Mission de consultation de l'équipe Vérification interne : Approvisionnement et pouvoirs dans les processus d'achat à grande échelle (Rapport final)

16 mai 2016

Aperçu

Historique d'approvisionnement de la solution de jumelage évaluateur-projet

Année Mois Évènement
2013 Oct. Création du comité directeur sur la mise en œuvre de la réforme
Nov. Présentation des résultats de l'analyse du contexte menée par l'entreprise Emerion au comité directeur sur la mise en œuvre de la réforme
2014 Janv. Recours à l'entreprise RFP Solutions pour élaborer la demande de propositions (DP) visant la solution de jumelage évaluateur-projet
Mars Recours au cabinet Samson & Associés pour des conseils en approvisionnement
Avril Élaboration de la stratégie d'approvisionnement
Juin Publication de la DP sur le site achatsetventes.gc.ca
Août Publication de réponses aux 19 questions posées par des soumissionnaires
Réception et évaluation des soumissions, dont aucune ne sera retenue
Sept. Modification de la DP et publication de la deuxième version
Oct. Conférence des soumissionnaires
Réception et évaluation des soumissions, et sélection du soumissionnaire retenu
Déc Signature du contrat avec Elsevier
2015 Mise en œuvre du contrat d'Elsevier et gestion continue

Volets de l'approvisionnement abordés

Résumé

Points forts

Points forts de l'approvisionnement

Possibilités

Politique sur la gestion des projets

Exigences

Recommendations

Les IRSC devraient élaborer un processus et un cadre de gestion de projet reposant sur une évaluation de la complexité et des risques ainsi que sur des pratiques d'établissement des coûts cohérentes afin de faciliter les futures activités d'approvisionnement.

Politique sur la planification des investissements

Exigences

Recommendation

Le plan d'investissement des IRSC doit être mis à jour et inclure tous les projets importants, y compris la solution de jumelage évaluateur-projet. Il doit être mis à jour régulièrement et intégré à un cadre général de gestion de projet

Statut

Ressources et expertise technique

Recommendations

Un processus devrait être élaboré pour cerner les lacunes en matière d'expertise au moment de mettre en œuvre des activités d'approvisionnement très complexes.

Prochaines étapes recommandées – Projet FAIS

Continu
  • Mise à jour du plan d'investissement pour y inclure le projet FAIS (qui comprend la solution de jumelage évaluateur-projet)
  • Prolongement d'un an du contrat actuel de la solution, à un coût réduit, afin de laisser le temps au système d'évoluer et de mener une étude de faisabilité adéquate à la suite de l'essai-pilote
Étape 1
  • Réalisation d'une étude de faisabilité à la suite de l'essai-pilote pour déterminer si le système répond aux besoins des IRSC et si la solution est viable à long terme
  • Mise en œuvre d'une analyse du contexte pour déterminer si de nouvelles technologies ou de nouveaux fournisseurs ont vu le jour ou sont arrivés sur le marché depuis l'acquisition de la solution
Étape 2
  • Évaluation visant à déterminer s'il faut poursuivre l'approvisionnement et l'utilisation du système
    • Si OUI : Procéder à une ECRP, examiner les coûts actuels du projet et déterminer si le pouvoir d'approbation actuel est adéquat. Si non, demander l'approbation du CT
    • Si NON : Envisager d'autres options d'approvisionnement
Étape 3
  • Étude des options d'approvisionnement

Options d'approvisionnement

Option d'approvisionnement no 1 – Solution de jumelage évaluateur-projet

Effectuer l'approvisionnement sur mesure à l'interne

En vertu du paragraphe 28(1) de la Loi sur les Instituts de recherche en santé du Canada, les IRSC peuvent obtenir des biens et services à l'extérieur de l'administration publique fédéraleNote en bas de page *. Toutefois, si l'approvisionnement représente plus de 2 millions de dollars, il doit être géré par SPAC au nom des IRSC. Sinon, ces derniers doivent obtenir l'approbation préalable du Conseil du trésor (par une présentation au Conseil du Trésor).

Avantages Désavantages
  • Les IRSC conservent le contrôle général
  • Les IRSC sont pleinement responsables
  • Bâtit la capacité interne pour l'avenir
  • Moins grand fardeau administratif
  • Délai d'exécution raccourci
  • Plus grande flexibilité immédiate en l'absence de changements importants
  • Nécessité d'engager des experts externes
  • Limite de 2 millions de dollars
  • Contraintes en cas d'augmentation des coûts ou de changements importants
  • Éléments à prendre en considération pour la viabilité à long terme
  • Risque de coûts plus élevés qu'avec les autres méthodes

Option d'approvisionnement no 2 – Solution de jumelage évaluateur-projet

Instruments préconcurrentiels d'achat

Peuvent entraîner des offres à commandes, des ententes en matière d'approvisionnement ou des contrats d'autorisation de tâches. Les ministères et les organismes doivent toujours envisager l'utilisation de ces instruments d'achat comme première méthode d'approvisionnement en biens et en services.

Avantages Désavantages
  • Risque minime puisque les entreprises sont préévaluées et présélectionnées
  • Coût généralement inférieur – économies d'échelle
  • Les délais sont minimaux par rapport aux contrats d'approvisionnement sur mesure
  • Accessibles par un processus prédéfini
  • Responsabilité partagée
  • Utilisation des ressources internes
  • Solutions répondant aux besoins des IRSC limitées
  • Perte de contrôle et de flexibilité, puisqu'assujettis aux contraintes de SPAC
  • Beaucoup d'exigences obligatoires
  • Ne bâtissent pas la capacité interne
  • Moins de flexibilité si les coûts dépassent 2 millions de dollars

Option d'approvisionnement no 3 – Solution de jumelage évaluateur-projet

Préavis d'adjudication de contrat (PAC)

« [U]n avis public destiné aux fournisseurs pour leur faire part de l'intention d'un ministère ou d'un organisme d'attribuer à un fournisseur sélectionné à l'avance, jugé comme étant le seul fournisseur en mesure d'exécuter les travaux, un contrat pour un bien, un service ou des travaux de construction, ce qui permet aux autres fournisseurs de signaler leur intérêt à soumissionner en présentant un énoncé des capacités. Si aucun autre fournisseur ne présente d'énoncé des capacités qui satisfait aux exigences établies dans le PAC, l'agent de négociation des contrats peut alors procéder à l'attribution du contrat au fournisseur sélectionné à l'avance »Note en bas de page 2

Avantages Désavantages
  • Processus efficace et économique
  • Juste, ouvert et transparent
  • Donne aux fournisseurs potentiels l'occasion de démontrer, par un énoncé des capacités, qu'ils sont en mesure de satisfaire les exigences établies dans le PAC
  • Plus de chances de conserver le fournisseur actuel
  • Peut être perçu comme manquant de transparence
  • Si une contestation valide du PAC est reçue d'un fournisseur, le processus concurrentiel approprié doit être utilisé
  • SPAC recommande d'éviter l'attribution d'un contrat à fournisseur exclusif, car elle est considérée comme un processus non concurrentiel
  • Nécessite de consigner la justification du processus non concurrentiel

Option d’approvisionnement no 4 – Solution de jumelage évaluateur-projet

Services publics et Approvisionnement Canada

SPAC est normalement l’autorité contractante pour les gros contrats complexes d’approvisionnement en biens et en services des ministères, qui sont souvent la dépense la plus importante d’un projet. Des gestionnaires de comptes affectés à chaque ministère et organisme offrent des conseils et des solutions en approvisionnement.

Avantages Désavantages
  • SPAC assume l'entière responsabilité
  • Des mesures de contrôle sont en place pour atténuer les risques
  • Pouvoir supérieur pour les activités d'approvisionnement importantes et à long terme
  • Juste, ouvert et transparent
  • N'utilise pas plus de ressources des IRSC que les autres options
  • Le fournisseur peut être conservé pour une plus longue période
  • Gestionnaire de compte désigné
  • Le processus assure la conformité aux règlements
  • Aucun coût pour les services d'approvisionnement, l'expertise ou les conseils
  • Réduit les risques contractuels
  • Délai d'exécution plus long à établir
  • Risque d'accroître le fardeau administratif
  • Perte de contrôle des IRSC sur le processus d'approvisionnement
  • Moins de flexibilité et de capacité d'adaptation au changement
  • Supervision accrue des exigences de conformité et des pouvoirs

Recommandation d’option d’approvisionnement

Autres observations

Annexes

Annexe A – Questions examinées

Pouvoirs et politiques

Ressources et expertise

Pratiques communes

Avenir

Annexe B – Pouvoir d’approbation et de passation des marchés

Le pouvoir d'autorisation d'un projet diffère du pouvoir de passation d'un marché

  Pouvoir d'approbation de projets Pouvoir de passation de marchés
Source
  • Politique sur la gestion des projets
  • Politique du Conseil sur la planification des investissements
  • Loi sur l'administration financière
  • Délégation des pouvoirs de signer des documents financiers
  • Politique sur les marchés du Conseil du Trésor
Définition
  • Le pouvoir d'entreprendre un nouveau projet**
  • Les projets peuvent inclure des contrats
  • Le pouvoir d'acheter des biens ou des services jusqu'à une certaine limite (autorisation de dépenser - section 32)
  • Des contrats peuvent faire partie des projets
Limites* du pouvoir des IRSC
  • 1 M$ (coûts totaux)
  • 400 k$ (biens)
  • 2 M$ (services)
Au-delà de la limite
  • Demande d'autorisation au Conseil du Trésor
  • Approvisionnement par les Travaux publics

Annexe C – Références

Autres références consultées :

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