Trousse d'évaluation simulée : Planification

Élaborer une ébauche d'échéancier général

• Établissez une période de promotion et d'invitation, incluant une date limite d'inscription, pour les participants potentiels.
• Pour l'évaluation simulée interne, lancez un appel de demandes internes, incluant une date limite pour soumettre les demandes.
• Fixez les dates limites des tâches qui devraient être accomplies avant la réunion de comité, ce qui couvre la déclaration des conflits d'intérêts des évaluateurs et de leur capacité d'évaluation et la transmission de leurs évaluations.
• Fixez la date de la réunion de comité et de la formation préalable (facultative).

Choisir l'endroit

Choisissez le lieu de la réunion de comité et de la séance de formation préalable (facultative).

• Si la réunion de comité ou la formation préalable (facultative) se tient en personne, choisissez un endroit en fonction du nombre d'évaluateurs dans la simulation.
• Si la réunion ou la formation préalable se tient virtuellement, désignez la plateforme de vidéoconférence à utiliser (MS Teams, Zoom, etc.).

(Facultatif) Désigner et inviter les animateurs

• Désignez et invitez l'animateur principal pour la simulation s'il s'agit de quelqu'un d'autre que vous.
• Si la réunion de comité a lieu virtuellement, ou si vous prévoyez plusieurs réunions, songez à inviter un deuxième ou troisième animateur.

Désigner et inviter les principaux membres

• Sélectionnez le ou les présidents ainsi que les agents scientifiques en fonction de leur expérience antérieure en matière d'évaluation aux IRSC.
  • Le président doit être un évaluateur expérimenté qui a participé à l'évaluation du concours de subventions Projet aux IRSC.
  • Le rôle d'agent scientifique peut être confié à des évaluateurs expérimentés ou attribué en alternance aux animateurs et/ou aux autres évaluateurs.
• Désignez le président et les agents scientifiques du comité
  • On suggère 1 président expérimenté et 1-2 agents scientifiques par comité.

Préparer le matériel promotionnel

• Utilisez le modèle de courriel ci-dessous concernant le matériel promotionnel afin de faciliter la préparation de votre propre matériel promotionnel destiné à annoncer l'évaluation simulée.
  • Durant la période de promotion, un processus d'inscription et de sélection des évaluateurs devrait avoir lieu et une liste claire des critères d'admissibilité ou des conditions de participation devrait être fournie, en particulier si une expertise particulière est requise ou si un nombre de place limité est offert.
  • Demandez aux évaluateurs potentiels de déclarer leur domaine d'expertise dans le cadre du processus d'inscription. Cela aidera les animateurs à choisir les demandes à utiliser dans la simulation.
• Pour les évaluations simulées internes, utilisez le modèle de courriel ci-dessous pour l'appel de demandes internes.
  • Déterminez comment les demandes internes seront sollicitées. Qui sera contacté? Quels sont les critères de sélection? Quelle est la date limite pour présenter une demande? Quelles conditions, le cas échéant, s'appliquent-elles aux thèmes et/ou aux domaines de recherche? Certains candidats pourraient-ils préférer que leur demande ne soit pas évaluée?

Envoyer le matériel promotionnel

• Envoyez le matériel promotionnel à des évaluateurs potentiels et/ou annoncez la simulation par un message sur le web.
• Pour les évaluations simulées internes, lancez un appel de demandes internes auprès des candidats au prochain concours de subventions Projet au sein de votre établissement.
• (Facultatif) Désignez et invitez des conférenciers pour la formation préalable en personne – pour plus de détails, voir la section Formation préalable

Déterminer la provenance des demandes

• Pour les évaluations simulées allégées et complètes, les demandes peuvent être fournies par l'animateur ou sélectionnées à partir d'une liste d'exemples de demandes fournis dans les ressources ci-dessous.
• Pour les évaluations simulées internes, les demandes devraient être sollicitées durant la période de promotion auprès des candidats de votre établissement au prochain concours de subventions Projet – voir la section Promouvoir l'évaluation simulée.

Une liste d'exemples de demandes est fournie ci-dessous. Contactez le Collège des évaluateurs pour avoir accès à des exemples de demandes détaillées conditionnellement à la signature préalable d'un accord de confidentialité

Sélectionner les demandes

Sélectionnez les demandes en tenant compte du type de simulation et de son étendue.

• Pour l’évaluation simulée allégée, on suggère d’assigner 1-2 demandes à chaque évaluateur.
• Pour les évaluations simulées complètes et internes, on suggère d’assigner 2-4 demandes à chaque évaluateur et de faire évaluer la même demande par un maximum de 3 évaluateurs.
• Il est à noter que les points précédents sont des suggestions seulement. Au besoin, veuillez modifier le nombre de participants, ainsi que le nombre de comités et leur champ d’action. Veuillez consulter la section Choisissez un type d’évaluation simulée dans la Trousse d’évaluation simulée pour plus de détails.

Choisir les évaluateurs

Identifiez et sélectionnez les évaluateurs qui ont demandé à participer à la simulation ou qui s'y sont inscrits. Tenez compte des critères d'admissibilité et des limites d'espace le cas échéant.

• Assurez-vous que tous les évaluateurs potentiels vous aient indiqué leur domaine d’expertise. Cela vous sera particulièrement utile si vous n’avez pas l’intention de demander aux évaluateurs d’accomplir la tâche sur la capacité d’évaluation – pour plus de détails, voir la section Attribuer les demandes.

Inviter les évaluateurs

Obligatoire : Joignez au courriel de bienvenue le formulaire de l'Accord sur les conflits d'intérêts et la confidentialité à l'intention des pairs évaluateurs et des observateurs des évaluations par les pairs (fourni ci-dessous) afin de le faire remplir par les évaluateurs.

• Envoyez le courriel de bienvenue aux évaluateurs sélectionnés ou inscrits en y incluant l'information pertinente comme la date, l'heure et le lieu de la réunion de comité.
• Pour les évaluations simulées internes, il est recommandé d'utiliser ce temps pour s'assurer de l'absence de conflit entre les évaluateurs et les auteurs des demandes, dans la perspective à la fois des évaluateurs et des candidats.