Information et instructions pour les administrateurs de recherche sur la gestion du Programme de bourses d’études supérieures du Canada au niveau du doctorat
Table des matières
- Définitions
- Rôles et responsabilités
- Gestion des demandes dans RechercheNet
- Quotas des établissements
- Vérification de l’admissibilité
- Processus de sélection
- Date limite de présentation des demandes
- Renseignements à la suite de l’attribution des bourses
- Contactez-nous
Définitions
Organisme : L’un des trois organismes subventionnaires fédéraux — IRSC, CRSNG ou CRSH.
Quota : Nombre maximal de demandes qu’un établissement peut transmettre dans le cadre du concours national de chaque organisme.
Titulaire de bourse : Personne titulaire d’une bourse active des IRSC, du CRSNG ou du CRSH.
BESC D : Bourse d’études supérieures du Canada au niveau du doctorat.
IRSC : Instituts de recherche en santé du Canada.
eApproval : Outil d’approbation électronique dans RechercheNet.
Établissement : Établissement canadien qui reçoit un quota dans le cadre du Programme de BESC D.
CRSNG : Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie du Canada.
CRSH : Conseil de recherches en sciences humaines du Canada.
Rôles et responsabilités
Il incombe aux établissements :
- de respecter l’Entente sur l’administration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche;
- de respecter les politiques, les lignes directrices et les dates limites du Programme de BESC D;
- de faire la promotion du programme, des instructions sur la façon de présenter une demande, de la foire aux questions et des activités et ressources d’apprentissage;
- de vérifier la légitimité et la validité des relevés fournis dans les demandes (p. ex. déterminer s’ils sont officiels et à jour);
- de fixer et d'annoncer leur date limite interne dans RechercheNet de manière à réserver suffisamment de temps pour l’évaluation des demandes avant le 21 novembre;
- de soumettre le formulaire Liste de demandes-Formulaire aux IRSC (voir la section Date limite de présentation des demandes);
- d’administrer les bourses.
Gestion des demandes dans RechercheNet
RechercheNet offre un guichet unique aux candidats et aux établissements. L’outil d’approbation électronique de RechercheNet est utilisé pour gérer les demandes et les présenter aux IRSC. Le guide détaillé pour les administrateurs de recherche, intitulé Approbation électronique des établissements de recherche, peut être consulté sur RechercheNet sous Administration, Outil d’approbation électronique (sans quota) – Administrateur d’accès.
Rôles et privilèges d’accès liés à RechercheNet
Voici un résumé des rôles que peuvent assumer les administrateurs des établissements de recherche relativement à l’outil d’approbation électronique de RechercheNet :
-
Administrateur d’accès (AA)
L’administrateur d’accès a le plus haut niveau d’autorisation. Les IRSC consignent le nom de la personne-ressource de chaque établissement à qui l’on confie le rôle d’administrateur d’accès.
Remarque : Si le rôle d’administrateur d’accès (AA) doit être modifié, les IRSC doivent en être informés par l’établissement le plus tôt possible afin d’éviter tout retard pendant le déroulement du concours.
- L’administrateur d’accès de l’outil d’approbation électronique est chargé :
- de gérer les droits d’accès de l’utilisateur principal de cet outil pour chaque programme (notez qu’il ne peut y avoir qu’un seul utilisateur principal par programme et par établissement et que l’utilisateur principal peut également agir comme administrateur d’accès);
- de gérer les droits d’accès de l’utilisateur secondaire et de l’utilisateur en lecture seule si l’utilisateur principal n’est pas disponible.
- L’administrateur d’accès de l’outil d’approbation électronique est chargé :
-
Utilisateur principal (UP)
- L’administrateur d’accès donne à l’utilisateur principal l’accès à l’outil d’approbation électronique pour un programme en particulier. Si l’utilisateur principal de votre établissement change, l’administrateur d’accès est la seule personne qui peut assigner le rôle d’utilisateur principal à quelqu’un d’autre.
- L’utilisateur principal d’un programme peut :
- gérer l’accès de l’utilisateur secondaire et de l’utilisateur en lecture seule;
- gérer les dates limites internes (globales et individuelles);
- gérer l’ensemble du processus de demande (accès, examen, approbation et soumission) pour l’organisme subventionnaire.
-
Utilisateur secondaire (US)
- L’utilisateur secondaire a accès à l’outil d’approbation électronique pour un programme en particulier.
- L’utilisateur secondaire d’un programme peut :
- gérer toutes les demandes (accès, examen, approbation) destinées à l’organisme subventionnaire.
Utilisateur en lecture seule (ULS)
- L’utilisateur en lecture seule a accès aux demandes détaillées des candidats une fois que l’utilisateur principal l’a assigné à un programme et à une ou des demandes en particulier. Il ne peut ni approuver les demandes de subvention, ni les retourner à l’utilisateur, ni les soumettre à l’organisme subventionnaire.
- L’utilisateur en lecture seule peut :
- examiner les demandes qui lui sont assignées.
Soumission de demandes aux IRSC au moyen de l’outil d’approbation électronique (eApproval) dans RechercheNet
Pour soumettre des demandes aux IRSC, les administrateurs de recherche doivent avoir le rôle d’AA, d’UP ou d’US dans RechercheNet. Autrement, ils doivent communiquer avec l’AA de leur établissement afin de soumettre les demandes par voie électronique selon le processus d’approbation électronique. Une fois la demande évaluée et approuvée par l’établissement, elle peut être soumise aux IRSC par voie électronique pour le compte du candidat.
Information pour les candidats sur le processus d’approbation électronique
Les candidats trouveront toutes les instructions concernant le processus d’approbation électronique dans « Outil d’approbation électronique – Guide du candidat », à la tâche « Entrer l’information sur la proposition », sous-tâche « Détails ».
Quotas des établissements
Chacun des établissements admissibles se verra attribuer un quota distinct par chaque organisme dans le cadre du Programme de BESC D. Pour de plus amples renseignements sur les quotas pour les IRSC, consultez les Quotas pour le Programme de bourses d’études supérieures du Canada au niveau du doctorat (BESC D) des IRSC.
Les candidats qui s’identifient comme Autochtones sont EXCLUS du quota des établissements.
La personne qui souhaite s’identifier comme candidat autochtone doit remplir le « Bourse d’études supérieures du Canada – bourses au doctorat (BESC D) : Formulaire d’auto-identification volontaire pour les candidats autochtones [ PDF (253 Ko )] » et le joindre (format électronique) à sa demande. Ce formulaire peut être utilisé par les administrateurs de recherche pour déterminer quels sont les candidats autochtones. Il revient à l’administrateur de recherche de dresser la liste des candidats s’identifiant comme Autochtones qui sont exclus du quota de l’établissement, comme indiqué dans le formulaire Liste de demandes-Formulaire. Pour plus de renseignements, consultez la section « Date limite de présentation des demandes » vers la fin du présent document.
Si, par erreur, un candidat a soumis une demande directement à l’établissement, les administrateurs de recherche doivent rejeter la demande de sorte que le candidat puisse soumettre sa demande à nouveau en suivant la bonne procédure. Les candidats devant soumettre leur demande directement aux IRSC sont invités, au besoin, à remplir le formulaire « Bourse d’études supérieures du Canada – bourses au doctorat (BESC D) : Formulaire d’auto-déclaration de non-affiliation à un établissement avec un quota [ PDF (108 Ko)] » et à le joindre (format électronique) à leur demande. Cette déclaration peut servir à repérer les demandes soumises par erreur à l’établissement.
Important : Le champ « Établissement payé » dans RechercheNet détermine le destinataire de la demande (établissement canadien avec un quota OU IRSC).
Après avoir consulté le diagramme pour déterminer s’il doit présenter sa demande à un établissement doté d’un quota ou directement aux IRSC, le candidat doit remplir le champ « Établissement payé » selon les directives ci-dessous :
- Pour soumettre une demande directement à un établissement avec un quota, le candidat doit sélectionner l’établissement dans la liste déroulante du champ « Établissement payé ».
- Pour soumettre une demande directement aux IRSC, le candidat doit taper le sigle IRSC dans le champ « Autre ».
Pour en savoir plus sur la façon de présenter une demande, consultez la page Bourses de recherche au doctorat – Instructions sur la présentation des demandes. Pour obtenir de plus amples renseignements, communiquez directement avec les IRSC.
Vérification de l’admissibilité
Il incombe aux administrateurs de recherche de vérifier les demandes et de déterminer leur exhaustivité, l’admissibilité du candidat et l’admissibilité de la recherche. Les demandes doivent respecter les modalités de la possibilité de financement du Programme de BESC D.
On recommande que les administrateurs de recherche s’attardent plus particulièrement à la vérification de la période d’admissibilité, car celle-ci constitue l’une des principales raisons motivant le rejet de demandes.
De plus, les administrateurs de recherche sont chargés :
- de vérifier que les documents téléchargés sont lisibles;
- de s’assurer que les documents téléchargés en tant que relevés officiels comprennent également le formulaire du Calendrier des études doctorales (les candidats doivent imprimer ce formulaire à partir de la page Index des formulaires relatifs au financement sur le site Web des IRSC);
- de valider que les relevés officiels à jour du dossier universitaire complet du candidat (y compris toutes les études, terminées ou en cours, de premier cycle et des cycles supérieurs) ont été fournis :
- une copie de la légende de chaque relevé (verso du relevé) doit être comprise;
- le texte du relevé doit être à l’horizontale et doit être téléchargé en ordre chronologique. Assurez-vous de conserver l’original, car les IRSC pourraient en faire la demande à n’importe quel stade du processus à des fins de vérification.
Remarque 1 : Les relevés imprimés à partir du compte personnel d’un candidat de son établissement d’enseignement ne sont pas acceptés.
Remarque 2 : Constituent des relevés officiels à jour les relevés émis par le bureau du registraire datés ou émis durant la session d’automne de l’année où la demande est présentée (si présentement inscrit) ou une fois la dernière année terminée (si non présentement inscrit). Le fait de numériser le relevé n’enlève rien au caractère officiel du document pour les IRSC.
Remarque 3 : Les copies certifiées conformes des relevés officiels des établissements sont acceptées. Une copie certifiée conforme se définit comme une copie d’un document original (ou de la traduction d’un document original, si le relevé officiel n’est rédigé ni en anglais ni en français).
Remarque 4 : Les candidats qui sont ou étaient inscrits à un établissement qui ne fournit pas de relevés doivent présenter, au lieu de relevé, une lettre comportant le sceau ou le cachet officiel de l’établissement, ou une lettre signée par le doyen des études supérieures confirmant le programme d’études du candidat ainsi que l’état de son inscription, la date de l’inscription initiale, le diplôme obtenu ou visé et la confirmation que l’établissement ne fournit pas de relevés.
Processus de sélection
Constitution du ou des comités de sélection au sein des établissements
La constitution du ou des comités de sélection de l’établissement doit être gérée par la Faculté des études supérieures (ou son équivalent). Chaque établissement doit établir le nombre de comités de sélection requis pour mener l’évaluation. De tels comités devraient disposer de l’expertise nécessaire pour évaluer les demandes.
Des personnes non affiliées à l’établissement d’accueil peuvent être membres des comités de sélection, en particulier lorsqu’il s’agit de combler les lacunes dans les sujets de recherche en raison de conflits d’intérêts et d’assurer l’évaluation des demandes dans les deux langues officielles.
Une évaluation par les pairs doit être effectuée conformément au Guide de l’évaluateur pour les bourses de recherche au doctorat des IRSC.
Évaluation du mérite
L’objectif de l’évaluation est de déterminer quelles demandes seront présentées aux IRSC dans le cadre des quotas des établissements. Les établissements ne doivent pas créer une autre liste.
Les établissements doivent mener une évaluation du mérite rigoureuse et transparente pour déterminer quelles demandes devraient être présentées aux IRSC. Seules les demandes présentées au moyen de RechercheNet seront prises en compte pour l’évaluation du mérite.
L’évaluation du mérite doit reposer sur les critères de sélection ci-dessous. Chaque critère est pondéré, et les membres de comité doivent en tenir compte au moment d’attribuer une cote globale à une demande. Les établissements peuvent utiliser leur propre formule de cotation pour attribuer les cotes aux demandes, à condition que la pondération proportionnelle de chaque critère soit respectée. Les établissements ne peuvent pas ajouter de critères à cette liste.
Remarques : Les membres du comité doivent tenir compte des circonstances spéciales qui pourraient avoir eu une incidence sur les travaux de recherche, la carrière, le dossier de rendement en matière de recherche ou de réalisations universitaires ou l’obtention du diplôme du candidat. Les candidats ont été invités à apporter des précisions à cet égard dans le document Circonstances spéciales (situé dans la section Autre de leur dossier de demande).
Critères de sélection
Qu’elle soit faite par les établissements ou les organismes, l’évaluation des demandes de BESC D se fonde sur les critères suivants :
Critères | Description | Pondération |
---|---|---|
Aptitudes et potentiel en recherche |
Indicateurs d’aptitudes et de potentiel en matière de recherche :
|
50 % |
Expérience et réalisations pertinentes dans le milieu universitaire et au-delà de ce milieu |
Indicateurs d’expérience et de réalisations pertinentes dans le milieu universitaire et au-delà de ce milieu :
|
50 % |
Protection de la vie privée, confidentialité et conflits d’intérêts
Les établissements doivent disposer de règles en matière de conflits d’intérêts qui s’appliquent à l’évaluation des demandes de BESC D. Les membres des comités de sélection doivent accepter de respecter les règles des établissements relatives à la protection de la vie privée, à la confidentialité et aux conflits d’intérêts. Pour obtenir de plus amples renseignements, les établissements peuvent consulter la Politique sur les conflits d’intérêts et la confidentialité des organismes fédéraux de financement de la recherche, la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Loi sur les langues officielles
En vertu de la Loi sur les langues officielles, les organisations fédérales, dont les organismes, doivent respecter le droit des Canadiens à recevoir, dans la langue officielle de leur choix, les services qu’elles offrent directement ou par l’entremise d’autres organisations.
Les organismes sont déterminés à promouvoir un accès équitable grâce aux mesures suivantes :
- s’assurer que leurs possibilités de financement permettent la participation des collectivités francophone et anglophone;
- offrir aux candidats un accès équitable aux renseignements et aux ressources dans la langue officielle de leur choix;
- promouvoir et surveiller la participation d’établissements de langue officielle minoritaire et de leurs chercheurs et étudiants.
Les demandes peuvent être présentées dans l’une ou l’autre des langues officielles. Par conséquent, les établissements doivent disposer de mécanismes pour être en mesure d’évaluer les demandes qui sont présentées en français et en anglais. Tous les candidats ont le droit de recevoir des services dans la langue officielle de leur choix.
Au besoin, les établissements peuvent obtenir de l’appui des organismes pour les aider à satisfaire aux normes en matière de prestation de services dans les deux langues officielles.
Date limite de présentation des demandes
La date limite pour soumettre une demande au concours par l’entremise d’un établissement doté d’un quota, à l’aide de l’outil d’approbation électronique de RechercheNet, est le 21 novembre. Si cette date limite tombe sur un samedi ou un dimanche, les demandes peuvent être soumises le jour ouvrable suivant, avant 20 h (HE).
Notez que les IRSC n’accepteront pas une version modifiée du formulaire Liste de demandes-Formulaire ni de demandes supplémentaires après la date limite. La présentation d’une demande aux IRSC avec l’outil d’approbation électronique est définitive et ne peut être annulée.
Les administrateurs de recherche doivent :
- remplir le formulaire Liste de demandes-Formulaire pour le Programme de bourses d’études supérieures du Canada au niveau du doctorat et le retourner aux IRSC à doctoralprogram-programmedoctoral@cihr-irsc.gc.ca;
- Le formulaire doit comprendre une liste en ordre alphabétique des candidatures jusqu’au quota de l’établissement pour les IRSC.
- En plus de leur quota, les établissements sont autorisés à recommander un nombre illimité de demandes de candidats qui se déclarent Autochtones.
- soumettre les demandes recommandées aux IRSC dans RechercheNet au plus tard à 20 h (HE) le 21 novembre. Si cette date limite tombe sur un samedi ou un dimanche, les demandes peuvent être soumises le jour ouvrable suivant, avant 20 h (HE).
Remarque : Le remplacement de demandes jugées inadmissibles ou refusées est interdit.
Les administrateurs de recherche sont tenus d’informer tous les candidats des résultats du processus de sélection interne des établissements au plus tard le 15 décembre et doivent le faire sans utiliser RechercheNet (p. ex. par courriel).
Renseignements à la suite de l’attribution des bourses
Politiques
Le Guide des trois organismes à l’intention des titulaires d’une bourse de formation en recherche comprend les politiques applicables à la suite de l’attribution des BESC D.
Surveillance
Les organismes effectueront des examens périodiques des processus de sélection des établissements. Ils peuvent communiquer avec les établissements afin de demander que des mesures correctives soient prises s’ils le jugent nécessaire.
Communications publiques
Les candidats retenus, les établissements et les organismes bénéficient tous de la sensibilisation du public à la recherche et à la formation en recherche financées par le gouvernement fédéral ainsi que de la promotion de la richesse de cet investissement pour la population canadienne.
La liste des membres des comités de sélection ainsi que des lignes directrices claires sur les conflits d’intérêts et le processus de sélection doivent être établies par l’établissement et affichées dans le site Web de celui-ci.
Contactez-nous
Renseignements sur le programme et soutien technique
Les organismes demandent aux administrateurs de recherche d’utiliser l’adresse courriel qui suit pour communiquer avec les IRSC au sujet des demandes, des attributions ou de l’aide technique concernant RechercheNet :
Centre de contact des IRSC
Téléphone : 613-954-1968
Sans frais : 1-888-603-4178
Courriel : support-soutien@cihr-irsc.gc.ca
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