité

Directeur, Finances

Action

D'accord – Le cadre décrit dans la réponse à la recommandation 1a) comprendra :

• Un processus continu d'évaluation et de surveillance des risques visant à s'assurer que tous les risques du programme de SAI soient cernés, mis à jour, et atténués efficacement.

Date d'achèvement prévue :

• Novembre 2015.

1. La politique de paiement des dépenses des membres des conseils consultatifs d’institut (CCI) n’est pas conforme à la Loi sur les IRSC.

2. Il n’existe aucun processus d’évaluation pour s’assurer que  les modifications apportées au programme de SAI sont conformes aux conditions du programme.

4. Les soldes non dépensés retournés aux IRSC lorsque les instituts changent d’établissement d’accueil ne sont pas gérés conformément aux conditions du programme et aux exigences de la Directive sur les paiements de transfert.

5. Le modèle d’entente de SAI n’est pas entièrement conforme aux exigences des conditions modifiées du programme et aux exigences de la Directive sur les paiements de transfert définies à l’Annexe F : Dispositions des ententes de financement pour subventions.

6. Le formulaire de demande de SAI ne contient pas tous les éléments exigés en vertu des conditions modifiées du programme.

La non-conformité aux politiques du Conseil du Trésor sur les programmes de paiements de transfert, aux conditions du programme et à la Loi sur les IRSC pourrait entraîner une réduction du financement des IRSC, un resserrement de la surveillance de l’organisation, ou une atteinte à sa réputation auprès de ses intervenants.

7. La documentation des processus lors de la transition d’un institut requiert des améliorations.

8. Les responsabilités associées à la gestion de l’information et des documents des IRSC conservés par les instituts ne sont pas clairement attribuées et documentées.

9. Les responsabilités à l’égard du soutien en matière de langues officielles à fournir aux DS et au personnel des instituts ne sont pas documentées.

Le manque de documentation ou les incohérences dans l’application de la structure de gouvernance actuelle pourraient créer de la confusion et entraîner une utilisation inappropriée des fonds publics.

3. Des faiblesses en matière de rapport et de surveillance de l’utilisation prévue et réelle des fonds de la SAI ont entravé la gestion du versement des fonds aux instituts.

10. Il n’existe pas d’indicateurs de rendement propres au Programme de subventions d’appui aux instituts.

11. Les risques du programme de SAI ne sont pas surveillés de manière continue.

Un contrôle des opérations et de la gouvernance qui ne correspond pas aux risques pourrait mener à des dépenses inappropriées et au gaspillage de ressources.

La prise de décision et la planification pourraient être basées sur de l’information inexacte et/ou insuffisante.

1. Le conseil d’administration a :

a. établi/maintenu les instituts, en a déterminé le mandat, en a nommé les DS, et a clos leurs activités;

2. Il existe des processus documentés pour soutenir la prise de décision en temps opportun :

a. transparence, équité, indépendance et approche structurée dans la sollicitation et l’étude des candidatures des DS et dans la sélection des DS

3. L’entente de SAI est conforme aux conditions révisées du programme et aux exigences définies à l’Annexe F de la Directive sur les paiements de transfert.

Observation 2
Importantes améliorations requises

Observation 5
Problèmes modestes

4. La Structure de gestion, des ressources et des résultats des IRSC décrit les résultats stratégiques/retombées attendus et les activités clés des instituts.

5. L’information demandée aux établissements d’accueil se limite aux rapports d’activité et de rendement des instituts.

6. Le nouveau modèle d’entente de SAI se reflète dans le cadre de mesure du rendement et le Plan de vérification et d’évaluation fondé sur les risques des IRSC.

7. Tous les instituts ayant signé une entente de SAI après 2008 ont utilisé les conditions révisées du programme.

8. Tous les instituts sont dirigés par un DS employé par un établissement canadien.

9. La demande de formation d’un institut décrit :

• comment les objectifs du programme de SAI seront atteints;
• les activités possibles;
• un budget annuel proposé;
• les détails de l’affectation du DS par l’établissement.

10. Le budget proposé joint à la demande ne comprend que les coûts admissibles.

11. Le montant accordé représente 100 % du budget proposé, et ne dépasse pas 1 250 000 $.

12. Les instituts ne peuvent pas recevoir de financement d’autres sources fédérales. (Limite sur le cumul à 100 %)

13. Les candidats aux postes de DS déclarent leur statut d’anciens fonctionnaires en vertu des Lignes directrices sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat.

14. L’environnement de travail dans les instituts est propice à l’utilisation des deux langues officielles.

15. Les IRSC mettent fin à la subvention d’un institut lorsque son établissement d’accueil ou son DS cessent d’y être admissibles.

16. Le président :

a. S’assure que les conditions du programme de SAI sont pertinentes et contribuent efficacement à l’atteinte des objectifs des IRSC et du gouvernement, en plus de soutenir/concorder avec :

• la Structure de gestion, des ressources et des résultats des IRSC;
• les résultats d’examens périodiques des dépenses, comme les examens stratégiques.

• existe;
• est périodiquement mise à jour;
• soutient l’évaluation du programme;
• soutient l’examen de la pertinence et de l’efficacité du programme;
• fait en sorte que les indicateurs recueillis dans le cadre de la stratégie sont utilisés pour la surveillance du programme et la prise de décision sur le programme.

17. L’information sur la SAI – y compris sa description, les exigences applicables à la demande, les conditions d’admissibilité et les critères d’évaluation – est facilement accessible aux bénéficiaires potentiels et au grand public.

18. Les instituts reçoivent le montant minimum requis pour atteindre les objectifs du programme.

19. Les ententes de financement avec les bénéficiaires doivent s’assurer :

a. qu’une entente existe avec le bénéficiaire de la SAI avant le versement du premier paiement;

20. Les pouvoirs de signature de documents financiers sont exercés et vérifiés conformément à l’Instrument de délégation des pouvoirs de signature en matière financière des IRSC au moment :

a. de la signature de l’entente de SAI (article 32)

21. Les membres des conseils consultatifs :

a. ne reçoivent pas de salaire

22. L’information et la documentation sur les SAI sont gérées en conformité avec les lois et règlements.

a. Les documents et l’information comptables sont gérés en conformité avec les lois et règlements gouvernementaux.

23. Une évaluation documentée des risques a été effectuée pour s’assurer que le degré de surveillance des bénéficiaires et les rapports exigés des bénéficiaires, y compris le degré d’attestation ou de vérification requis des bénéficiaires pour tout rapport, reflètent les risques propres au programme, la valeur du financement par rapport aux coûts administratifs, et le profil de risque des bénéficiaires.

24. Des activités de gestion continue des risques ont lieu pour limiter au minimum les risques résiduels et l’exposition au risque.

25. Les rapports financiers et non financiers sont soumis à un examen visant à en assurer l’intégralité, l’exactitude, la pertinence, la conformité au délai de présentation et le caractère raisonnable, et sont utilisés pour la prise de décisions.

26. On examine les rapports financiers afin de comparer les dépenses prévues et réelles et d’analyser/expliquer les écarts entre les deux.

1. L’obligation de comparer les dépenses prévues et réelles et d’expliquer les écarts est documentée.
2. La responsabilité de comparer les dépenses prévues et réelles et d’expliquer les écarts est connue, comprise et appliquée en conséquence.
3. La direction examine les rapports préparés sur les écarts.
4. La direction examine l’information continuellement en temps opportun.
5. L’information sert à la prise de décisions.