Sommaire de l'évaluation de l'efficacité des systèmes de contrôle interne en matière de rapports financiers et du plan d'action des Instituts de recherche en santé du Canada pour l'exercice 2017-2018 (non audité)

Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de rapports financiers

1. Introduction

Le présent document fournit de l’information sommaire sur les mesures prises par les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers, y compris des renseignements sur la gestion du contrôle interne, les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.

Il est possible d’obtenir des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme des IRSC en consultant le Rapport sur les résultats ministériels (RRM) de 2016-2017 et le Plan ministériel de 2018-2019.

2. Système de contrôle interne en matière de rapports financiers des IRSC

2.1 Gestion du contrôle interne

Les IRSC sont dotés d’une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et la surveillance de leur système de contrôle interne. Un cadre de gestion du contrôle interne, approuvé par le président, est instauré et englobe :

• des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion du contrôle interne en vue d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs dans leurs secteurs de responsabilité pour la gestion du contrôle;
• un code de valeurs et d’éthique;
• la communication et la formation continues concernant les exigences législatives, les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion et des contrôles financiers adéquats;
• la surveillance de la gestion du contrôle interne, au moins une fois par année, et des mises à jour régulières à cet effet, ainsi que la présentation des résultats d’évaluation et des plans d’action au président et à la haute direction du ministère et, le cas échéant, au comité ministériel d’audit.

Le comité d’audit fournit des conseils au président quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance des IRSC.

2.2 Ententes de services relatives aux états financiers

Les IRSC comptent sur d’autres organisations pour le traitement de certaines transactions qui sont comptabilisées dans leurs états financiers, comme suit.

Ententes courantes

• Services publics et Approvisionnement Canada administre centralement le versement des salaires et l’acquisition de certains biens et services conformément aux limites de la délégation de pouvoirs des IRSC, en plus de fournir des locaux;
• Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada fournit aux IRSC les renseignements nécessaires pour calculer diverses charges à payer et provisions, comme la charge accumulée liée aux indemnités de départ;
• Le ministère de la Justice Canada fournit des services juridiques aux IRSC;
• Services partagés Canada fournit des services d’infrastructure de technologie de l’information (TI) aux IRSC dans le domaine des centres de données et des réseaux. La portée et les responsabilités sont précisées dans l’accord interministériel entre Services partagés Canada et les IRSC.

Ententes particulières

• Le Secrétariat des trois conseils administre le Programme des réseaux de centres d’excellence, le Programme des réseaux de centres d’excellence dirigés par l’entreprise, le Programme d’innovation dans les collèges et la communauté, le Programme des chaires d’excellence en recherche du Canada, le Programme de bourses d’études supérieures du Canada, le Fonds d’excellence en recherche Apogée Canada et le Programme des chaires de recherche du Canada au nom du Portefeuille de la recherche, de l’application des connaissances et de l’éthique des IRSC. Le Secrétariat a le pouvoir et la responsabilité de s’assurer que les décisions de financement sont justes, que la procédure établie est suivie et que les paiements sont effectués en conformité avec les conditions établies par les programmes des IRSC. En conséquence, le niveau de confiance s’appuie sur l’efficacité des mesures de contrôle du Secrétariat que les IRSC examinent de façon indépendante en obtenant les documents de contrôle clés.

3. Résultats de l’évaluation des IRSC au cours de l’exercice 2017-2018

Les principales conclusions et les rajustements importants requis découlant des activités d’évaluation de l’année en cours sont résumés ci-dessous.

Contrôles clés nouveaux ou modifiés de façon importante : Pendant l’année en cours, aucun contrôle clé n’a été modifié de façon importante dans le cadre des processus existants nécessitant une réévaluation. Des tests d’efficacité conceptuelle ont été effectués relativement aux contrôles clés d’un nouveau sous-système de paie. Il n’y a pas eu lieu d’apporter d’importants rajustements pour les contrôles clés nouveaux. Cependant, dans le cadre des lignes directrices du Conseil du Trésor sur la gestion financière de l’administration de la paye, certains rajustements mineurs ont été recommandés afin d’améliorer l’environnement de contrôle.

Plan de surveillance continue : Dans le cadre de son plan cyclique de surveillance continue, l’organisme a procédé à la réévaluation de ses contrôles au niveau de l’entité et de ses contrôles financiers pour ce qui est des processus opérationnels liés aux subventions et bourses, de la clôture des états financiers, incluant des créditeurs à la fin de l’exercice et charges à payer, des programmes des trois organismes (c.-à-d. le Programme des chaires de recherche du Canada, des subventions d’appui aux  instituts, des frais d’accueil, des frais de déplacement et cartes de voyage, approvisionnement  et cartes d’achat, ainsi que de l’autoévaluation des contrôles généraux des TI. La plupart des contrôles clés testés fonctionnent efficacement, avec les améliorations minimales requises suivantes.

Mesures correctives

Les mesures correctives suivantes ont été constatées lors de l’évaluation en ce qui touche les autorisations financières :

• Poursuivre les activités de surveillance afin de s’assurer que les dépenses liées à l’approvisionnement, aux salaires, aux événements, à l’accueil et aux déplacements sont consignées dans le système financier et engagées de manière conforme aux articles 32 et 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
• Inclure un examen et une approbation trimestriels des dépenses salariales réelles par rapport aux dépenses prévues en vertu de l’article 34.

4. Plan d’action du ministère

4.1 Progrès réalisés au cours de l’exercice

Les IRSC ont poursuivi leur surveillance continue selon le plan cyclique de l’exercice précédent, comme le montre le tableau ci-dessous.

4.2 Plan d’action pour le prochain exercice et les exercices subséquents

Les IRSC ont mis en place un plan cyclique de surveillance continue sur trois ans fondé sur la validation annuelle des processus et contrôles à risque élevé. Ce plan tient compte de tout changement substantiel apporté aux contrôles clés dans les processus importants ainsi que de la formation nécessaire pour accroître la sensibilisation et les connaissances au sujet des contrôles internes en matière de rapports financiers et des responsabilités connexes dans l’ensemble des IRSC. Le tableau qui suit présente le plan cyclique de surveillance continue des IRSC pour les trois prochains exercices.

Outre le plan cyclique de surveillance continue, les IRSC ont effectué ou prévoient effectuer les évaluations suivantes pour appuyer leur système de contrôle interne :

• Audit interne et activités de consultation;
• Évaluation des contrôles de gestion de base;
• Activités de surveillance continue des contrôles par l’analyse des données;
• Utilisation continue de l’information recueillie dans le cadre de l’évaluation des risques de fraude de novembre 2016.

Date de modification :

2018-08-19