Rapport annuel sur l’application de la loi sur l’accès à l’information
Du 1er avril 2021 au 31 mars 2022
Introduction
La Loi sur l’accès à l’information fournit aux Canadiens et Canadiennes le droit légal d’accès à l’information contenue dans les dossiers du gouvernement fédéral, sous réserve de certaines limites et exceptions bien précises. La Loi complète les autres méthodes d’accès à l’information gouvernementale et ne restreint aucunement l’accès aux renseignements que les institutions fédérales mettent normalement à la disposition du public sur demande.
Ce rapport est préparé par les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) en vertu de l’article 94 de la Loi sur l’accès à l’information et à l’article 20 de la Loi sur les frais de service, et est déposé au Parlement par la ministre de la Santé conformément à l’article susmentionné. Le rapport présente la façon dont les IRSC ont rempli leur rôle à l’égard de la Loi durant l’exercice financier commençant le 1er avril 2021 et se terminant le 31 mars 2022.
Les IRSC ont été créés en 2000 et sont régis par la Loi sur les Instituts de recherche en santé du Canada en tant qu’organisme du gouvernement du Canada chargé d’investir dans la recherche en santé. Comme énoncé dans la Loi, le mandat des IRSC est :
« d’exceller, selon les normes internationales reconnues de l’excellence scientifique, dans la création de nouvelles connaissances et leur application en vue d’améliorer la santé de la population canadienne, d’offrir de meilleurs produits et services de santé, et de renforcer le système de santé au Canada ».
Les IRSC sont le plus important bailleur de fonds de la recherche en santé au pays. Composés de 13 instituts « virtuels » et de trois portefeuilles d’activités, les IRSC offrent leadership et soutien à plus de 13 000 chercheurs et stagiaires de premier ordre dans tous les domaines de recherche en santé et provenant de toutes les régions du Canada.
Structure organisationnelle
Les IRSC sont dirigés par un président et un conseil d’administration composé d’au plus 18 membres nommés par le gouverneur en conseil. Le conseil d’administration définit l’orientation stratégique et les objectifs globaux. Il se charge également de la création des instituts de recherche en santé, ainsi que de la définition de leur mandat. Conformément à la loi, le conseil d’administration est chargé des attributions suivantes : établir l’orientation stratégique et les objectifs; évaluer leur rendement et approuver leur budget; établir un processus d’évaluation par les pairs pour les projets de recherche proposés aux IRSC; approuver le financement des projets de recherche; autoriser les dépenses supplémentaires en vue de réaliser la mission des IRSC; établir des politiques; régler toute autre question qu’il estime liée aux activités des IRSC.
Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), qui fait partie de la Direction des politiques stratégiques des IRSC, administre pour les IRSC les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et rend des comptes au président des IRSC. Le Bureau de conformité de l’AIPRP, composé d’une coordonnatrice principale de l’AIPRP, d’un analyste principal de l’AIPRP et d’un agent de l’AIPRP, est chargé des responsabilités suivantes :
- gérer toute réponse aux demandes officielles et aux demandes de renseignements reçues en vertu des deux lois;
- élaborer des politiques, des lignes directrices et des procédures quant à l'application des exigences législatives de l'organisme par rapport aux deux lois;
- bien faire connaître les deux lois, offrir des formations, des conseils et de l'orientation afin d'assurer que le personnel et la direction comprennent leurs rôles et responsabilités;
- surveiller la conformité aux deux lois;
- participer à la communauté élargie de praticiens du domaine de l'AIPRP et y contribuer;
- préparer des rapports annuels aux fins de dépôt;
- mettre à jour le chapitre d'Info Source sur les IRSC chaque année.
En vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les IRSC ont désigné une salle dans leurs locaux comme salle publique de consultation des documents. Elle se trouve au 9e étage du 160, rue Elgin, à Ottawa (Ontario).
Les IRSC n’ont conclu aucune entente de service en vertu de l’article 96 de la Loi sur l’accès à l’information au cours de l’exercice 2021-2022.
Délégation des pouvoirs
Le président des IRSC, désigné comme responsable de l’organisme en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, exerce les pouvoirs qui lui sont confiés par la Loi, comme l’application d’exemptions et d’exclusions.
En vertu de l’article 73 de la Loi, le président délègue à la vice-présidente directrice, au vice-président associé à la gouvernance et aux relations externes, au directeur général des Politiques stratégiques, à la coordonnatrice principale de l’AIPRP, l’analyste principale et à un agent en matière d’AIPRP ses attributions prévues par la Loi (voir l’annexe A – Ordonnance de délégation de pouvoir).
Rendement 2021-2022
Au cours de la période visée par le rapport, soit du 1er avril 2021 au 31 mars 2022, les IRSC avaient au total 36 demandes à traiter, soit 30 demandes reçues et six demandes reportées de l’exercice précédent. De ces 36 demandes, 30 ont été traitées durant l’exercice 2021-2022, et six ont été reportées à l’exercice suivant et s’ajoutent à deux demandes issues de l’exercice 2019-2020 et à une demande de l’exercice 2018-2019. Les trois demandes reportées au-delà d’un exercice financier ne sont pas soumises aux exigences relatives aux délais de traitement prévus par la Loi. Les IRSC ont été consultés pour 26 demandes de la part d’autres institutions fédérales, et une demande de la part d’organismes externes.
Les demandes officielles ont tendance à concerner l’administration des activités quotidiennes des IRSC.
a. Demandes officielles
Au total, 36 demandes ont été reçues au cours de la période visée par ce rapport, et 30 ont été traitées (voir l’annexe B – Rapport statistique). De ces 30 demandes, 9 ont été traitées dans les 30 jours suivant leur réception, 11 dans les 31 à 120 jours, 4 dans les 121 à 365 jours et 3 demandes ont nécessité plus de 365 jours à traiter. Deux des 30 demandes traitées en 2021-2022 ont mené à une divulgation complète de l’information, ce qui représente 6 % des demandes, tandis que 20 ont mené à une divulgation partielle, ce qui correspond à 67 % du total. Les dossiers relatifs à 4 demandes n’ont donné lieu à aucune mention, 2 demandes ont été transférées à d’autres ministères et 2 autres ont été abandonnées.
En tout, 10 625 pages ont été traitées, et 1 858 pages ont été divulguées en 2021-2022. Deux demandes ont représenté à elles seules 8 583 pages, ce qui correspond à 81 % du volume total de pages traitées. Au cours de cette période, 60 % des demandes (18) ont été traitées dans le délai prévu par la Loi, comparativement à 64,86 % en 2020-2021. Parmi les 12 demandes dont le délai de traitement a dépassé le délai prévu par la Loi, 4 n’ont pu l’être en raison de la charge de travail et 8 en raison du besoin de consultation externe.
Tel qu’il est illustré ci-dessous, le nombre de pages de dossier reçues et traitées en 2021-2022 représente une hausse importante. Le sujet des demandes est demeuré le même que lors de l’exercice précédent, mais le volume des dossiers à traiter a augmenté. On a constaté une tendance à la hausse des demandes concernant le matériel ayant fait l’objet d’une divulgation proactive. En réponse à l’engagement du gouvernement du Canada à avoir un gouvernement ouvert, accessible et transparent, les IRSC continuent de rendre les documents accessibles au public sur un portail du gouvernement ouvert. L’augmentation du nombre de demandes reportées témoigne du fait que les demandes reçues sont de nature très complexe et que leur traitement exige beaucoup d’effort. En outre, le report nécessaire du traitement des demandes découle des pressions accrues sur les ressources.
| 2017-2018 | 2018-2019 | 2019-2020 | 2020-2021 | 2021-2022 | |
|---|---|---|---|---|---|
| Demandes traitées | 8 | 16 | 13 | 37 | 30 |
| Pages divulguées | 1 723 | 7 358 | 1 899 | 1 502 | 1 858 |
| Pages traitées | 3 278 | 8 553 | 2 068 | 3 641 | 1 0625 |
| Demandes reportées | 0 | 2 | 5 | 6 | 6 |
b. Demandes officieuses
En 2021-2022, les IRSC n’ont traité aucune demande officieuse d’accès à l’information.
c. Origines des demandes
En 2021-2022, 43 % des demandes ont été reçues des médias, 30 % du public, 17 % du milieu universitaire et 10 % du secteur privé. Aucune demande n’a été reçue d’organisations privées. La répartition des catégories de demandeurs correspond à la moyenne observée à cet égard, mais une augmentation du pourcentage de demandes provenant du milieu universitaire et une absence de demandes issues d’organisations privées sont toutefois à noter. À titre de comparaison, lors de l’exercice 2020-2021, 8 % des demandes provenaient du milieu universitaire et 21 % d’organisations privées.
Depuis 2016-2017, le grand public a été à l’origine de 55 demandes; parmi les autres demandes, 19 ont été issues du milieu universitaire, 28 d’organisations privées et 9 du secteur privé. Avec 61 demandes, soit 36 % du total présenté, les médias sont depuis 2017-2018 à l’origine du plus grand nombre de demandes.
d. Demandes de consultation
Au cours de l’exercice 2021-2022, le Bureau de l’AIPRP des IRSC a reçu 25 demandes de consultation de la part des ministères fédéraux, une demande de la part d’un organisme externe et a reporté une demande de l’exercice précédent, ce qui représente une hausse notable par rapport aux 18 demandes de consultation reçues lors de l’exercice précédent. Il a également reçu une demande d’une organisation privée et a suggéré le traitement d’une demande de consultation par un autre ministère. Trois demandes de consultation ont été recommandées pour une divulgation partielle et 22 pour une divulgation complète. Parmi les 27 demandes traitées, 11 l’ont été traitées dans les 15 jours suivant leur réception, 3 dans les 16 à 30 jours, 11 dans les 31 à 60 jours et 2 dans les 61 à 120 jours.
Le volume et la nature des consultations ont tendance à être semblables à ceux des demandes de renseignements que les IRSC reçoivent chaque année, qui portent principalement sur les programmes et les initiatives des IRSC. L’évolution la plus significative concerne le volume de pages des dossiers. En 2020-2021, 192 pages ont été soumises aux IRSC à des fins de consultations. Ce chiffre est passé à 639 pages en 2021-2022, ce qui concorde avec la forte hausse constatée dans le nombre de pages soumises dans les demandes de renseignements reçues par les IRSC au cours de la période visée par le rapport.
Par ailleurs, le Bureau de l’AIPRP a fourni des conseils, des orientations et des recommandations internes sur divers problèmes d’accès à l’information liés aux programmes et initiatives des IRSC.
e. Traitement des demandes
Les IRSC font tout leur possible pour traiter les demandes dans le délai de 30 jours prévu par la Loi. Cependant, certains retards peuvent avoir lieu lorsque les demandes reçues par les IRSC contiennent des renseignements de tiers, ce qui entraîne l’exigence de consultations, ou lorsqu’un nombre important de documents doit être traité pour une demande.
En 2021-2022, la prorogation de 14 demandes s’est avérée nécessaire. Dans certains cas, un besoin de consultation externe et la charge de travail ou l’interférence avec les activités ont conjointement été invoqués pour motiver la prorogation d’une même demande. Au total, 13 demandes de consultation ont été prorogées en raison d’un besoin de consultation externe et 7 l’ont été en raison de la charge de travail ou d’une interférence avec les activités, ce qui représente 67 % de toutes les demandes reçues au cours de la période visée par le rapport. À titre de comparaison, le taux de prorogation des demandes reçues était de 35,14 % en 2020-2021 et de 53,85 % en 2019-2020. Une augmentation des délais de traitement a été constatée lors de consultations auprès d’autres organismes gouvernementaux. Ces retards sont pour la plupart attribuables au volume et à la complexité des dossiers ainsi qu’aux circonstances très particulières qui ont entouré les modalités du télétravail en contexte de pandémie de COVID-19.
Activités de formation et de sensibilisation
Au cours de l’exercice 2021-2022, une formation sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (AIPRP) a été donnée au personnel de tous les niveaux lors de huit séances personnalisées. Bien que celles-ci aient surtout été axées sur la protection des renseignements personnels, elles ont également abordé des concepts clés relatifs à l’accès à l’information et à la gestion de celle-ci. Ces séances ont été présentées afin d’améliorer les connaissances, les compétences et le point de vue de tous les employés concernant l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels. Les exigences liées au télétravail ayant néanmoins eu une incidence sur la manière dont la formation pouvait être donnée et sa fréquence, le Bureau de l’AIPRP continue d’élaborer des outils éducatifs et d’offrir des séances de formation aux employés des IRSC.
Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
Bien qu’aucune mise à jour importante n’ait été apportée aux politiques, aux lignes directrices ou aux procédures en vigueur en matière d’accès à l’information, les IRSC ont pris le temps de mesurer l’efficacité du processus d’accès à l’information actuel. En réponse aux besoins constatés, un Bureau de première responsabilité a été créé et œuvrera à optimiser le processus.
Résumé des enjeux centraux et gestion des plaintes
Au cours de la période visée par le rapport, aucune plainte n’a été reçue et une plainte datant de l’exercice précédent a été jugée non fondée et a en conséquence été conclue. Les IRSC poursuivent leurs échanges avec le Commissariat à l’information au sujet de trois plaintes en suspens : deux de 2019-2020 et une de 2016-2017.
Processus de surveillance
Le Bureau de l’AIPRP surveille le temps passé à traiter les demandes et applique la Loi sur l’accès à l’information au moyen de comptes rendus verbaux hebdomadaires, et un rapport d’étape écrit est présenté chaque semaine au cabinet de la ministre de la Santé à titre informatif. On discute de tout problème important avec le président et la Direction des communications, au besoin.
Frais relatifs à l’accès à l’information aux fins de la Loi sur les frais de service
La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité responsable fasse annuellement rapport au Parlement sur les frais perçus par l’institution. En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.
- Autorité habilitante : Loi sur l'accès à l'information.
- Frais exigibles : seul un droit de 5 $ est facturé pour une demande d'accès à l'information
- Total des revenus : 150 $ pour l'exercice financier de 2021 à 2022.
- Conformément à la Directive temporaire concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information, adoptée le 5 mai 2016, et aux changements apportés à la Loi sur l'accès à l'information, entrés en vigueur le 21 juin 2019, les Instituts de recherche en santé du Canada renoncent à percevoir les frais prescrits par la Loi sur l'accès à l'information et le Règlement qui en découle, à l'exception du droit de 5 $ énoncé au paragraphe 7(1)(a) du Règlement.
- Coût de fonctionnement du programme : 126 315 $.
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