Rapport annuel - Loi sur la protection des renseignements personnels
1er avril 2019 – 31 mars 2020

Introduction

Ce rapport est préparé en vertu de l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et est déposé au Parlement par la ministre de la Santé conformément à l’article susmentionné. Le rapport présente la façon dont les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) ont rempli leur rôle à l’égard de la Loi durant l’exercice financier commençant le 1er avril 2019 et se terminant le 31 mars 2020.

La Loi sur la protection des renseignements personnels fournit aux Canadiens et Canadiennes le droit légal d’accès aux renseignements personnels détenus par le gouvernement, sous réserve de certaines limites et exceptions bien précises, ainsi que la protection contre l’utilisation et la divulgation non autorisées de ces renseignements.

Les IRSC ont été créés en 2000 et sont régis par la Loi sur les IRSC en tant qu’organisme du gouvernement du Canada chargé d’investir dans la recherche en santé. Comme énoncé dans la Loi, le mandat des IRSC est :

« d’exceller, selon les normes internationales reconnues de l’excellence scientifique, dans la création de nouvelles connaissances et leur application en vue d’améliorer la santé de la population canadienne, d’offrir de meilleurs produits et services de santé, et de renforcer le système de santé au Canada ».

Les IRSC sont le plus important bailleur de fonds de la recherche en santé au pays. Composés de 13 instituts « virtuels » et de deux portefeuilles d’activités, les IRSC offrent leadership et soutien à plus de 13 000 chercheurs de premier ordre dans tous les domaines de recherche en santé et provenant de toutes les régions du Canada.

Structure organisationnelle

Les IRSC sont dirigés par un président et un conseil d’administration composé d’au plus 18 membres nommés par le gouverneur en conseil. Le conseil d’administration définit l’orientation stratégique et les objectifs globaux. Il se charge également de la création des instituts de recherche en santé, ainsi que de la définition de leur mandat. Conformément à la loi, le conseil d’administration est chargé des attributions suivantes : établir l’orientation stratégique et les objectifs; évaluer leur rendement et approuver leur budget; établir un processus d’évaluation par les pairs pour les projets de recherche proposés aux IRSC; approuver le financement des projets de recherche; autoriser les dépenses supplémentaires en vue de réaliser la mission des IRSC; établir des politiques; régler toute autre question qu’il estime liée aux activités des IRSC.

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), qui fait partie de la Direction des affaires générales et gouvernementales, administre pour les IRSC les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et rend des comptes au président des IRSC. Le Bureau de l’AIPRP, composé d’une coordonnatrice de l’AIPRP et d’un agent subalterne de l’AIPRP, est chargé des responsabilités suivantes :

Les IRSC n’ont conclu aucune entente de service en vertu du paragraphe 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de l’exercice 2019-2020.

Délégation des pouvoirs

Le président des IRSC, désigné comme responsable de l’organisme en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, exerce les pouvoirs qui lui sont confiés par la Loi, comme l’application d’exemptions et d’exclusions.

En vertu de l’article 73 de la Loi, le président délègue à la vice-présidente directrice, au vice-président associé à la gouvernance et aux relations externes, au directeur général des Affaires générales et gouvernementales, à la coordonnatrice de l’AIPRP et à un agent subalterne en matière d’AIPRP ses attributions prévues par la Loi (voir l’annexe A – Ordonnance de délégation de pouvoir).

Points saillants du rapport statistique 2018-2019

  1. Demandes officielles

    Au cours de la période visée par le rapport, soit du 1er avril 2019 au 31 mars 2020, les IRSC ont reçu 16 demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Une demande a mené à une divulgation complète des renseignements demandés, et huit à une divulgation partielle; cinq demandes n’ont donné lieu à aucune mention, et deux demandes ont été abandonnées par le demandeur (voir l’annexe B – Rapport statistique). On a assisté cette année à une autre augmentation considérable du nombre de demandes reçues par rapport aux années précédentes, qui était de six demandes en 2018-2019 et de zéro en 2017-2018. Depuis 2015-2016, les IRSC ont reçu 27 demandes officielles.

    Bien que les IRSC ne reçoivent qu’un petit nombre de demandes officielles au titre de la Loi, il convient de noter que les questions touchant la protection des renseignements personnels font partie intégrante de leurs programmes et de leurs activités. Ce phénomène n’est pas surprenant, étant donné que les IRSC recueillent et gèrent une grande quantité de renseignements personnels dans le cadre de l’évaluation de milliers de demandes de subventions et de bourses de recherche, qu’ils octroient en fonction du mérite accordé aux demandes lors de l’évaluation par les pairs.

  2. Demandes officieuses

    On estime que les IRSC ont répondu à plus de 30 demandes officieuses en 2019-2020. Ce résultat est légèrement supérieur aux 25 demandes traitées en 2018-2019 ainsi qu’au volume moyen de demandes officieuses présentées chaque année depuis 2015-2016, qui se chiffre à 22. Cette hausse de demandes officieuses et internes pourrait s’expliquer par l’exigence supplémentaire de publication proactive découlant du projet de loi C-58, ainsi que par une sensibilisation accrue à l’AIPRP au sein des IRSC. Toutes les demandes officieuses reçues durant l’exercice 2019-2020 provenaient d’employées et concernaient l’évaluation de documents et l’interprétation de la Loi sur la protection des renseignements personnels. On demande régulièrement au Bureau de l’AIPRP d’examiner les documents organisationnels et propres à certains projets qui sont liés à la protection des renseignements personnels, et ce, avant leur divulgation. Ces demandes ne paraissent pas dans le rapport statistique à l’annexe B.

  3. Demandes de correction des renseignements personnels

    Au cours de l’exercice 2019-2020, les IRSC ont reçu trois demandes de correction des renseignements personnels. Les trois demandes se sont soldées par une mention des corrections demandées, mais non effectuées.

  4. Consultations

    Au cours de l’exercice 2019-2020, le Bureau de l’AIPRP des IRSC n’a reçu aucune demande de consultation provenant d’une source externe.

    Les gestionnaires et le personnel des IRSC ont demandé et obtenu l’avis de la coordonnatrice de l’AIPRP régulièrement pour des cas où ils devaient tenir compte de questions relatives à la protection des renseignements personnels dans leurs programmes ou leurs activités.

  5. Coûts

    Au cours de l’exercice 2019-2020, le Bureau de l’AIPRP a engagé des frais salariaux de 87 500 $ pour appliquer la Loi sur la protection des renseignements personnels. Étant donné qu’il est difficile de faire un suivi de tous les coûts opérationnels liés à l’application de la Loi, les statistiques d’utilisation sur les années-personnes et les coûts ne sont que des estimations prudentes. Presque tous les coûts sont attribuables aux salaires et comprennent une fraction des salaires des directeurs, des gestionnaires et des employés qui ont collaboré aux travaux liés à la Loi.

Activités de formation

Plusieurs activités de formation ont été entreprises au cours de la période visée par le présent rapport, notamment sur la divulgation proactive en vertu du projet de loi C-58 et une formation générale sur l’AIPRP. Le Bureau de l’AIPRP fournit des séances de formation générales et sur demande à tout le personnel.

La coordonnatrice de l’AIPRP a assisté à des réunions des coordonnateurs et des praticiens de la collectivité de l’AIPRP tenues par le Secrétariat du Conseil du Trésor durant l’exercice. Elle a également participé à des communautés de professionnels en ligne sur GCconnex. Ces communautés fournissent de l’information utile sur les tendances et les pratiques exemplaires au sein de la collectivité de l’AIPRP, sur de récentes plaintes et de récents cas en instance, et sur des outils qui aideraient à améliorer les normes de service dans le domaine.

Le Bureau de l’AIPRP continue d’élaborer des outils éducatifs et d’offrir des séances de formation aux employés des IRSC.

Politiques, lignes directrices et procédures

Bien qu’aucune mise à jour importante n’ait été apportée aux politiques, lignes directrices ou procédures en vigueur, les IRSC ont mis en œuvre de nouveaux procédés pour accéder à l’information sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, sur les déclarations d’atteintes à la vie privée et sur la divulgation proactive suivant les amendements du projet de loi C-58, au cours de l’exercice 2019-2020.

Plaintes et enquêtes

Les IRSC ont reçu six plaintes au cours de la période visée par le rapport, et deux plaintes ont été reportées des années précédentes. Durant l’exercice 2019-2020, trois plaintes ont été conclues : une a été résolue, et deux ont été jugées non fondées. Les cinq autres plaintes sont en cours et sont reportées à 2020-2021.

Processus de surveillance

Le Bureau de l’AIPRP surveille le temps passé à traiter les demandes et applique la Loi sur la protection des renseignements personnels au moyen de comptes rendus verbaux hebdomadaires, et un rapport d’étape écrit est présenté chaque semaine au cabinet de la ministre de la Santé à titre informatif. On discute de tout problème important avec le président et la Direction des communications, au besoin.

Atteintes substantielles à la vie privée

Il n’y a eu aucune atteinte substantielle à la vie privée pendant la période visée par le rapport.

Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Les IRSC n’ont pas effectué d’évaluations des facteurs relatifs à la vie privée pendant la période visée par le rapport. Cependant, des recommandations ont été formulées à l’égard de deux évaluations, qui seront réalisées en 2020-2021.

Communication de renseignements pour des raisons d’intérêt public

Les IRSC n’ont communiqué aucun renseignement pour des raisons d’intérêt public au titre des paragraphes 8(2) et 8(5) de la Loi sur la protection des renseignements personnels pendant la période visée par le rapport.

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