Rapport annuel - Loi sur l'accès à l'information
1er avril 2013 – 31 mars 2014
Introduction
Les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) sont heureux de présenter au Parlement leur rapport annuel sur l'application de la Loi sur l'accès à l'information pour l'exercice financier commençant le 1er avril 2013 et se terminant le 31 mars 2014. Le présent rapport est présenté conformément à l'article 72 de la Loi.
La Loi sur l'accès à l'information a pour objet de fournir un droit d'accès à l'information aux dossiers sous le contrôle des agences gouvernementales telles que les IRSC.
Les IRSC sont le principal organisme fédéral responsable du financement de la recherche en santé au Canada. Le concept des IRSC est unique – il s'agit d'une approche multidisciplinaire, mise en œuvre par l'entremise de treize instituts « virtuels », chacun œuvrant dans un domaine particulier et favorisant le soutien des chercheurs et la collaboration en vue d'atteindre des objectifs communs. Les instituts réunissent des chercheurs qui étudient les problèmes de santé sous différentes perspectives et tirent parti des forces de chacune des approches préconisées.
Selon la Loi sur les Instituts de recherche en santé du Canada, les IRSC ont pour mission d'exceller, selon les normes internationales reconnues de l'excellence scientifique, dans la création de nouvelles connaissances et leur application en vue d'améliorer la santé de la population canadienne, d'offrir de meilleurs produits et services de santé, et de renforcer le système de santé au Canada.
Les IRSC rendent des comptes au Parlement par l'intermédiaire de la Ministre de la Santé.
Les IRSC sont dirigés par un président et un conseil d'administration composé d'au plus dix-huit membres nommés par le gouverneur en conseil. Le conseil d'administration définit l'orientation stratégique, les objectifs et les politiques globaux. Il se charge également de la création, du maintien ou de l'abolition des instituts de recherche en santé, ainsi que de la définition de leur mandat. Conformément à la Loi sur les IRSC, le conseil d'administration est responsable de la gestion des IRSC et exerce notamment les attributions suivantes : établir l'orientation stratégique, les objectifs et les politiques des IRSC; évaluer leur rendement et approuver leur budget; établir un processus d'examen par les pairs pour les projets de recherche proposés aux IRSC; approuver le financement des projets de recherche; autoriser les dépenses supplémentaires en vue de réaliser la mission des IRSC; établir des politiques qui favorisent la consultation des personnes et des organismes qui s'intéressent à la recherche en santé de même que la collaboration avec ces personnes et organismes; régler toute autre question qu'il estime liée aux activités des IRSC.
Plus d'information sur les IRSC
Les IRSC exercent leurs activités relatives à l'accès à l'information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) conformément aux principes déclarés du gouvernement selon lesquels l'information gouvernementales doit être accessible au public, sous réserve de certaines exceptions bien précises. En outre, les IRSC traitent les renseignements personnels conformément au code des pratiques équitables en matière de renseignements énoncé dans la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Organisation et délégation des pouvoirs
Pour l'application de la Loi sur l'accès à l'information, le Président des IRSC est désigné comme étant le responsable de l'organisme. Suivant l'article 73 de la Loi, le Président délègue au Vice-Président, Affaires extérieures et développement d'entreprise toutes ses attributions prévues par la Loi. Il délègue aussi au Directeur, Affaires générales et gouvernementales et au coordonnateur de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) ses attributions.
Un exemplaire de l'ordonnance de délégation de pouvoir se trouve à l'annexe A.
Le coordonnateur de l'AIPRP est la seule employée des IRSC doté de responsabilités à plein temps relativement à l'administration de la Loi sur l'accès à l'information. Elle est responsable de gérer les réponses des IRSC aux demandes officielles présentées en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, d'offrir de la formation et des conseils, d'établir des rapports et d'élaborer et de mettre à jour les chapitres des IRSC dans les répertoires publics contenant des fonds de renseignements des organismes gouvernementaux (Info Source) conservés par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Il est aussi responsable de l'élaboration et de la mise en œuvre des politiques, des lignes directrices et des procédures visant à garantir que les IRSC s'acquittent de leurs responsabilités conformément à la Loi. Elle est dotée des mêmes obligations et responsabilités pour ce qui est de l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Traitement des demandes
Les IRSC ont reçu 10 demandes au titre de la Loi sur l'accès à l'information en 2013-2014 comparativement à 19 demandes en 2012-2013. Sept demandes ont été reportées de l'exercice précédent et trois demandes ont été reportées à l'exercice 2014-2015. Quatorze demandes ont été traitées pendant la période visée par le présent rapport. Un résumé statistique faisant état des décisions relatives à ces demandes figure à l'annexe B.
Six de ces demandes ont été présentées par le secteur universitaire, deux par un organisme, une par le public et une par le secteur commercial.
Cinq demandes ont eu pour résultat la divulgation complète des renseignements demandés. Huit demandes ont entraîné la divulgation partielle des renseignements demandés, car certains de ces renseignements devaient être gardés confidentiels en raison de dispositions d'exception. Une demande n'avait aucun document existant.
Six demandes ont été traitées en trente jours ou moins et six demandes en trente-un et soixante jours ou moins. Une demande a été traitée en plus de soixante et cent-vingt-un jours cent vingt jours et une demande entre c plus de cent-vingt-un jours.
Parmi les huit demandes ayant entraînés la divulgation partielle de renseignements, les exceptions invoquées par les IRSC relativement à la Loi sur l'accès à l'information étaient les articles 19, et 21.
Vingt-deux demandes de consultation d'autres institutions et organismes ont été reçues et fermées pendant la période visée par le rapport.
Le bureau d'AIPRP traite à la fois des demandes officielles faites en vertu de la Loi et des demandes officieuses. De plus, il fournit une orientation fonctionnelle et des lignes directrices aux gestionnaires et aux employés en ce qui a trait à la divulgation de l'information et à la protection des renseignements personnels.
Le bureau d'AIPRP a traité soixante-treize demandes officieuses.
Coûts
Étant donné qu'il est difficile de retracer tous les coûts opérationnels liés à l'administration de la Loi, les statistiques d'utilisation sur les années‑personnes et les coûts ne sont que des estimations prudentes. Presque tous les coûts sont attribuables aux salaires, y compris une fraction des salaires des gestionnaires et des employés qui sont affectés à des tâches liées à la Loi.
Formation et sensibilisation
Les IRSC ont offert quatre séances d'information sur la Loi sur l'accès à l'information à vingt-un de leur personnel en 2013‑2014.
Le Coordonnateur de l'AIPRP a assisté è l'atelier annuel de l'Association canadienne d'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels pendant l'exercice financier, ainsi qu'à divers ateliers organisés par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Ces ateliers ont permis aux membres du personnel de l'AIPRP de recevoir de l'information utile sur les tendances et les pratiques exemplaires au sein de la collectivité de l'AIPRP, sur de récentes plaintes et de récents cas en instance et sur des outils qui aideraient à améliorer les normes de service dans le domaine.
Politiques, lignes directrices et procédures
Une description des rôles et des responsabilités du Bureau de l'AIPRP aux IRSC a été ajoutées au programme d'Orientation des nouveaux employés des IRSC. Ce programme est destiné à tous les nouveaux employés, y compris des employés d'expérience n'ayant jamais reçu une orientation formelle aux IRSC.
En outre, un document d'une page décrivant les différents types de dossiers, les règles de base et qui contacter pour plus d'orientation a été envoyé par courriel à tous les employés. Les employés ont été invités à imprimer et à placer le document sur leur babillard comme un rappel quotidien.
Plaintes
Deux plaintes ont été reportées de l'exercice 2011-2012 et une nouvelle plainte a été reçue pour cette exercice.
Un plaignant a allégué que les IRSC n'ont pas répondu à la demande d'accès dans les délais prévus. Une copie du dossier du traitement de la demande d'accès à l'information et copies des documents divulgués, ont été fournis au Commissariat à l'information du Canada (CIC). La demande avait été répondue dans les délais prévus. Le plaignant a indiqué qu'il n'avait pas reçu la documentation. Une deuxième copie de la documentation a été envoyée au plaignant. La plainte a été résolue.
Un plaignant a allégué que les IRSC n'ont pas bien invoqué le refus d'accès aux documents. Les IRSC ont fourni une copie du dossier du traitement de la demande au CIC. Le bureau du CIC est en désaccord avec les exemptions. Le CIC a demandé une nouvelle revue du document par les IRSC. Les IRSC consulte le tiers concerné et a décidé de publier le document dans son intégralité. Le CIC a envoyé une copie de son Rapport des résultats aux IRSC. La plainte a été résolue.
Une plainte at été déposée auprès du CIC au cours de la période visée. Cette plainte allègue que les IRSC ont incorrectement appliqué des exceptions, de manière à refuser injustement l'accès à des documents demandés. Les IRSC ont fourni une copie du dossier du traitement de la demande et copies des documents divulgués au CIC. L'enquête du CIC, était toujours en cours à la fin de la période visée par le présent rapport.
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