Rapport annuel sur l’application de la loi sur l’accès à l’information
Du 1er avril 2022 au 31 mars 2023
Introduction
La Loi sur l’accès à l’information fournit aux Canadiens et Canadiennes le droit légal d’accès à l’information contenue dans les dossiers du gouvernement fédéral, sous réserve de certaines limites et exceptions bien précises. La Loi complète les autres méthodes d’accès à l’information gouvernementale et ne restreint aucunement l’accès aux renseignements que les institutions fédérales mettent normalement à la disposition du public sur demande.
Ce rapport est préparé par les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) en vertu de l’article 94 de la Loi sur l’accès à l’information et de l’article 20 de la Loi sur les frais de service, et est déposé au Parlement par le ministre de la Santé conformément à l’article susmentionné. Le rapport présente la façon dont les IRSC ont rempli leur rôle à l’égard de la Loi durant l’exercice financier commençant le 1er avril 2022 et se terminant le 31 mars 2023.
Les IRSC ont été créés en 2000 et sont régis par la Loi sur les Instituts de recherche en santé du Canada en tant qu’organisme du gouvernement du Canada chargé d’investir dans la recherche en santé. Comme énoncé dans la Loi, le mandat des IRSC est :
« d’exceller, selon les normes internationales reconnues de l’excellence scientifique, dans la création de nouvelles connaissances et leur application en vue d’améliorer la santé de la population canadienne, d’offrir de meilleurs produits et services de santé, et de renforcer le système de santé au Canada ».
Les IRSC sont le plus important bailleur de fonds de la recherche en santé au pays. Composés de 13 instituts « virtuels » et de trois portefeuilles d’activités, les IRSC offrent leadership et soutien à plus de 15 000 chercheurs et stagiaires de premier ordre dans tous les domaines de recherche en santé et provenant de toutes les régions du Canada.
Structure organisationnelle
Les IRSC sont dirigés par un président et un conseil d’administration composé d’au plus 18 membres nommés par le gouverneur en conseil. Le conseil d’administration définit l’orientation stratégique et les objectifs globaux. Il se charge également de la création des instituts de recherche en santé, ainsi que de la définition de leur mandat. Conformément à la loi, le conseil d’administration est chargé des attributions suivantes : établir l’orientation stratégique et les objectifs; évaluer le rendement et approuver le budget; établir un processus d’évaluation par les pairs pour les projets de recherche proposés aux IRSC; approuver le financement des projets de recherche; autoriser les dépenses supplémentaires en vue de réaliser la mission des IRSC; établir des politiques; régler toute autre question qu’il estime liée aux activités des IRSC.
Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), qui fait partie de la Direction des politiques stratégiques des IRSC, administre pour les IRSC les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et rend des comptes au président des IRSC. Il est composé d’une coordonnatrice principale, d’un analyste principal et d’une agente. De plus, en 2022-2023, les IRSC ont retenu les services d’un consultant. Le Bureau de l’AIPRP a les responsabilités suivantes :
- gérer toute réponse aux demandes officielles et aux demandes de renseignements reçues en vertu des deux lois;
- élaborer des politiques, des lignes directrices et des procédures quant à l’application des exigences législatives de l’organisme par rapport aux deux lois;
- bien faire connaître les deux lois, et offrir des formations, des conseils et des orientations afin de garantir que le personnel et la direction comprennent leurs rôles et responsabilités;
- surveiller la conformité aux deux lois;
- participer à la communauté élargie de praticiens du domaine de l’AIPRP et y contribuer;
- préparer des rapports annuels aux fins de dépôt;
- mettre à jour le chapitre d’Info Source sur les IRSC chaque année.
En vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les IRSC ont désigné une salle dans leurs locaux comme salle publique de consultation des documents. Elle se trouve au 9e étage du 160, rue Elgin, à Ottawa (Ontario).
Les IRSC n’ont conclu aucune entente de service en vertu de l’article 96 de la Loi sur l’accès à l’information au cours de l’exercice 2022-2023.
Délégation des pouvoirs
Le président des IRSC, désigné comme responsable de l’organisme en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, exerce les pouvoirs qui lui sont confiés par la Loi, comme l’application d’exemptions et d’exclusions.
En vertu de l’article 73 de la Loi, le président délègue à la vice-présidente directrice, au vice-président associé aux relations gouvernementales et externes, au directeur général de la Direction des politiques stratégiques, à la coordonnatrice principale de l’AIPRP et à l’analyste principal et à l’agente en matière d’AIPRP ses attributions prévues par la Loi (voir l’annexe A - Ordonnance de délégation de pouvoir).
Rendement 2022-2023
Au cours de la période visée par le rapport, soit du 1er avril 2022 au 31 mars 2023, les IRSC avaient au total 29 demandes officielles à traiter, soit 23 demandes reçues et 6 demandes reportées de l’exercice précédent. De ces 29 demandes, 23 ont été traitées durant l’exercice 2022-2023, et 6 ont été reportées à l’exercice suivant et s’ajoutent à une de l’exercice 2019-2020 et à une autre de l’exercice 2018-2019. Le délai de traitement des deux demandes reportées au-delà d’un exercice financier dépasse celui prévu par la Loi. Les IRSC ont été consultés pour 16 demandes de la part d’autres institutions fédérales, et 1 demande de la part d’organismes externes.
Les demandes officielles ont tendance à concerner l’administration des activités quotidiennes des IRSC.
a. Demandes officielles
Au total, 29 demandes ont été reçues au cours de la période visée par ce rapport, et 23 ont été traitées (voir l’annexe B - Rapport statistique). De ces 23 demandes, 10 ont été traitées dans les 30 jours suivant leur réception, 4 dans les 31 à 120 jours et 5 dans les 121 à 365 jours. Les dossiers relatifs à 2 demandes n’ont donné lieu à aucune mention, 2 demandes ont été transférées à d’autres ministères et 1 autre a été abandonnée. Deux des 23 demandes traitées en 2022-2023, soit 8,7 % du nombre total de demandes, ont mené à une divulgation complète de l’information, tandis que 16, soit 69,5 % du nombre total de demandes, ont mené à une divulgation partielle.
En tout, 6 880 pages ont été traitées, et 1 441 pages ont été divulguées en 2022-2023. Deux demandes ont représenté à elles seules 4 256 pages, ce qui correspond à 61,8 % du volume total de pages traitées. Au cours de cette période, 61 % des demandes (14) ont été traitées dans le délai prévu par la Loi, comparativement à 60 % en 2021-2022 et à 64,86 % en 2020-2021. Parmi les 9 demandes dont le délai de traitement a dépassé le délai prévu par la Loi, 5 n’ont pu être traitées à temps en raison de la charge de travail et 4 en raison du besoin de consultation externe.
Comme l’illustre le tableau 1, le nombre de pages de dossiers reçues et traitées par demande en 2022-2023 était comparable à celui de 2021-2022. Les objets des demandes sont demeurés semblables à ceux des années précédentes. La tendance à la hausse des demandes concernant le matériel ayant fait l’objet d’une divulgation proactive qui a été relevée en 2021-2022 s’est poursuivie au cours de la période visée par le rapport. En réponse à l’engagement du gouvernement du Canada à avoir un gouvernement ouvert, accessible et transparent, les IRSC continuent de rendre les documents accessibles au public sur un portail du gouvernement ouvert. Les demandes reportées témoignent du fait que les demandes reçues étaient de nature très complexe et que leur traitement nécessitait beaucoup d’efforts. En outre, le report nécessaire du traitement des demandes découle des pressions accrues sur les ressources. Entre octobre et décembre 2022 (troisième trimestre), les IRSC ont retenu les services d’un consultant pour gérer les pressions sur les ressources et examiner les demandes dont le temps de traitement dépassait le délai prévu par la Loi.
| 2018-2019 | 2019-2020 | 2020-2021 | 2021-2022 | 2022-2023 | |
|---|---|---|---|---|---|
| Demandes traitées | 16 | 13 | 37 | 30 | 23 |
| Pages divulguées | 7 358 | 1 899 | 1 502 | 1 858 | 1 441 |
| Pages traitées | 8 553 | 2 068 | 3 641 | 1 0625 | 6 880 |
| Demandes reportées | 2 | 5 | 6 | 6 | 6 |
b. Demandes officieuses
En 2022-2023, les IRSC ont reçu 5 demandes officieuses d’accès à l’information. Une demande a été traitée et 4 ont été reportées. La seule demande qui a été traitée l’a été en 61 à 120 jours, et 162 pages ont été divulguées.
c. Origines des demandes
En 2022-2023, 35 % des demandes ont été reçues des médias, 52 % du public, 9 % du milieu universitaire et 4 % du secteur privé. Aucune demande n’a été reçue d’organisations privées. La répartition des catégories de demandeurs correspond à la moyenne observée à cet égard, mais une absence de demandes issues d’organisations privées est à noter. À titre de comparaison, en 2020-2021, 21 % des demandes provenaient d’organisations privées.
Description détaillée
| Source | Nombre |
|---|---|
| Médias | 8 |
| Public | 12 |
| Milieu universitaire | 2 |
| Secteur privé | 1 |
Depuis 2017-2018, les médias ont été à l’origine de 69 demandes, le grand public, de 67 demandes, et le milieu universitaire, de 21 demandes. De plus, 28 organisations et 10 entreprises ont présenté des demandes d’accès à l’information. Avec 61 demandes, soit 36 % du total présenté, les médias sont depuis 2017-2018 à l’origine du plus grand nombre de demandes. Le pourcentage de demandes reçues du public a augmenté considérablement cet exercice, tandis que le pourcentage de demandes des médias a légèrement diminué.
d. Demandes de consultation
Au cours de l’exercice 2022-2023, le Bureau de l’AIPRP des IRSC a reçu 16 demandes de consultation de la part des ministères fédéraux ainsi que 1 demande de la part d’un organisme externe, et a reporté 1 demande de l’exercice précédent. Il s’agit d’une diminution par rapport aux 26 demandes de consultation reçues au cours de l’exercice précédent. Deux demandes de consultation ont été recommandées pour une divulgation partielle et 15 pour une divulgation complète. Parmi les 18 demandes traitées, 8 ont été traitées dans les 15 jours suivant leur réception, 7 dans les 16 à 30 jours, et 3 dans les 31 à 60 jours.
Le volume et la nature des consultations ont tendance à être semblables à ceux des demandes de renseignements que les IRSC reçoivent chaque année, qui portent principalement sur les programmes et les initiatives des IRSC. En 2021-2022, 639 pages avaient été soumises aux IRSC à des fins de consultation, chiffre qui s’est établi à 584 pages en 2022-2023. Bien que le nombre de pages reçues aux fins de consultation au cours de l’exercice soit comparable à celui de l’exercice précédent, le nombre moyen de pages soumises par demande a augmenté, passant de 23,7 pages à 32,6 pages par demande.
Par ailleurs, le Bureau de l’AIPRP a fourni des conseils, des orientations et des recommandations internes sur divers problèmes d’accès à l’information liés aux programmes et initiatives des IRSC.
e. Traitement des demandes
Les IRSC font tout leur possible pour traiter les demandes dans le délai de 30 jours prévu par la Loi. Cependant, certains retards peuvent avoir lieu lorsque les demandes reçues par les IRSC contiennent des renseignements de tiers, ce qui entraîne l’exigence de consultations, ou lorsqu’un nombre important de documents doit être traité pour une demande.
En 2022-2023, la prorogation de 9 demandes s’est avérée nécessaire. Dans certains cas, un besoin de consultation externe et la charge de travail ou l’interférence avec les activités ont conjointement été invoqués pour motiver la prorogation d’une même demande. Au total, 4 demandes ont été prorogées en raison d’un besoin de consultation externe et 5 l’ont été en raison de la charge de travail ou d’une interférence avec les activités, ce qui représente 39 % de toutes les demandes reçues au cours de la période visée par le rapport. À titre de comparaison, le taux de prorogation des demandes reçues était de 67 % en 2021-2022 et de 35,14 % en 2020¬2021. Une augmentation des délais de traitement a été constatée lors de consultations auprès d’autres organismes gouvernementaux.
Activités de formation et de sensibilisation
Au cours de l’exercice 2022-2023, une formation sur l’AIPRP a été donnée au personnel de tous les niveaux lors de huit séances personnalisées. Bien que celles-ci aient surtout été axées sur la protection des renseignements personnels, elles ont également abordé des concepts clés relatifs à l’accès à l’information et à la gestion de celle-ci. Ces séances ont été présentées afin d’améliorer les connaissances, les compétences et le point de vue de tous les employés concernant l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels. Le Bureau de l’AIPRP continue d’élaborer des outils éducatifs et d’offrir des séances de formation aux employés des IRSC. Il s’agit d’une priorité clé pour 2023-2024.
Politiques, lignes directrices, procédures et initiatives
Bien qu’aucune mise à jour importante n’ait été apportée aux politiques, aux lignes directrices ou aux procédures en vigueur en matière d’accès à l’information, les IRSC ont pris le temps de mesurer l’efficacité du processus d’accès à l’information.
Publication proactive en vertu de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information
Les IRSC sont un organisme gouvernemental inscrit à l’annexe II (article 2) de la Loi sur la gestion des finances publiques pour l’application de la partie 2 de la Loi sur l’accès à l’information. Conformément aux articles 82 à 88 de la Loi sur l’accès à l’information, les IRSC sont assujettis aux exigences suivantes en matière de divulgation proactive :
| Dépenses afférentes aux déplacements | 82 |
| Frais d’accueil | 83 |
| Rapports déposés au Parlement | 84 |
| Contrats d’une valeur de plus de 10 000 $ | 86 |
| Subventions et contributions d’une valeur de plus de 25 000 $ | 87 |
| Ensemble des documents d’information préparés à l’intention des nouveaux administrateurs généraux ou titulaires d’un poste de niveau équivalent | 88a) |
| Titres et numéros de référence des notes préparées à l’intention d’un administrateur général ou du titulaire d’un poste de niveau équivalent qui ont été reçues par son bureau | 88b) |
| Ensemble des documents d’information préparés pour la comparution d’un administrateur général ou du titulaire d’un poste de niveau équivalent devant un comité parlementaire | 88c) |
En 2022-2023, 48 % des renseignements visés par les exigences de divulgation proactive touchant les IRSC ont été publiés dans les délais prescrits par la Loi. Les renseignements divulgués de façon proactive par les IRSC se trouvent sur le portail du gouvernement ouvert à l’adresse.
Initiatives et projets visant à améliorer l'accés à l'information
Dans le cadre d’un vaste processus dirigé par le Secrétariat du Conseil du Trésor, les IRSC sont en voie d’obtenir une nouvelle solution logicielle qui permettra d’améliorer considérablement et d’automatiser le traitement des demandes. En outre, le Bureau de l’AIPRP des IRSC a obtenu un nouveau logiciel afin de fournir des dossiers de réponse aux demandeurs dans des formats accessibles, en particulier à ceux qui utilisent des lecteurs d’écran.
Au cours de l’exercice 2022-2023, les IRSC ont fait appel à des services de consultation pour traiter les demandes d’AIPRP, lesquels se sont avérés efficaces pendant les périodes occupées.
Résumé des questions clés et des mesures prises à la suite des plaintes
Au cours de la période visée par le rapport, une plainte a été reçue et aucune plainte n’a été conclue. Les IRSC poursuivent leurs échanges avec le Commissariat à l’information au sujet de trois plaintes en suspens : deux de 2019-2020 et une de 2016-2017.
Frais relatifs à l’accès à l’information aux fins de la Loi sur les frais de service
La Loi sur les frais de service exige qu’une autorité responsable fasse annuellement rapport au Parlement sur les frais perçus par l’organisme. En ce qui concerne les frais perçus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements ci-dessous sont déclarés conformément à l’article 20 de la Loi sur les frais de service.
- Autorité habilitante : Loi sur l'accès à l'information.
- Frais exigibles : seul un droit de 5 $ est facturé pour une demande d’accès à l’information.
- Total des revenus : 115 $ pour l’exercice financier 2022-2023.
- Conformément à la Directive provisoire concernant l’administration de la Loi sur l’accès à l’information, adoptée le 5 mai 2016, et aux changements apportés à la Loi sur l’accès à l’information, entrés en vigueur le 21 juin 2019, les IRSC renoncent à percevoir les frais prescrits par la Loi sur l’accès à l’information et le Règlement qui en découle, à l’exception du droit de 5 $ énoncé au paragraphe 7 du Règlement.
- Coût de fonctionnement du programme : 190 396 $.
Processus de surveillance
Le Bureau de l’AIPRP surveille le temps passé à traiter les demandes et applique la Loi sur l’accès à l’information au moyen de comptes rendus verbaux hebdomadaires, et un rapport d’étape écrit est présenté chaque semaine au cabinet du ministre de la Santé à titre informatif. On discute de tout problème important avec le président et la Direction des communications, au besoin.
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