Rapport annuel sur l’application de la loi sur la protection des renseignements personnels
Du 1er avril 2024 au 31 mars 2025
Introduction
Le présent rapport est préparé en vertu de l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et est déposé au Parlement par la ministre de la Santé conformément à l’article susmentionné. Le rapport présente la façon dont les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) ont rempli leur rôle à l’égard de la Loi durant l’exercice financier commençant le 1er avril 2024 et se terminant le 31 mars 2025.
La Loi sur la protection des renseignements personnels fournit à la population canadienne le droit légal d’accès aux renseignements personnels détenus par le gouvernement, sous réserve de certaines limites et exceptions bien précises, ainsi que la protection contre l’utilisation et la divulgation non autorisées de ces renseignements.
Les IRSC ont été créés en 2000 et sont régis par la Loi sur les Instituts de recherche en santé du Canada en tant qu’organisme du gouvernement du Canada chargé d’investir dans la recherche en santé. En vertu de cette loi, le mandat des IRSC est :
« d’exceller, selon les normes internationales reconnues de l’excellence scientifique, dans la création de nouvelles connaissances et leur application en vue d’améliorer la santé de la population canadienne, d’offrir de meilleurs produits et services de santé et de renforcer le système de santé au Canada ».
Les IRSC sont le plus important bailleur de fonds de la recherche en santé au pays. Composés de 13 instituts « virtuels » et de 3 portefeuilles d’activités, les IRSC offrent leadership et soutien à plus de 15 000 chercheurs et stagiaires de premier ordre dans tous les domaines de recherche en santé et provenant de toutes les régions du Canada.
Structure organisationnelle
Les IRSC sont dirigés par un président et un conseil d’administration composé d’au plus 18 membres nommés par le gouverneur en conseil. Le conseil d’administration définit l’orientation stratégique et les objectifs globaux, et se charge également de la création des instituts de recherche en santé ainsi que de la définition de leur mandat. Conformément à la Loi sur les IRSC, le conseil d’administration est chargé des attributions suivantes : établir l’orientation stratégique et les objectifs des IRSC; évaluer le rendement et approuver le budget; établir un processus d’évaluation par les pairs pour les projets de recherche soumis aux IRSC; approuver le financement des projets de recherche; autoriser les dépenses supplémentaires en vue de réaliser la mission des IRSC; établir des politiques; régler toute autre question qu’il estime liée aux activités des IRSC.
Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), qui fait partie de la Direction des politiques stratégiques des IRSC, administre pour les IRSC les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et rend des comptes au président des IRSC. Il est composé d’une gestionnaire, d’un analyste principal et d’une agente. Le Bureau de l’AIPRP a les responsabilités suivantes :
- gérer toute réponse aux demandes officielles et aux demandes de renseignements reçues en vertu des deux lois;
- élaborer des politiques, des lignes directrices et des procédures quant à l’application des exigences législatives de l’organisme par rapport aux deux lois;
- bien faire connaître les deux lois, et offrir des formations, des conseils et des orientations afin de garantir que le personnel et la direction comprennent leurs rôles et responsabilités;
- surveiller la conformité aux deux lois;
- contribuer à la communauté élargie de praticiens du domaine de l’AIPRP;
- préparer des rapports annuels aux fins de dépôt;
- mettre à jour le chapitre d’Info Source sur les IRSC chaque année.
Les IRSC n’ont conclu aucune entente de service en vertu du paragraphe 73.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels au cours de l’exercice 2024-2025.
Délégation des pouvoirs
Le président des IRSC, désigné comme responsable de l’organisme en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, exerce les pouvoirs qui lui sont confiés par la Loi, comme l’application d’exemptions et d’exclusions.
En vertu du paragraphe 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le président délègue à la vice-présidente directrice, au vice-président associé au Portefeuille des relations gouvernementales et externes, au directeur général de la Direction des politiques stratégiques, à la gestionnaire de l’AIPRP, ainsi qu’à l’analyste principal et à l’agente de l’AIPRP, ses attributions prévues par la Loi (voir l’annexe A – Ordonnance de délégation de pouvoir).
Rendement en 2024-2025
Les IRSC recueillent et gèrent une grande quantité de renseignements personnels dans le cadre de l’évaluation de milliers de demandes de subventions et de bourses de recherche, qu’ils octroient en fonction du mérite accordé aux demandes lors de l’évaluation par les pairs.
a. Demandes officielle
Au cours de la période visée par le présent rapport, soit du 1er avril 2024 au 31 mars 2025, les IRSC ont reçu 13 demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Une demande avait été reportée lors de l’exercice précédent. En 2024-2025, 13 demandes ont été traitées, et 1 demande a été reportée à l’exercice suivant. De ces 13 demandes, 10 (77%) ont été traitées dans les 30 jours suivant leur réception, et 3 dans les 61 à 120 jours. Pour les trois autres demandes, les retards s’expliquent par la charge de travail et la complexité des dossiers. Trois demandes ont mené à une divulgation complète des renseignements demandés, et 5 à une divulgation partielle; 5 autres demandes n’ont donné lieu à aucune mention (voir l’annexe B – Rapport statistique). En tout, 7 379 pages ont été traitées, et 1 740 ont été divulguées. Au cours des 5 dernières années, le nombre de demandes traitées se traduisant par la divulgation de pages aux demandeurs a oscillé entre 2 et 11, et le nombre de pages traitées, entre 360 (2020-2021) et 10 562 (2023-2024).
Tableau 1: Pages traitées
| 2020-2021 | 2021-2022 | 2022-2023 | 2023-2024 | 2024-2025 | |
|---|---|---|---|---|---|
| Demandes traitées | 4 | 4 | 2 | 6 | 13 |
| Pages traitées | 360 | 4 186 | 848 | 10 562 | 7 379 |
b. Demandes informelles
Les IRSC ont répondu à plus de 60 demandes informelles en 2024-2025, toutes soumises par des employés des IRSC. Aucune entité externe n’a présenté de demande informelle aux IRSC.
Au cours des cinq dernières années, une hausse constante du volume de demandes informelles a été constatée. Toutes les demandes informelles reçues durant l’exercice 2024-2025 concernaient l’évaluation de documents organisationnels et l’interprétation de la Loi sur la protection des renseignements personnels, principalement en lien avec l’exécution des programmes et la prestation de services. Ces demandes ne paraissent pas dans le rapport statistique à l’annexe B.
c. Demandes de correction des renseignements personnels
Au cours de l’exercice 2024-2025, les IRSC n’ont reçu aucune demande de correction de renseignements personnels.
d. Demandes de consultation
Au cours de l’exercice 2024-2025, le Bureau de l’AIPRP a reçu une demande de consultation de la part d’une institution fédérale. En tout, 21 pages ont été examinées. Le traitement de cette demande s’est effectué durant la période visée par le présent rapport.
Les gestionnaires et les employés des IRSC ont demandé et obtenu l’avis de la gestionnaire de l’AIPRP régulièrement pour des cas où ils devaient tenir compte de questions relatives à la protection des renseignements personnels dans leurs programmes ou leurs activités. Les IRSC ont procédé à la révision et à la rédaction de nombreux avis de confidentialité en 2024-2025. Des évaluations approfondies des pratiques au sein de l’organisation se poursuivent, éclairées par le Bureau de l’AIPRP.
e. Coûts
Au cours de l’exercice 2024-2025, le Bureau de l’AIPRP a engagé des frais salariaux de 112 567 $ pour appliquer la Loi sur la protection des renseignements personnels. Étant donné qu’il est difficile de faire un suivi de tous les coûts opérationnels liés à l’application de la Loi, les statistiques sur les ressources humaines et les coûts ne sont que des estimations prudentes. Presque tous les coûts sont attribuables aux salaires et comprennent une fraction des salaires des directeurs, des gestionnaires et des employés qui ont collaboré aux travaux liés à la Loi.
Activités de formation
En 2024-2025, les IRSC ont concrétisé leur plan de formation élaboré lors de l’exercice précédent. Plus particulièrement, plus de 500 employés ont assisté à l’une des cinq séances d’introduction à l’AIPRP tenues au cours de l’exercice 2024-2025. En outre, les IRSC ont ciblé plusieurs équipes qui nécessiteraient de la formation personnalisée sur leurs activités. Il est à noter que les IRSC ont offert des séances de formation personnalisée aux membres de l’équipe des Systèmes de gestion de l’information et de technologies de l’information des IRSC, du Secrétariat sur la conduite responsable de la recherche, du Portefeuille des programmes de recherche, et trois instituts des IRSC. Ces formations ont permis aux IRSC de sensibiliser le personnel aux obligations de l’organisation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, ainsi que de s’acquitter de leur engagement connexe. Les IRSC continueront d’offrir des formations à l’ensemble de leur personnel au cours de l’exercice 2025-2026.
Politiques, lignes directrices et procédures
Bien qu’aucune mise à jour importante n’ait été apportée aux politiques, aux lignes directrices ou aux procédures en vigueur en matière d’accès à l’information, les IRSC ont pris le temps de mesurer l’efficacité des processus de collecte, d’utilisation et de divulgation des renseignements personnels.
Initiatives et projets visant à améliorer la protection de la vie privée
Les IRSC cherchent toujours à se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le cadre de leurs activités, notamment par l’intégration de dispositions sur le sujet dans leurs possibilités de financement, protocoles d’entente et nouveaux programmes mis en œuvre (p. ex. Politique interorganismes sur l’affirmation de la citoyenneté et de l’appartenance autochtones). Les IRSC veillent à ce que les activités de mobilisation, de sensibilisation et de recrutement des intervenants soient conformes aux politiques et lignes directrices en matière de protection des renseignements personnels et que tous les risques connexes soient cernés et atténués.
Résumé des enjeux centraux et gestion des plaintes
Les IRSC n’ont reçu aucune plainte relative aux renseignements personnels au cours de la période visée par le rapport.
Atteintes substantielles à la vie privée
Il n’y a eu aucune atteinte substantielle à la vie privée pendant la période visée par le rapport.
Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
En 2024-2025, les IRSC n’ont mené aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée.
Communication de renseignements pour des raisons d’intérêt public
Les IRSC n’ont communiqué aucun renseignement pour des raisons d’intérêt public au titre des paragraphes 8(2) et 8(5) de la Loi sur la protection des renseignements personnels pendant la période visée par le rapport.
Processus de surveillance
Le Bureau de l’AIPRP surveille les tendances et le temps passé à traiter les demandes et à appliquer la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cela comprend la fourniture régulière de rapports de rendement sur l'état des dossiers en cours au bureau de l'AIPRP. Les questions qui revêtent un intérêt particulier pour l’organisation sont présentées au directeur général de la Direction des politiques stratégiques et au vice-président associé au Portefeuille des relations gouvernementales et externes. On informe également le président des IRSC et la Direction des communications des dossiers au besoin.
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