Examens internes aux IRSC – Réponse de la direction et plan d'action

Mai 2016

Contexte

Lorsque nous avons entrepris la réforme de nos programmes ouverts et de nos processus d'évaluation par les pairs aux IRSC, nous nous sommes engagés à mesurer régulièrement nos progrès. En évaluant la mise en œuvre des changements ainsi que nos capacités internes, nous pouvions apprendre de nos expériences et rectifier le tir, au besoin.

En 2015, les IRSC ont commandé deux examens internes :

  • Mission de consultation de la Vérification interne – pour évaluer les leçons tirées des concours pilotes dans le cadre de la réforme;
  • Examen indépendant du projet de gestion de la relation client (CRM) dans le cadre de la réforme – pour évaluer les systèmes opérationnels.

Ces examens portaient principalement sur les capacités et les processus internes et visaient à produire des conclusions pour améliorer l'efficacité des activités internes des IRSC, et ainsi respecter notre engagement global à atteindre l'excellence organisationnelle.

Le plan d'action qui suit met en relief nombre des mesures que nous prenons pour améliorer nos processus internes à la lumière des commentaires issus des examens. Les IRSC remercient les nombreux employés qui ont contribué à ces examens par leur expérience et leur point de vue. Leur contribution aidera à renforcer notre milieu de travail, alors que nous réalisons les phases de la réforme qui restent.

Conclusions et plan d'action

Les examens ont mis en lumière un certain nombre de forces internes, notamment les suivantes :

  • les principales activités de planification ont été entreprises comme il se doit;
  • les documents et les outils de planification ont été bien conçus;
  • les concours pilotes ont été réalisés dans les délais prévus grâce à une équipe de projet leur étant consacrée;
  • la mobilisation des employés dans les concours pilotes s'est traduite par un dévouement et un engagement accrus en période de changement.

Les examens ont également permis de relever un certain nombre d'améliorations possibles dans les cinq sphères suivantes :

  • gouvernance;
  • communications et engagement des intervenants;
  • information destinée à la prise de décisions par les comités de haut niveau;
  • gestion et planification de projet;
  • engagement des intervenants internes et incidence sur le personnel.

Les IRSC ont accepté les recommandations issues des examens et, en conséquence, prennent les mesures qui suivent.

Gouvernance

Plan d'action : La structure générale de gouvernance et de prise de décision établie pour les concours pilotes et la mise en œuvre de la réforme a été revue afin qu'elle demeure adaptée aux besoins actuels des IRSC, au moment où s'amorce la dernière étape de ce vaste projet. Dans le cadre de ce processus, les IRSC ont examiné leur culture de gouvernance actuelle, en se concentrant sur la manière dont les décisions sont remises en cause et les hypothèses de planification sont posées. Cette démarche a mené à la création d'une nouvelle structure de gouvernance pour mieux soutenir l'infrastructure de TI. La structure de gouvernance et de prise de décision continuera à faire l'objet d'un examen régulier.

Communications et engagement des intervenants

Plan d'action : Les IRSC revoient leur stratégie et leurs pratiques de communication pour améliorer les communications avec le public concernant les concours pilotes et la mise en œuvre de la réforme. Cette révision permettra de renforcer des éléments stratégiques de la réforme, de mobiliser davantage les directeurs scientifiques et les instituts, et d'intégrer des experts de la Direction des communications et de la sensibilisation du public, du Portefeuille de la recherche, de l'application des connaissances et de l'éthique, et du Portefeuille des affaires extérieures et du développement d'entreprise. Cette mesure prévoit entre autres la création d'un centre de contact et l'engagement d'adopter de nouvelles façons de communiquer et de collaborer pour accroitre la clarté et la transparence.

Information destinée à la prise de décisions par les comités de haut niveau

Plan d'action : L'ensemble des activités de gouvernance et de rapport appuyant le groupe de travail et le comité directeur de la mise en œuvre de la réforme a été revu. Ces activités ont été améliorées pour mieux appuyer le comité dans ses rôles et responsabilités, tels qu'ils sont définis dans son mandat, ainsi que pour fournir des données d'analyse pertinentes et à jour à l'appui de la prise de décisions. Les IRSC ajustent également leurs processus de gestion des changements pour inclure une analyse exhaustive des incidences sur les ressources opérationnelles et les couts avant de procéder à tout changement. Le comité directeur a été reconstitué; il se réunira toutes les deux semaines et exercera une supervision complète des fonctions de gestion administrative et financière et de planification de projet pour la réforme.

Gestion et planification de projet

Plan d'action : Pour les prochains concours pilotes, le Portefeuille de la recherche, de l'application des connaissances et de l'éthique et la Direction de la gestion d'information, de la technologie et de la sécurité ont établi des procédures de gestion de projet afin de définir les règles opérationnelles applicables aux différents concours pilotes. Un processus amélioré de gestion des changements et de contrôle est ainsi prévu. Les IRSC intègreront également une analyse rétrospective approfondie à chaque concours pilote et se serviront des données sur le rendement, des systèmes et de l'information budgétaire disponible afin de mieux planifier les prochaines activités.

Engagement des intervenants internes et incidence sur le personnel

Plan d'action : Les IRSC continueront à interroger le personnel pour obtenir des données supplémentaires sur l'engagement des employés. De plus, les IRSC tiennent des entrevues de départ, des discussions de suivi ou des rencontres de consultation avec les personnes ayant quitté leurs fonctions liées aux concours pilotes afin d'optimiser la transmission des leçons apprises. Les IRSC réexamineront également les priorités organisationnelles et les adapteront en fonction des résultats de l'évaluation susmentionnée. Enfin, les IRSC continueront de former le personnel sur l'utilisation des nouvelles applications de TI.

Aux IRSC, nous croyons à l'amélioration continue et nous sommes déterminés à faire en sorte que nos processus décisionnels, nos systèmes de soutien des TI et nos pratiques de gestion de projet répondent aux normes les plus élevées. Nous sommes convaincus que les mesures susmentionnées permettront de renforcer notre gouvernance, nos communications et nos processus internes, pour ainsi faciliter la mise en œuvre de la dernière phase de la réforme.

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