Rapport annuel sur l’application de la loi sur l’accès à l’information
Du 1er avril 2020 au 31 mars 2021

Introduction

La Loi sur l’accès à l’information fournit aux Canadiens et Canadiennes le droit légal d’accès à l’information contenue dans les dossiers du gouvernement fédéral, sous réserve de certaines limites et exceptions bien précises. La Loi complète les autres méthodes d’accès à l’information gouvernementale et ne restreint aucunement l’accès aux renseignements que les institutions fédérales mettent normalement à la disposition du public sur demande.

Ce rapport est préparé par les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) en vertu de l’article 94 de la Loi sur l’accès à l’information et à l’article 20 de la Loi sur les frais de service, et est déposé au Parlement par la ministre de la Santé conformément à l’article susmentionné. Le rapport présente la façon dont les IRSC ont rempli leur rôle à l’égard de la Loi durant l’exercice financier commençant le 1er avril 2020 et se terminant le 31 mars 2021.

Les IRSC ont été créés en 2000 et sont régis par la Loi sur les IRSC en tant qu’organisme du gouvernement du Canada chargé d’investir dans la recherche en santé. Comme énoncé dans la Loi, le mandat des IRSC est :

« d’exceller, selon les normes internationales reconnues de l’excellence scientifique, dans la création de nouvelles connaissances et leur application en vue d’améliorer la santé de la population canadienne, d’offrir de meilleurs produits et services de santé, et de renforcer le système de santé au Canada ».

Les IRSC sont le plus important bailleur de fonds de la recherche en santé au pays. Composés de 13 instituts « virtuels » et de deux portefeuilles d’activités, les IRSC offrent leadership et soutien à plus de 13 000 chercheurs et stagiaires de premier ordre dans tous les domaines de recherche en santé et provenant de toutes les régions du Canada.

Structure organisationnelle

Les IRSC sont dirigés par un président et un conseil d’administration composé d’au plus 18 membres nommés par le gouverneur en conseil. Le conseil d’administration définit l’orientation stratégique et les objectifs globaux. Il se charge également de la création des instituts de recherche en santé, ainsi que de la définition de leur mandat. Conformément à la loi, le conseil d’administration est chargé des attributions suivantes : établir l’orientation stratégique et les objectifs; évaluer leur rendement et approuver leur budget; établir un processus d’évaluation par les pairs pour les projets de recherche proposés aux IRSC; approuver le financement des projets de recherche; autoriser les dépenses supplémentaires en vue de réaliser la mission des IRSC; établir des politiques; régler toute autre question qu’il estime liée aux activités des IRSC.

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), qui fait partie de la Direction des politiques stratégiques des IRSC, administre pour les IRSC les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et rend des comptes au président des IRSC. Le Bureau de conformité de l’AIPRP, composé d’une coordonnatrice principale de l’AIPRP, d’un analyste principal de l’AIPRP et d’un agent de l’AIPRP, est chargé des responsabilités suivantes :

• gérer toute réponse aux demandes officielles et aux demandes de renseignements reçues en vertu des deux lois;
• élaborer des politiques, des lignes directrices et des procédures quant à l’application des exigences législatives de l’organisme par rapport aux deux lois;
• bien faire connaître les deux lois, offrir des formations, des conseils et de l’orientation afin d’assurer que le personnel et la direction comprennent leurs rôles et responsabilités;
• surveiller la conformité aux deux lois;
• participer à la communauté élargie de praticiens du domaine de l’AIPRP et y contribuer;
• préparer des rapports annuels aux fins de dépôt;
• mettre à jour le chapitre d’Info Source sur les IRSC chaque année.

En vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les IRSC ont désigné une salle dans leurs locaux comme salle publique de consultation des documents. Elle se trouve au 9e étage du 160, rue Elgin, à Ottawa (Ontario).

Les IRSC n’ont conclu aucune entente de service en vertu de l’article 96 de la Loi sur l’accès à l’information au cours de l’exercice 2020-2021.

Délégation des pouvoirs

Le président des IRSC, désigné comme responsable de l’organisme en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, exerce les pouvoirs qui lui sont confiés par la Loi, comme l’application d’exemptions et d’exclusions.

En vertu de l’article 73 de la Loi, le président délègue à la vice-présidente directrice, au vice- président associé à la gouvernance et aux relations externes, au directeur général des Politiques stratégiques, à la coordonnatrice principale de l’AIPRP, l’analyste principale et à un agent en matière d’AIPRP ses attributions prévues par la Loi (voir l’annexe A – Ordonnance de délégation de pouvoir).

Points saillants du rapport statistique 2020-2021

Au cours de la période visée par le rapport, soit du 1er avril 2020 au 31 mars 2021, les IRSC avaient au total 44 demandes à traiter, soit 38 demandes reçues et six demandes reportées de l’exercice précédent. De ces 44 demandes, 37 ont été traitées durant l’exercice 2020-2021, et sept ont été reportées à l’exercice suivant. Les IRSC ont été consultés pour 18 demandes de la part d’autres institutions fédérales, et une demande de la part d’organismes externes.

Les demandes officielles ont tendance à concerner l’administration des activités quotidiennes des IRSC.

1. Demandes officielles

   Au total, 44 demandes ont été reçues au cours de la période visée par ce rapport, et 37 ont été traitées (voir l’annexe B – Rapport statistique). De ces 37 demandes, 24 ont été traitées dans les 30 jours suivant leur réception, 12 dans les 31 à 120 jours, et une demande a nécessité plus de 121 jours à traiter. Sept des 37 demandes traitées en 2020-2021 ont mené à une divulgation complète de l’information, ce qui représente 18,92 % des demandes, tandis que 20 ont mené à une divulgation partielle, ce qui correspond à 54,05 % du total. Les dossiers relatifs à une demande ont fait l’objet d’une exemption totale et 9 n’a donné lieu à aucune mention. En tout, 3641 pages ont été traitées, et 1502 pages ont été divulguées en 2020-2021. Au cours de cette période, 64,86 % des demandes ont été traitées dans le délai prévu par la Loi, comparativement à 46,13 % en 2019-2020. Une prorogation a été invoquée pour treize demandes, soit huit demandes en raison de la charge de travail et cinq demandes en raison du besoin de consultation externe, ce qui représente 35,14 % de toutes les demandes traitées durant l’exercice visé par le rapport, comparativement à 53,85 % en 2019-2020.

   Malgré l’augmentation de la charge de travail et les défis associés au passage à un environnement de télétravail, les IRSC ont pu s’adapter à ces changements et continuer de fournir des services à la population canadienne dans un délai convenable.

   Tel qu’il est illustré ci-dessous, le nombre de demandes reçues et traitées en 2020-2021 représente une hausse importante. Le sujet des demandes est demeuré le même que lors de l’exercice précédent, mais on a constaté une tendance à la hausse des demandes concernant le matériel ayant fait l’objet d’une divulgation proactive. En réponse à l’engagement du gouvernement du Canada à avoir un gouvernement ouvert, accessible et transparent, les IRSC continuent de rendre les documents accessibles au public sur un portail du gouvernement ouvert. L’augmentation du nombre de demandes reportées témoigne du fait que les demandes reçues sont de nature très complexe et que leur traitement exige beaucoup d’effort. En outre, le report nécessaire du traitement des demandes découle des pressions accrues sur les ressources engendrées par la COVID-19.

   

2. Demandes officieuses

   En 2020-2021, les IRSC ont traité six demandes officieuses d’accès à l’information. On a répondu à cinq d’entre elles dans les 30 jours et à la dernière dans les 60 jours.

3. Sources des demandes

   En 2020-2021, 34 % des demandes ont été reçues des médias, 29 %, du public, 21 %, d’organisations privées, 8 %, du secteur universitaire et 8 %, du secteur commercial. La répartition des catégories de demandeurs correspond à la moyenne observée à cet égard depuis 2015-2016. Au cours de l’exercice, il y a eu une augmentation du pourcentage de demandes provenant du public et une diminution de celui des demandes issues du milieu universitaire.

   Depuis 2015-2016, le grand public a été à l’origine de 49 demandes; parmi les autres demandes, 20 provenaient du secteur universitaire, 28 provenaient d’organismes, et six du secteur commercial. La plus grande source de demandes depuis 2015-2016 est les médias, avec 52 demandes, soit 33,55 % du total présenté.

4. Demandes de consultation

   Au cours de l’exercice 2020-2021, le Bureau de l’AIPRP des IRSC a reçu 18 demandes de consultation de la part des ministères fédéraux, ce qui représente une légère baisse par rapport aux 21 demandes de consultation reçues lors de l’exercice précédent. Une autre demande a été reçue d’un organisme. Les 19 consultations ont été recommandées pour une divulgation complète.

   Le volume et la nature des consultations provenant de sources gouvernementales ont tendance à être semblables à ceux des demandes de renseignements que les IRSC reçoivent chaque année, qui portent particulièrement sur les programmes et les initiatives des IRSC. Étant donné qu’il a généralement plus de renseignements divulgués de manière proactive, il est donc prévu de constater une plus grande variation dans le volume de consultations.

   De plus, le Bureau de l’AIPRP a fourni des conseils, des orientations et des recommandations internes sur divers problèmes d’accès à l’information liés aux programmes et initiatives des IRSC.

   Il y a une augmentation des délais lors de la consultation d’autres institutions gouvernementales. On a observé que ces retards étaient généralement attribuables aux circonstances exceptionnelles entourant la pandémie de COVID-19.

5. Traitement des demandes

   Les IRSC font tout leur possible pour traiter les demandes dans le délai de 30 jours prévu par la Loi. Cependant, certains retards peuvent avoir lieu lorsque les demandes reçues par les IRSC contiennent des renseignements de tiers, ce qui entraîne l’exigence de consultations, ou lorsqu’un nombre important de documents doit être traité pour une demande.

   En 2020-2021, une prorogation a été nécessaire pour 13 demandes : huit en raison de la charge de travail et de l’interférence avec les activités, et cinq en raison du besoin de consultation externe.

6. Coûts

   La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité responsable fasse annuellement rapport au Parlement sur les frais perçus par l’institution. En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.

   • Autorité habilitante : Loi sur l’accès à l’information
   • Montant des frais : 5 $, les seuls frais facturés pour une demande d’accès à l’information
   • Total des revenus : 190 $ pour l’exercice financier de 2020 à 2021.
   • Aucuns frais n’ont été remboursés pour l’exercice financier de 2020 à 2021
   • Coût de fonctionnement du programme : 84 000 $

Activités de formation

Au cours de l’exercice 2020-2021, une formation sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (AIPRP) a été donnée au personnel de tous les niveaux lors de cinq séances. Bien que celles-ci aient surtout été axées sur la protection des renseignements personnels, elles ont également abordé des concepts clés relatifs à l’accès à l’information et à la gestion de celle-ci. Ces séances ont été présentées afin d’améliorer les connaissances, les compétences et le point de vue de tous les employés concernant l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels. Les exigences liées au télétravail en réaction à la pandémie de COVID-19 ont eu une incidence sur la manière dont la formation pouvait être donnée et sa fréquence. Des outils de gestion et de technologie de l'information ont été mis au point pour augmenter les ressources disponibles afin d’offrir plus de formation durant l’exercice 2021-2022. Le Bureau de l’AIPRP continue d’élaborer des outils éducatifs et d’offrir des séances de formation aux employés des IRSC.

La coordonnatrice de l’AIPRP a assisté à des réunions des coordonnateurs et des praticiens de la collectivité de l’AIPRP tenues par le Secrétariat du Conseil du Trésor durant l’exercice. Elle a également participé à des communautés de professionnels en ligne sur GCconnex. Ces communautés fournissent de l’information utile sur les tendances et les pratiques exemplaires au sein de la collectivité de l’AIPRP, sur de récentes plaintes et de récents cas en instance, et sur des outils qui aideraient à améliorer les normes de service dans le domaine.

Politiques, lignes directrices et procédures

Bien qu’aucune mise à jour importante n’ait été apportée aux politiques, lignes directrices ou procédures en vigueur en matière d’accès à l’information, les IRSC ont mis en œuvre de nouveaux procédés pour accéder à l’information sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, y compris une évaluation de la conformité en matière de protection de la vie privée et un processus d’évaluation préliminaire, au cours de l’exercice 2020-2021.

Plaintes et enquêtes

Les IRSC ont reçu cinq plaintes au cours de la période visée par le rapport, et quatre plaintes ont été reportées des années précédentes. Durant l’exercice 2020-2021, quatre plaintes ont été conclues : deux plaintes ont été résolues, et deux ont été jugées non fondées. Les cinq autres plaintes sont en cours et sont reportées à 2021-2022.

Processus de surveillance

Le Bureau de l’AIPRP surveille le temps passé à traiter les demandes et applique la Loi sur l’accès à l’information au moyen de comptes rendus verbaux hebdomadaires, et un rapport d’étape écrit est présenté chaque semaine au cabinet de la ministre de la Santé à titre informatif. On discute de tout problème important avec le président et la Direction des communications, au besoin.

Date de modification :

2022-06-02